Las tareas administrativas manuales consumen mucho tiempo, son tediosas y propensas a errores. Estas tareas van del ingreso de datos hasta la integración al sistema y la nómina en las diversas industrias y departamentos. No solo son aburridas, sino que cualquier error conduce a un nuevo trabajo costoso, falta de cumplimiento y otros problemas que disminuyen el progreso de la empresa.

Existen numerosos ejemplos de automatización del flujo de trabajo. Aquí nos centraremos en los beneficios y en cómo pueden ayudar a su organización a impulsar la productividad y la eficiencia.

Primero, hagamos un resumen rápido.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo utiliza una lógica basada en reglas para automatizar los procesos de principio a fin sin necesidad de la intervención humana. Optimiza los procesos comerciales y mejora las actividades diarias.

¿Qué es el software de automatización?

El software de automatización, como la automatización inteligente (AI), es lo que usará para automatizar su flujo de trabajo. Sus capacidades varían según el software que elija, pero, en general, el software de IA incorporará la automatización robótica de procesos (RPA), la inteligencia artificial (IA) y la gestión de procesos comerciales (BPM), entre otras tecnologías cognitivas.

¿Cuál es un ejemplo de un software de automatización del flujo de trabajo que puedo usar?

La RPA de ServiceNow y la AI de SS&C Blue Prism se han asociado para crear un software de automatización del flujo de trabajo aún mejor. ServiceNow ofrece a los clientes la creación fácil de cuentas, conectividad sin interrupciones y herramientas de automatización del flujo de trabajo consolidadas en una sola plataforma para lograr una mejor ampliación de la AI.

10 beneficios de la automatización del flujo de trabajo

Al combinar un flujo de trabajo fuerte con la automatización de procesos se crea una automatización sólida que puede ampliar a toda su empresa. Ahondemos en los beneficios de la automatización del flujo de trabajo.

1 - Ahorro de costos

Con la asignación eficiente de recursos, puede reducir su dependencia en sistemas heredados costosos o antiguos que requieren de trabajo manual. Eso libera a los miembros de su equipo para que puedan centrarse en actividades que generan ingresos. Como los procesos de automatización son más coherentes y confiables, su organización gastará menos dinero en solucionar errores o en hacer frente a multas normativas.

Por ejemplo, una empresa de seguros que se especializa en reclamaciones por accidentes requiere que los ajustadores de reclamaciones ingresen de forma manual los datos de la documentación en papel, verifiquen los detalles del accidente, se contacten con los testigos, etc. La AI permite las presentaciones digitales de reclamaciones, lo que significa que la reclamación se agrega automáticamente al sistema. También puede detectar fraudes o anomalías potenciales, lo que puede ahorrar costos adicionales al intermediario que surjan de las reclamaciones falsas.

2 - Ahorro de tiempo

Muchos procesos manuales que consumen mucho tiempo ocupan el tiempo de los empleados que podrían usar para hacer un trabajo más valioso. En lugar de usar sus recursos humanos para el ingreso de datos y el llenado de formularios lentos y propensos a errores, ponga a los colaboradores digitales a hacer estas tareas y redistribuya al personal para que cumpla funciones más estratégicas. Esto ahorrará tiempo y le ahorrará al personal muchos dolores de cabeza.

Por ejemplo, el proceso de recursos humanos (RR. HH.) para contratar personal nuevo puede llevar horas de revisar las solicitudes calificadas y no calificadas, y encontrar aquellos que coinciden con la descripción del puesto. Esto consume mucho tiempo y recursos cuando su personal de RR. HH. podría estar realizando otras tareas. Los colaboradores digitales pueden escanear de forma automática pilas de solicitudes y destacar las que coinciden con la descripción del puesto de trabajo para enviarlas a un empleado de RR. HH. También pueden detectar si faltan datos y advertir al solicitante.

3 - Reducción de errores

Ningún ser humano es perfecto. Los errores están destinados a suceder, en especial si se pasa todo el día haciendo las mismas tareas tediosas. Sin embargo, los colaboradores digitales funcionan con un 100% de precisión y detectan cualquier problema o inconsistencia, lo que le ayuda a tomar medidas preventivas a fin de evitar futuras ralentizaciones. La automatización del flujo de trabajo es fundamental para reducir los error, lo que también ahorra dinero.

Por ejemplo, un hospital con un gran volumen de pacientes puede sobrecargarse al hacer el seguimiento de los tratamientos, medicamentos y el historial del paciente. Puede resultar difícil leer las recetas en papel y las tareas administrativas manuales son propensas a errores. La AI permite las recetas electrónicas, que puede enviarlas directamente el médico a un sistema digital y agregarlas a los registros médicos del paciente.

4 - Productividad aumentada

Al contar con un sistema de automatización del flujo de trabajo, su equipo pasa menos tiempo en tareas repetitivas que pueden ser extenuantes y difíciles para su estado de ánimo. Si se les brindan oportunidades para centrarse en el crecimiento profesional y la mejora de las habilidades, es probable que sean más productivos.

Por ejemplo, digamos que un empleado presenta una solicitud de aprobación a su gerente. Debe completarla de forma manual, enviarla y esperar una respuesta. Cuando se automatiza, el proceso de aprobación se optimiza de modo que el empleado puede completar la solicitud en línea, donde se presenta de forma automática, se responde y se reenvía al departamento correcto.

5 - Mayor transparencia

Un sistema de flujo de trabajo automatizado lo mantiene a usted al tanto para que pueda llevar un registro del progreso de sus procesos automatizados a medida que funcionan. Ayuda a definir funciones y responsabilidades, así como a delegar tareas a las personas adecuadas. Por último, hace un seguimiento de cómo funcionan su personal y sus automatizaciones a fin de proporcionarle informes y auditabilidad precisos. Puede ver dónde suelen ocurrir los retrasos y hacer mejoras a medida que avanza.

