As tarefas administrativas manuais são demoradas, tediosas e propensas a erros. Da entrada de dados até a integração de funcionários e a folha de pagamento, essas tarefas estão presentes em diversos setores e departamentos. Elas não são apenas tediosas. Qualquer erro resulta em retrabalho dispendioso, não conformidade e outros problemas que retardam o desenvolvimento dos negócios.

Há inúmeros exemplos de automação de fluxos de trabalho. Aqui, vamos manter o foco nos benefícios e como eles podem ajudar aumentar a produtividade e eficiência na organização.

Vamos começar com um rápido resumo.

O que é automação de fluxos de trabalho?

A automação de fluxo de trabalho usa lógica baseada em regras para automatizar processos completos, sem precisar de intervenção humana. Ela otimiza processos de negócios e melhora as atividades diárias.

O que é software de automação?

O software de automação, como a automação inteligente (AI), é o que você usará para automatizar fluxos de trabalho. Os recursos variam em função do software escolhido. Normalmente, softwares de AI incorporam automação robótica de processos (RPA), inteligência artificial (IA) e gerenciamento de processos de negócios (BPM), entre outras tecnologias cognitivas.

Qual é um exemplo de software de automação de fluxos de trabalho que posso usar?

A RPA da ServiceNow e a AI da SS&C Blue Prism se uniram para criar um software de automação de fluxos de trabalho ainda melhor. A ServiceNow oferece aos clientes facilidade de criação de contas, conectividade perfeita e ferramentas consolidadas de automação de fluxos de trabalho em uma única plataforma para aumentar a capacidade de expansão da AI.

Dez benefícios da automação de fluxos de trabalho

A combinação de um fluxo de trabalho sólido com a automação de processos cria uma automação robusta que você pode expandir em toda a empresa. Vamos explorar os benefícios da automação de fluxos de trabalho.

1 – Economia de custos

Com a maior eficiência na alocação de recursos, você pode reduzir a dependência de sistemas herdados caros ou ultrapassados que exigem intervenção manual. Dessa forma, os membros da equipe ficam liberados para se dedicarem a atividades geradoras de receita. Como os processos de automação são mais consistentes e confiáveis, a organização gasta menos dinheiro com correção de erros e multas regulatórias.

Por exemplo, em uma empresa de seguros especializada em reembolso de sinistros, os avaliadores de sinistros tinham de inserir manualmente detalhes de documentos impressos, verificar detalhes do acidente, falar com testemunhas e assim por diante. A IA viabiliza o envio de solicitações de reembolso digitais, ou seja, a solicitação é adicionada automaticamente ao sistema. Além disso, ela pode sinalizar possíveis fraudes ou anomalias, reduzindo os custos adicionais dos corretores com solicitações falsas.

2 – Economia de tempo

Muitos processos manuais demorados ocupam o tempo dos funcionários, que poderiam fazer um trabalho mais valioso. Em vez de usar recursos humanos na entrada de dados e preenchimento de formulários, processos lentos e propensos a erros, atribua essas tarefas a operadores digitais e redistribua as pessoas para funções mais estratégicas. Você economizará tempo e evitará muitas dores de cabeça para essas pessoas.

Por exemplo, o processo de recursos humanos (RH) para contratar novos funcionários pode exigir horas de análise de candidaturas, qualificadas e não qualificadas, para encontrar as que correspondem à descrição do trabalho. Esse processo consome uma grande quantidade de tempo e recursos, quando a equipe de RH poderia estar realizando outro trabalho. Os operadores digitais podem verificar automaticamente montanhas de candidaturas e destacar as que correspondem à descrição do trabalho, encaminhando-as para um funcionário de RH. Além disso, podem sinalizar detalhes ausentes e alertar o candidato.

3 – Redução de erros

Nenhum ser humano é perfeito. Erros são inevitáveis, principalmente quando você passa dias fazendo as mesmas tarefas tediosas. Contudo, os operadores digitais trabalham com 100% de precisão e sinalizam todos os problemas ou inconsistências, o que ajuda a tomar medidas preventivas para evitar futuras demoras. A automação de fluxos de trabalho é essencial para reduzir erros, o que também economiza dinheiro.

Por exemplo, um hospital com grande volume de pacientes pode ficar sobrecarregado no controle de tratamentos, medicações e histórico de pacientes. Pode ser difícil ler receitas em papel e tarefas administrativas manuais são propensas a erros. A IA viabiliza receitas eletrônicas, que podem ser passadas diretamente do médico para um sistema digital e adicionadas ao prontuário médico do paciente.

4 – Maior produtividade

Com um sistema de automação de fluxos de trabalho implementado, a equipe gasta menos tempo em tarefas repetitivas, que podem ser exaustivas e prejudicar a motivação. Se tiver oportunidade de se dedicar ao crescimento profissional e aprimoramento de habilidades, é provável que a equipe fique mais produtiva.

Por exemplo, digamos que um funcionário envie uma solicitação de aprovação ao seu gerente. No processo manual, ele precisa preencher a solicitação, enviá-la e aguardar uma resposta. No processo automatizado, o processo de aprovação é simplificado para que o funcionário preencha o pedido online. Após o preenchimento, o pedido é automaticamente enviado, respondido e encaminhado ao departamento correto.

