Bewährte Betriebsmethodik zur umfassenden Umsetzung einer Strategie für die intelligente Automatisierung

Gute Absichten und gute Technologien für die intelligente Automatisierung bilden eine solide Ausgangsbasis, reichen jedoch nicht allein für eine erfolgreiche Umsetzung der Automatisierung aus. Tatsächlich sind die Mitarbeiter, Prozesse und Strukturen, die hinter einem Programm zur intelligenten Automatisierung stehen, beinahe genauso wichtig wie die Technologie selbst.

Im Laufe der Zeit haben wir festgestellt, dass sich das wahre Potenzial der intelligenten Automatisierung am besten realisieren lässt, wenn nicht nur unternehmensgeführte „Top-down“-Arbeitsweisen ermöglicht werden, sondern die intelligente Automatisierung zentral, gemeinschaftlich und unkompliziert in größtmöglichem Umfang angewandt wird.

Im Folgenden finden Sie acht bewährte Arbeitsschritte, die wir gemeinsam mit unseren Kunden kontinuierlich weiterentwickelt haben. Diese stellen sicher, dass Ihr Unternehmen dauerhaft von Ihrem Programm zur intelligenten Automatisierung profitiert:

Initiativen zur intelligenten Automatisierung sind für gewöhnlich wirtschaftsorientiert. Sie werden von Führungskräften durchgeführt, die mit den bestehenden betrieblichen Herausforderungen und Anforderungen vertraut und in der Lage sind festzustellen, in welchen Bereichen die intelligente Automatisierung den größtmöglichen Beitrag zum Geschäftserfolg leisten kann.

Deshalb brauchen Sie vor dem Start eines Programms eine Strategie und Vision für die intelligente Automatisierung, die mit den allgemeinen Geschäftsanforderungen in Einklang steht. Dabei liegt der Schwerpunkt in der Regel nicht auf kurzfristigen taktischen Einsparungen, sondern auf längerfristigen Zielen.

Denken Sie z. B. an die Verbesserung der Geschäftskontinuität, Belastbarkeit, Effizienz, Prozessqualität, Mitarbeiterunterstützung oder eine engere Einbindung verschiedener Interessenvertreter. Letztendlich geht es darum, das Unternehmen intelligenter, agiler, effizienter und wettbewerbsfähiger zu machen.

Auch eine kontinuierliche Kommunikation der Vision ist unerlässlich. Seien Sie sich daher über das Endziel im Klaren sowie darüber, was es braucht, um dieses zu erreichen – und inwiefern welche Rollen wahrscheinlich betroffen sein werden.

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Die Umsetzung einer Strategie für die intelligente Automatisierung in ein konkretes Programm kann sich als schwierig erweisen, wenn leitende IT-Fachkräfte nicht eingebunden werden. Beziehen Sie das IT-Team daher von Anfang an mit ein. Sie können hier Unterstützung in vielen wichtigen Bereichen erhalten, u. a. hinsichtlich der Compliance mit der IT-Security, der Überprüfbarkeit oder zur zugrundeliegenden Infrastruktur und deren Konfiguration und Skalierbarkeit.

Ein regelmäßiger Austausch mit dem IT-Team ist notwendig, um betriebliche Auswirkungen zu reduzieren.

Um tragfähig zu sein, müssen Programme zur intelligenten Automatisierung außerdem von der Unternehmensleitung unterstützt werden. Betrachtet die Unternehmensleitung ein solches Programm als ein strategisch wichtiges Projekt, wird sie die finanziellen und personellen Mittel bereitstellen und sich für dessen Erfolg einsetzen.

Errichten Sie als Nächstes einen Governance-Ausschuss, der die Strategie für die intelligente Automatisierung ausarbeitet und umzusetzen soll. Dem Governance-Ausschuss steht in der Regel die gleiche Person vor, die auch das Automatisierungsprogramm leitet. Darüber hinaus gehören ihm Mitarbeiter aus den Bereichen Geschäft, IT und Change Management an. Der Governance-Ausschuss hat folgende Aufgaben:

• Organisieren des gesamten über die Pipeline erstellten Automatisierungsbedarfs

• Bewerben der Vorteile der intelligenten Automatisierung im gesamten Unternehmen, um Automatisierungschancen zu identifizieren und zu qualifizieren, sowie Ängsten vor Veränderungen im Unternehmen entgegenzuwirken

• Messung des strategischen Nutzens durch intelligente Automatisierung und dessen unternehmensweite Kommunikation

• Identifizieren von Möglichkeiten zur Nutzenmaximierung der intelligenten Automatisierung und die Sicerung finanzieller Mittel für derartige Initiativen

• Gründen eines Lenkungsausschusses, der für alle strategischen und geschäftlichen Herausforderungen sowie technische Hürden im Bereitstellungslebenszyklus zuständig ist und zugleich als Ansprechpartner für kritische Bereitstellungsprobleme und -risiken fungiert

Damit Sie die intelligente Automatisierung bei wachsendem Bedarf effektiv skalieren können, planen Sie vorab, wie Skalierungen erfolgen sollen und wer dafür zuständig ist. Eine beliebte Option ist der zentrale Ansatz, der das gesamte Unternehmen umfasst. Es kann von Vorteil sein, diesen in ein Center of Excellence (CoE) für die intelligente Automatisierung zu integrieren oder zumindest Schritte in Richtung der Schaffung einer derartigen Betriebsumgebung zu unternehmen.