Por ejemplo, es posible que una empresa de manufactura desee tener mayor transparencia en su cadena de suministro y sus procesos de producción para ahorrar tiempo, dinero y recursos. Sin la automatización, dependen del ingreso de datos y los informes manuales, para los cuales los empleados recopilan información de varias fuentes y la ingresan en hojas de cálculo. La AI captura datos en tiempo real y los ingresa en el sistema relevante, lo que genera un informa a instante con mediciones precisas de los datos.

6 - Experiencia del cliente mejorada

Si sus empleados pasan menos tiempo en tareas manuales, pueden volver a centrar sus esfuerzos en brindar un mejor servicio al cliente. La automatización puede ir más allá con los robots de chat impulsados por la IA o los asistentes virtuales capaces de responder consultas de los clientes a cualquier hora del día y detectar cuestiones atenuantes para un agente de servicio humano. Eso significa que sus clientes obtienen un mejor servicio incluso más rápido.

Por ejemplo, pensemos que un cliente desea hacer un seguimiento de su pedido. Inicia sesión en un sistema y automáticamente lo saluda un robot de chat. Ingresa su número de pedido y recibe una respuesta al instante en la que se le indica dónde se encuentra su pedido, cuándo se espera que llegue y si hay algún retraso, todo esto sin tener que contactar a un agente humano.

7 - Mejoras en la satisfacción de los empleados

Es posible que muchos empleados se sientan atascados por las mismas tareas repetitivas que ocupan todo su tiempo. Pero con la AI, los empleados pueden perseguir sus metas en lugar de sus listas de cosas por hacer. La automatización de los flujos de trabajo evoluciona sus funciones laborales de modo que pueden centrarse en tareas más interesantes. Incluso puede alentarlos a pensar nuevas formas en que la automatización puede mejorar su trabajo.

Por ejemplo, en el procesamiento de préstamos, un colaborador digital puede analizar los datos junto con un empleado y brindarle información que lo ayude a tomar su decisión más rápido. La AI acorta el proceso de otorgamiento de préstamos al digitalizar los documentos y optimizar el tiempo que lleva llegar al resultado final.

8 - Aumento de la eficiencia

La mayor parte del software de automatización del flujo de trabajo le permite ejecutar varias tareas de forma simultánea en una plataforma unificada. Las organiza en un solo sistema en lugar de en varios tableros de proyectos y niveles de comunicación de modo que no se generan confusiones ni retrasos. Esto puede mejorar la eficiencia, pero a su vez simplifica los flujos de trabajo y reduce los tiempos de espera.

Por ejemplo, digamos que un departamento de TI maneja un gran volumen de solicitudes de soporte por correo electrónico, chat o llamadas telefónicas. Deben dedicar tiempo a clasificar, priorizar y responder de forma manual a estas solicitudes. Sin embargo, si se usa un sistema de flujo de trabajo automatizado, las personas pueden presentar sus solicitudes en un portal de servicio y obtener notificaciones cuando se toma su ticket. Mientras tanto, el sistema prioriza las solicitudes rastreables y las envía a un miembro del personal de soporte que esté disponible.

9 - Comunicaciones optimizadas

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo conectan a las personas con el software y los sistemas. Un claro ejemplo es la BPM, que organiza todo su flujo de trabajo de automatización y garantiza que tenga las herramientas para conectar todo. Esta conectividad ayuda a mantener la coherencia, evita los errores humanos y retiene la información en tiempo real en los procesos a medida que se ejecutan.

Por ejemplo, una agencia de marketing tiene varios proyectos de clientes en curso. El equipo de la agencia debe comunicarse de manera efectiva para asegurarse de que los proyectos se completen a tiempo y cumplan con las expectativas del cliente. Con un software de gestión automatizada, los proyectos se asignan a las personas correspondientes y se hace un seguimiento del progreso, lo que garantiza que se cumplen los plazos y que los equipos pueden colaborar en una plataforma unificada.

10 - Mayor seguridad

Puede modelar su automatización del flujo de trabajo para que se adapte a las pautas comerciales de su empresa y a las normativas de la industria a fin de garantizar que los datos sensibles o confidenciales se manejen de forma segura. También puede establecer el acceso a aquellos usuarios que son necesarios para el proceso. Con la AI, usted establece los parámetros.

Por ejemplo, la gestión de riesgos y la detección de fraude son fundamentales en el sector bancario y requieren de análisis precisos y oportunos de los datos. Los colaboradores digitales pueden analizar sus datos y detectar anomalías que puedan indicar actividades fraudulentas. La AI también es ideal para las verificaciones de conozca a su cliente (KYC) y de blanqueo de dinero (AML).

En general, la automatización del flujo de trabajo puede mejorar de forma significativa las operaciones de una organización al optimizar los procesos, reducir los costos, mejorar la productividad y ofrecer una experiencia optimizada tanto a los empleados como a los clientes.

¿Qué debo hacer a continuación?

Conocer los beneficios potenciales debería ayudarlo a decidir cómo y dónde desea implementar las soluciones de automatización del flujo de trabajo en su organización. Piense en dónde verá los mejores resultados y calcule el potencial retorno de la inversión (ROI). Esto le ayudará a crear su caso de negocio y captar la participación de todos en la empresa.

¿Está buscando una solución de automatización del flujo de trabajo que funcione para usted? SS&C Blue Prism está aquí para ayudarlo.