Manuelle Verwaltungsaufgaben sind zeitintensiv, mühsam und fehleranfällig. Solche Aufgaben fallen bei der Dateneingabe, beim Onboarding, bei Gehaltsabrechnungen und in sämtlichen Branchen und Abteilungen an. Sie sind dabei nicht nur langweilig – jeder Fehler kann zu kostspieliger Nachbearbeitung, gescheiterter Compliance und anderen Problemen führen, die den Fortschritt des Unternehmens ausbremsen.

Es gibt zahlreiche Beispiele für die Workflow-Automatisierung. Hier konzentrieren wir uns auf die Vorteile und wie sie Ihrem Unternehmen unter die Arme greifen können – für den Turboantrieb in puncto Produktivität und Effizienz.

Beginnen wir aber mit einer kurzen Zusammenfassung.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Bei der Workflow-Automatisierung kommt eine regelbasierte Logik zum Einsatz, die durchgängige Prozesse automatisiert und dabei ganz ohne menschliches Zutun handelt. Sie optimiert Unternehmensabläufe und verbessert täglich anfallende Maßnahmen.

Was ist Automatisierungssoftware?

Automatisierungssoftware wie intelligente Automatisierung (IA) bezieht sich auf das Instrument zur Automatisierung Ihres Workflows. Abhängig von der gewählten Software variieren die Funktionen, im Allgemeinen umfasst IA-Software aber Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz (KI) und Business-Process-Management (BPM) sowie weitere kognitive Technologien.

Was wäre ein Beispiel für eine Workflow-Automatisierungssoftware, die ich selbst nutzen könnte?

ServiceNow RPA und SS&C Blue Prism IA arbeiten gemeinsam an noch besserer Software zur Workflow-Automatisierung. ServiceNow bietet Kunden die Möglichkeit der einfachen Kontoerstellung, nahtlose Konnektivität und konsolidierte Tools zur Workflow-Automatisierung zur einfacheren IA-Skalierbarkeit auf einer einzigen Plattform.

10 Vorteile der Workflow-Automatisierung

Die Kombination aus starkem Workflow mit Prozessautomatisierung ergibt eine robuste Möglichkeit zur Automatisierung, die Sie über Ihr gesamtes Unternehmen hinweg skalieren können. Schauen wir uns die Vorteile der Workflow-Automatisierung ein wenig näher an.

1 – Kosteneinsparungen

Effizienterer Ressourceneinsatz sorgt für geringere Abhängigkeit von teuren oder veralteten Systemen, die manuelle Eingriffe erfordern. Das entlastet Ihr Team, das sich dann mit Tätigkeiten auseinandersetzen kann, die Umsatz generieren. Automatisierungsprozesse sind darüber hinaus konsistenter und zuverlässiger, wodurch Ihr Unternehmen weniger Mittel für Fehlerbehebung oder behördliche Geldbußen aufwenden muss.

Ein Versicherungsunternehmen, das sich auf Schadensfälle spezialisiert, bräuchte zum Beispiel Schadensregulierer, die Informationen aus Dokumentationen in Papierform manuell eingeben, Details zu Unfällen überprüfen, Augenzeugen kontaktieren usw. Mit IA können Schäden digital geltend gemacht werden, indem die Ansprüche automatisch im System hinzugefügt werden. Sie kann darüber hinaus potenzielle Betrugsfälle oder Abweichungen kennzeichnen, wodurch dem Vermittler zusätzliche Kosten aufgrund von falschen Ansprüchen erspart bleiben.

2 – Zeiteinsparungen

Viele zeitintensive manuelle Prozesse verschlingen die Arbeitszeit von Mitarbeitern, die sie eigentlich für wertvollere Tätigkeiten nutzen könnten. Setzen Sie bei diesen langwierigen und fehleranfälligen Aufgaben wie Dateneingabe und Formularausfüllung daher nicht ihr Personal, sondern einen Digital Worker ein. So können Sie Ihre tatsächliche Belegschaft zu strategischeren Positionen verlagern. Das spart Zeit und Ihrem Personal eine Menge Kopfzerbrechen.

Wenn sich die Personalabteilung zum Beispiel mit der Einstellung neuer Mitarbeiter beschäftigt, kann es gerne mal Stunden dauern, bis sämtliche Bewerbungen gesichtet, Bewerber als qualifiziert oder nicht qualifiziert eingestuft und die Personen, die den Anforderungen der Stelle entsprechen, gefunden sind. Das geht auf Kosten von Zeit und Ressourcen, die das Personal in der Personalabteilung für andere Aufgaben nutzen könnte. Digital Worker sind dazu in der Lage, ganze Berge an Bewerbungsunterlagen zu durchforsten und dabei jene zu kennzeichnen, die für die Stelle infrage kommen könnten – diese werden dann auch gleich jemandem in der Personalabteilung zugewiesen. Sie können aber auch auf fehlende Informationen hinweisen und Bewerber darauf aufmerksam machen.

