Implementar una estrategia de automatización inteligente a escala con una metodología de operación comprobada

La realidad es que las buenas intenciones y las tecnologías de automatización inteligente son un gran comienzo, pero no son suficientes para hablar de un trayecto de automatización exitoso. De hecho, las personas, los procesos y la estructura detrás de un programa de automatización inteligente tienen casi la misma importancia que la tecnología.

Con el tiempo, pudimos apreciar que el verdadero potencial de la automatización inteligente se aprovecha mejor no solo con permitir formas de trabajo más inteligentes, “de arriba hacia abajo” y dirigidas por la empresa, sino también al aplicar estas capacidades de forma centralizada y colaborativa, con la mayor facilidad y a escala.

A continuación se presentan ocho pasos comprobados que nosotros y nuestros clientes desarrollamos continuamente para garantizar que su programa de automatización inteligente se convierta en un generador de valor continuo en todas las operaciones:

Las iniciativas de automatización inteligente suelen estar dirigidas por la empresa. Las dirigen los líderes empresariales, que son los que mejor entienden los desafíos y las demandas operativas existentes y pueden determinar dónde la automatización inteligente generará el mayor impacto a la hora de obtener de resultados empresariales positivos.

Por lo tanto, antes de que comience cualquier programa, se requiere una estrategia y una visión de la automatización inteligente alineadas con las necesidades empresariales más amplias. En lugar de centrarse en el ahorro táctico a corto plazo, esto suele implicar objetivos más amplios a largo plazo.

Piense en la mejora de la continuidad operativa, la resistencia, la eficiencia, la calidad de los procesos, la capacitación de los empleados o la mejora de las experiencias de las partes interesadas y logrará comprenderlo. Se trata de hacer que la empresa sea más inteligente, ágil, eficiente y competitiva.

También es imprescindible una comunicación continua de la visión, por lo que hay que tener claro el objetivo final, lo que se necesita para alcanzarlo, y las funciones individuales y el efecto probable en ellas.

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Convertir una estrategia de automatización inteligente en un programa vivo puede resultar difícil si no se cuenta con la participación del personal senior de TI. Por ello es preciso que los involucre desde el principio, ya que pueden proporcionar apoyo en muchos frentes fundamentales, como el cumplimiento de la seguridad de TI, la auditabilidad, así como la infraestructura de apoyo, su configuración y ampliación.

El enlace con el departamento de TI también debe ser una actividad continua para ayudar a limitar cualquier impacto operativo.

Para que los programas de automatización inteligente sean sostenibles, también deben recibir el apoyo de los ejecutivos de C-suite. Si lo ven como un proyecto empresarial estratégico, lo patrocinarán y defenderán, a la vez que proporcionarán los recursos financieros y humanos necesarios para que tenga éxito.

A continuación, cree una junta de gobernanza que sea responsable de establecer la estrategia de automatización inteligente y de cumplirla. Esta junta normalmente está presidida por la persona que dirige el programa de automatización, junto con el personal comercial, de TI y de cambio:

• Gestiona toda la demanda de automatización inteligente generada a través del canal.

• Promueve los beneficios de la automatización inteligente en toda la organización para identificar y calificar las oportunidades de automatización, a la vez que reduce cualquier temor interno al cambio.

• Mide el valor que genera la automatización inteligente y lo comunica a toda la organización.

• Identifica las oportunidades para promover un valor mayor de la automatización inteligente y proporciona patrocinio para estas iniciativas.

• Forma un grupo de dirección responsable de todos los desafíos estratégicos de negocio y de diseño técnico que se produzcan durante el ciclo de vida de la implementación, a la vez que proporciona un punto de ampliación para los problemas y riesgos críticos de la entrega.

Para garantizar que las actividades de automatización inteligente puedan ampliarse de manera eficiente a medida que aumenta la demanda, planifique dónde se sitúa esta capacidad dentro de la empresa. Una opción destacada es el enfoque centralizado que abarca toda la organización. Puede ser beneficioso integrar esto en un Centro de Excelencia (CoE) para la automatización inteligente o, al menos, avanzar hacia la creación de este tipo de entorno operativo.

Otro enfoque muy eficaz es el modelo federado, en el que la capacidad de automatización inteligente se sitúa dentro de una función concreta, pero se amplía a toda la empresa, donde el equipo de automatización central controla los estándares y las mejores prácticas y gestiona la estrategia y la hoja de ruta de RPA.

Esto se consigue al crear grupos de entrega en toda la organización, responsables de la identificación y entrega de sus propios procesos automatizados y gobernados por el CoE.

Para empezar a automatizar los procesos, querrá recopilar la información correcta en la fase de definición del proceso, así que convoque a expertos en la materia. También merece la pena realizar un recorrido de automatización de procesos para la audiencia adecuada y entender en qué se diferenciará del mismo proceso humano.

Una vez que las autoridades de diseño del negocio y del proceso hayan aprobado el proyecto propuesto, puede comenzar el desarrollo.

Una vez que sus procesos están en producción, necesitan el apoyo adecuado de su entorno. Asegúrese de que los colaboradores digitales devuelven las referencias o excepciones del negocio al equipo operativo para que intervenga de forma manual.

Asimismo, disponga de una capacidad técnica en caso de que los colaboradores digitales no actúen exactamente como se esperaba en un principio. En última instancia, para garantizar la continuidad y la disponibilidad de los recursos de automatización, debe haber una infraestructura de TI sólida y de apoyo.

Es fundamental disponer de las funciones y habilidades adecuadas para dirigir una mano de obra digital con éxito, entre las que se incluyen las siguientes:

- Desarrolladores, que se encargarán de diseñar, probar y ofrecer procesos automatizados utilizando principios de diseño definidos y siguiendo los estándares adecuados, a la vez que se aseguran de que están alineados con las políticas y prácticas actuales.

- Los analistas de procesos, que captan los requisitos detallados para cada automatización de procesos, garantizando la reutilización, la resistencia y la escalabilidad, así como la reducción de los costos y los plazos de entrega.

Las personas que participan en la ejecución y gestión del programa de automatización inteligente también requieren varias habilidades personales. Aunque la resolución de problemas es importante, la capacidad de comunicarse bien con los equipos de TI y de negocio también es fundamental.

Tener una estrategia alineada con la visión y metodología operativa es fundamental para sostener y ampliar la automatización inteligente en cada fase de su trayecto.

De hecho, es el mayor determinante del éxito o el fracaso de los programas de automatización inteligente. Además, las empresas afirman que les ayuda a conseguir un éxito aún mayor cuando implementan sus programas de automatización inteligente.

¿Listo para ejecutar su estrategia de automatización inteligente?

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Alexis Veenendaal is an Associate Content Writer and Editor at SS&C Blue Prism. She’ll tell you all the cool tips and tricks for implementing intelligent automation into your workplace. She has lived and worked internationally as a professional writer and designer for nearly a decade after graduating from the University of Lethbridge for English Literature. Her personal pursuits include authoring books and digital cartography.