Ein weiterer äußerst effektiver Ansatz ist das Verbundmodell. Bei diesem befindet sich die Fähigkeit zur intelligenten Automatisierung innerhalb einer bestimmten Funktion, wird jedoch unternehmensweit skaliert. Das zentrale Automatisierungsteam überwacht dabei die Standards und Best Practices und verwaltet die RPA-Strategie und Roadmap.

Dies wird mit Bereitstellungsgruppen im gesamten Unternehmen erreicht, die für die Identifizierung und Realisierung der eigenen automatisierten Prozesse zuständig sind und vom CoE verwaltet werden.

Um mit der Automatisierung von Prozessen beginnen zu können, sollten Sie die relevanten Informationen in der Prozessdefinitionsphase erfassen. Ziehen Sie daher kompetente Fachexperten für diese Aktivität hinzu. Außerdem lohnt es sich, die Prozessautomatisierung der richtigen Zielgruppe mit einem Walkthrough zu erklären. So wird leichter verständlich, worin sich die automatisierten Prozesse von den Prozessen unterscheiden, die bisher Mitarbeiter übernahmen.

Nachdem die Business- und Prozessdesign-Verantwortlichen den Entwurf genehmigt haben, können Sie mit der Entwicklung Automatisierungen beginnen.

Sobald sich Ihre Prozesse in der Produktion befinden, ist die richtige Unterstützung wichtig. Stellen Sie sicher, dass Digital Worker Geschäftsempfehlungen oder Ausnahmefälle an das operative Team zurückgeben, damit dieses ggf. manuell eingreifen kann.

Sorgen Sie auch dafür, dass ein technischer Experte erreichbar ist, sollten die Digital Worker beim ersten Mal nicht wie erwartet reagieren. Um die Kontinuität und Verfügbarkeit von Automatisierungsressourcen sicherzustellen, benötigen Sie letztendlich eine robuste, unterstützende IT-Infrastruktur.

Um eine erfolgreiche Digital Workforce zu betreiben, benötigen Sie die geeigneten Rollen und Fähigkeiten:

– Entwickler, die automatisierte Prozesse anhand von festgelegten Designprinzipien und entsprechenden Standards entwickeln, testen und bereitstellen und die Übereinstimmung mit aktuellen Richtlinien und Praktiken sicherstellen

– Prozessanalysten, die die Anforderungen für jede Prozessautomatisierung im Detail erfassen, für die Wiederverwendbarkeit, Belastbarkeit und Skalierbarkeit sorgen und die Bereitstellungskosten und -dauer reduzieren

Die Mitarbeiter, die an der Durchführung und Verwaltung des Programms zur intelligenten Automatisierung beteiligt sind, sollten zudem verschiedene Softskills mitbringen. Dazu zählen vor allem Problemlösungskompetenzen sowie die Fähigkeit, effektiv mit den IT- und Geschäftsteams zu kommunizieren.

Eine mit Ihrer Unternehmensvision in Einklang stehende Strategie und Betriebsmethodik ist von zentraler Bedeutung, um die intelligente Automatisierung aufrechterhalten und skalieren zu können.

Tatsächlich ist die richtige Strategie der entscheidende Faktor für den Erfolg oder Misserfolg von Programmen zur intelligenten Automatisierung. Viele Unternehmen, mit denen wir zusammanarbeiten, haben uns bestätigt, dass ihnen eine stragetishe Vorgehensweise zum Erfolg bei der Einführung ihrer Programme zur intelligenten Automatisierung verholfen hat.

Sind Sie zur Umsetzung Ihrer Strategie für die intelligente Automatisierung bereit?

Sprechen Sie mit unseren Experten.

Alexis Veenendaal ist Associate Content Writer und Editor bei SS&C Blue Prism. Sie verrät Ihnen alle coolen Tipps und Tricks zur Implementierung intelligenter Automatisierung. Nach ihrem Abschluss an der University of Lethbridge in englischer Literatur lebt und arbeitet sie international als professionelle Autorin und Designerin. Zu ihren Interessen zählen das Verfassen von Büchern und der digitalen Kartografie.