3 – Weniger Fehler

Kein Mensch ist perfekt. Fehler sind quasi immer vorprogrammiert, besonders dann, wenn man tagein, tagaus mit mühseligen Aufgaben beschäftigt ist. Digital Worker arbeiten hingegen mit 100 % Genauigkeit und weisen auf Probleme oder Widersprüche hin. Dadurch können Sie vorbeugende Maßnahmen treffen und künftigen Hürden ausweichen. Workflow-Automatisierung spielt eine zentrale Rolle bei der Fehlerbekämpfung – und das spart Geld.

Für Krankenhäuser mit einer großen Anzahl an Patienten kann es zum Beispiel zur Herausforderung werden, den Überblick über Behandlungen, Medikamente und Krankenakten zu behalten. Verschreibungen in Papierform sind oft schwer lesbar, und in manuelle Verwaltungsaufgaben schleichen sich gerne mal Fehler ein. Mit IA werden elektronische Verschreibungen möglich, die direkt vom Arzt in ein digitales System eingespeist und dann der Krankenakte von Patienten hinzugefügt werden können.

4 – Höhere Produktivität

Ein funktionierendes System zur Workflow-Automatisierung raubt Ihrem Team weniger Zeit für repetitive Aufgaben, die darüber hinaus auch zu Erschöpfung und verminderter Arbeitsmoral führen können. Wird ihm hingegen die Möglichkeit geboten, sich auf Karriereentwicklung und neue Kompetenzen zu konzentrieren, steigert das die Produktivität.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter reicht bei seinem Vorgesetzten eine Genehmigungsanfrage ein. Auf manuellem Wege müsste er dazu das Dokument ausfüllen, versenden und dann auf eine Antwort warten. Die automatisierte Variante sorgt hingegen für einen optimierten Ablauf von Genehmigungen, indem Mitarbeiter die Anfrage online ausfüllen können – sie wird dann automatisch versendet, beantwortet und an die richtige Abteilung weitergeleitet.

5 – Mehr Transparenz

Ein System für die Workflow-Automatisierung sorgt dafür, dass Sie immer auf dem Laufenden sind, damit Sie den Fortschritt Ihrer automatisierten Abläufe laufend verfolgen können. So erhalten Sie Unterstützung dabei, Positionen und Verantwortlichkeiten zu definieren und Aufgaben an die richtigen Personen weiterzuleiten. Und dann verfolgt das System auch noch die Tätigkeiten Ihrer Personen und Automatisierungen, wodurch sie präzise Berichte und Überprüfbarkeit erhalten. So erkennen Sie, wo es vermehrt zu Verzögerungen kommt, und können nach und nach Verbesserungen einführen.

Ein Fertigungsunternehmen könnte vielleicht versuchen, mehr Transparenz in Bezug auf seine Lieferkette und Produktionsabläufe zu schaffen, um Zeit, Geld und Ressourceneinsatz zu sparen. Ohne Automatisierungen muss es sich dabei auf manuelle Dateneingabe und Berichterstattung verlassen, indem Mitarbeiter Informationen aus verschiedenen Quellen erfassen und in Tabellen eintragen. IA erfasst Daten in Echtzeit und gibt sie in das entsprechende System ein. Dabei wird sofort ein Bericht mit präziser Datenmetrik erstellt.

6 – Verbessertes Kundenerlebnis

Wenn Ihre Belegschaft weniger Zeit mit manuellen Aufgaben verschwenden muss, kann sie sich voll und ganz auf einen besseren Kundenservice konzentrieren. Mit KI-basierten Chatbots oder virtuellen Assistenten, die Kundenanfragen zu jeder Tageszeit beantworten und schwierige Probleme an menschliche Kundendienstmitarbeiter weiterleiten können, kann die Automatisierung sogar noch einen Schritt weiter gehen. Somit erhalten Ihre Kunden noch schneller besseren Support.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Kunde möchte seine Bestellung verfolgen. Er meldet sich bei einem System an und wird automatisch von einem Chatbot begrüßt. Er gibt die Bestellnummer ein und erhält eine sofortige Antwort mit dem aktuellen Standort, dem erwarteten Zustellungsdatum und eventuellen Verzögerungen – all das, ohne auch nur einmal mit einem menschlichen Kundendienstmitarbeiter in Kontakt zu treten.