5 – Maior transparência

Um sistema automatizado de fluxo de trabalho mantém você informado, permitindo o acompanhamento do progresso da execução dos processos automatizados. Ele ajuda a definir papéis e responsabilidades, delegando tarefas para as pessoas certas. Por fim, ele monitora a operação de pessoas e automações para gerar relatórios precisos e oferecer capacidade de auditoria. Você pode ver onde os atrasos costumam ocorrer e fazer melhorias durante o processo.

Por exemplo, uma empresa de manufatura deseja maior transparência na cadeia de suprimentos e no processo de produção para economizar tempo, dinheiro e alocação de recursos. Sem a automação, ela depende da entrada e relatórios manuais de dados: os funcionários coletam informações de várias fontes e as colocam em planilhas. A IA captura dados em tempo real e os insere no sistema relevante, gerando imediatamente um relatório com métricas de dados precisas.

6 – Melhor experiência do cliente

Como os funcionários perdem menos tempo em tarefas manuais, podem redirecionar seus esforços para melhorar o atendimento ao cliente. A automação pode ir além, usando chatbots ou assistentes virtuais baseados em IA capazes de responder a consultas de clientes a qualquer hora do dia e sinalizar problemas incomuns para um agente de atendimento humano. Isso significa que os clientes recebem um serviço melhor e mais rápido.

Por exemplo, vamos supor que um cliente quer rastrear um pedido. Ele entra em um sistema e é recebido automaticamente por um chatbot. O cliente insere o número de pedido e recebe uma resposta imediata, informando onde o pedido está, quando é esperado e se há atrasos, tudo isso sem entrar em contato com um agente humano.

7 – Maior satisfação dos funcionários

Muitos funcionários podem se sentir sobrecarregados pelas mesmas tarefas repetitivas que consomem todo o seu tempo. No entanto, com a IA, os funcionários podem ser motivados por metas, em vez de listas de tarefas. Com a automação dos fluxos de trabalho, suas funções evoluem para que eles possam se concentrar em trabalhos mais interessantes. Você pode até incentivá-los a imaginar novas maneiras de aperfeiçoar seu trabalho com a automação.

Por exemplo, no processamento de empréstimos, um operador digital pode analisar dados ao lado de um funcionário e oferecer informações para ajudar a acelerar a tomada de decisão dele. A IA abrevia o processo de empréstimo, digitalizando documentos e reduzindo o tempo até o resultado final.

8 – Mais eficiência

A maioria dos softwares de automação de fluxos de trabalho permite a execução simultânea de várias tarefas em uma única plataforma unificada. A plataforma organiza tudo em um único sistema, em vez de vários quadros de projeto e fluxos de comunicação, para evitar confusão ou atrasos. Além de melhorar a eficiência, isso simplifica os fluxos de trabalho e reduz os tempos de espera.

Por exemplo, vamos supor que um departamento de TI atenda a um grande volume de solicitações de suporte por e-mail, chat e chamadas telefônicas. No processo manual, eles precisam gastar tempo classificando, priorizando e respondendo a essas solicitações. No entanto, usando um sistema automatizado de fluxo de trabalho, as pessoas podem enviar solicitações em um portal de serviços e ser notificadas quando o tíquete for atendido. Enquanto isso, o sistema prioriza as soluções rastreáveis e as envia para um recurso de suporte disponível.

9 – Comunicação otimizada

Os sistemas de gerenciamento de fluxos de trabalho conectam pessoas, software e sistemas. Um exemplo disso é o BPM, que orquestra todo o fluxo de trabalho de automação e garante que você tenha as ferramentas necessárias para conectar tudo. Essa conectividade ajuda a manter a consistência, evitar erros humanos e manter informações em tempo real sobre os processos conforme são executados.

Por exemplo, uma agência de marketing tem vários projetos contínuos de clientes. A equipe da agência precisa se comunicar eficazmente para garantir a conclusão dos projetos no prazo e o atendimento das expectativas dos clientes. Com o software de gerenciamento automatizado, os projetos são atribuídos às pessoas certas e o progresso é rastreado, garantindo o cumprimento dos prazos e a colaboração das equipes em uma única plataforma unificada.

10 – Melhor segurança

Você pode modelar a automação de fluxos de trabalho de acordo com as diretrizes da empresa e as regulamentações do setor, garantindo o processamento seguro de todos os dados restritos ou confidenciais. Também é possível definir o acesso somente para os usuários necessários no processo. Com a IA, você define os parâmetros.

Por exemplo, o gerenciamento de riscos e a detecção de fraudes são cruciais no setor bancário e exigem análises rápidas e precisas de dados. Os operadores digitais podem analisar os dados e detectar qualquer anomalia que indique uma atividade fraudulenta. Além disso, a IA é ideal para verificações de conheça o seu cliente (KYC) e combate à lavagem de dinheiro (AML).

No geral, a automação de fluxos de trabalho pode aprimorar consideravelmente as operações da organização, otimizando processos, reduzindo custos, aumentando a produtividade e proporcionando uma experiência mais ágil para funcionários e clientes.

O que eu faço agora?

O conhecimento dos possíveis benefícios deve ajudar a decidir como e onde implementar soluções de automação de fluxos de trabalho na organização. Considere onde você obterá os melhores resultados e calcule o possível retorno sobre o investimento (ROI). Isso ajudará a criar o caso de negócios e obter a adesão de todos na empresa.

Você está procurando uma solução de automação de fluxos de trabalho que funcione no seu caso? A SS&C Blue Prism está aqui para ajudar.