7 – Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Repetitive Aufgaben, die fast die ganze Arbeitszeit ausmachen, schlagen vielen Mitarbeitern gerne aufs Gemüt. Mit IA an ihrer Seite kann sich Ihre Belegschaft aber an Zielen anstatt an To-do-Listen orientieren. Eine Automatisierung von Workflows bedeutet auch eine Weiterentwicklung ihrer Tätigkeitsbereiche, die darauf hinausläuft, dass sie sich auf interessantere Aufgaben konzentrieren können. Sie können sie sogar dazu anregen, neue Bereiche zu ermitteln, in denen Automatisierung ihre Arbeit verbessern könnte.

In der Kreditbearbeitung könnte ein Digital Worker etwa gemeinsam mit einem Mitarbeiter Daten analysieren und ihm Erkenntnisse bereitstellen, die die Entscheidungsfindung beschleunigen. Indem IA Dokumente digitalisiert und den Zeitaufwand bis hin zum Endergebnis optimiert, kann sie den Kreditprozess verkürzen.

8 – Gesteigerte Effizienz

Software zur Workflow-Automatisierung bietet in der Regel die Möglichkeit, auf einer einheitlichen Plattform mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Dort werden sie als ein einziges System angeordnet, statt dass auf verschiedene Projektbereiche und Kommunikationswege zurückgegriffen wird – ein Durcheinander oder gar Verzögerungen werden dadurch beseitigt. Das kann die Effizienz steigern und nebenbei Workflows optimieren sowie Wartezeiten minimieren.

Angenommen, eine IT-Abteilung wickelt eine große Menge an Supportanfragen über E-Mail, Chats und Anrufe ab. Macht sie das manuell, brauchen die Mitarbeiter Zeit, um Anfragen zu sortieren, zu priorisieren und zu beantworten. Greift sie hingegen auf ein System zur Workflow-Automatisierung zurück, können Personen ihre Anfrage über ein Support-Portal einreichen und werden dann darüber informiert, sobald ihr Fall bearbeitet wird. Das System priorisiert die verfolgbaren Anfragen dabei im Hintergrund und leitet sie an einen verfügbaren Kundendienstmitarbeiter weiter.

9 – Optimierte Kommunikation

Systeme für die Workflow-Verwaltung bilden den Knotenpunkt zwischen Personen, Software und Systemen. Ein Beispiel hierzu ist BPM, wobei Ihr gesamter Automatisierungs-Workflow verwaltet wird, damit Sie die Tools zur Hand haben, alles miteinander zu vernetzen. Dieses Maß an Konnektivität sorgt für Einheitlichkeit, vermeidet menschliche Fehler und bietet in Echtzeit Einblicke in laufende Prozesse.

Bei einer Marketingagentur werden zum Beispiel mehrere laufende Kundenprojekte bearbeitet. Dabei muss das Team der Agentur dazu in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass Projekte fristgerecht und gemäß den Erwartungen des Kunden erfüllt werden. Durch den Einsatz von automatisierter Management-Software können Projektaufgaben an die zuständigen Personen weitergeleitet und der Fortschritt verfolgt werden. Das stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden und dass Teams auf einer einheitlichen Plattform zusammenarbeiten können.

10 – Mehr Sicherheit

Sie können Ihre Workflow-Automatisierung ganz an Ihre Unternehmensrichtlinien und Branchenbestimmungen anpassen, wodurch Sie sich sicher sein können, dass sensible oder vertrauliche Daten sicher behandelt werden. Darüber hinaus können Sie den Benutzerzugriff nur für jene Personen freigeben, die am Prozess beteiligt sein sollen. Mit IA legen Sie sämtliche Parameter fest.

Risikomanagement und Betrugserkennung sind zum Beispiel im Bankwesen von entscheidender Bedeutung und erfordern eine zeitnahe, präzise Datenanalyse. Digital Worker können Ihre Daten analysieren und Abweichungen feststellen, die auf betrügerische Aktivitäten hinweisen könnten. IA eignet sich auch ideal für Überprüfungen in Bezug auf Know Your Customer (KYC) und Geldwäschebekämpfung.

Die Workflow-Automatisierung kann insgesamt bedeutend zur Verbesserung von Abläufen in Organisationen beitragen, indem sie Prozesse optimiert, Kosten reduziert, die Produktivität steigert und eine optimierte Erfahrung sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden bietet.

Was sind die nächsten Schritte?

Nun, da Sie die potenziellen Vorteile kennengelernt haben, sollten Sie entscheiden können, wie und wo Sie Workflow-Automatisierung in Ihrer Organisation einsetzen möchten. Konzentrieren Sie sich dabei darauf, wo Sie die besten Ergebnisse erwarten könnten, und berechnen Sie dann den potenziellen Return on Investment (ROI). Dadurch können Sie Ihr Geschäftsszenario entwickeln und sich die Unterstützung der anderen im Unternehmen sichern.

Sie sind auf der Suche nach einer Lösung für die Workflow-Automatisierung, die Ihren Anforderungen entspricht? SS&C Blue Prism steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.