Was ist Automatisierungssoftware? Ein Leitfaden für alle Fälle

In der Branche gibt es zu jedem Bestandteil von Technologie unzählige Listen mit Akronymen: AI, ML, IA, RPA, BPM, NLP, ABCDE usw. Aber wie hilft uns das weiter? Nicht jeder muss einen Doktortitel in Automatisierungssoftware anstreben, aber Sie sollten die Ihnen zur Verfügung stehenden Tools schon genau kennen, wenn Sie Automatisierungen bestmöglich nutzen möchten.

Keine Sorge! Mit diesem einfachen, aber dennoch ausführlichen Leitfaden zu den grundlegenden Arten von Automatisierungssoftware machen wir es für Sie nicht kompliziert, sondern leicht (oder zumindest leichter).

Das sind die Hauptinhalte dieses Leitfadens:

• Arten von Software zur Automatisierung von Prozessen
• Beispiele für Automatisierungssoftware in Unternehmen
• Auswahl geeigneter Automatisierungen für Ihr Unternehmen 
• Vorteile und Nutzen der richtigen Software für Ihr ausgeklügeltes Automatisierungsprogramm

Was also ist Automatisierungssoftware und warum sollte uns das interessieren?

Automatisierungssoftware bedient sich diverser Anwendungen und Funktionen, die in vielen verschiedenen Branchen ohne das Zutun von Mitarbeitern eingesetzt werden können.

Diese Definition ist recht allgemein gehalten, daher gehen wir etwas mehr ins Detail.

Was genau macht Automatisierungssoftware?

Mit Automatisierungssoftware können wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Automatisierungssoftware finden Sie bei Technologien mit intelligenter Automatisierung (IA), die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) mit maschinellem Lernen (ML) sowie künstlicher Intelligenz (KI) kombinieren.

Schauen wir uns diese Akronyme gesondert an:

• Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation; RPA) setzt Software-Roboter ein, um manuelle Aufgaben wie die Eingabe von Daten zu automatisieren.
• Desktop-Automatisierung (Robotic Desktop Automation; RDA) nutzt Software-Roboter auf dem Desktop von Mitarbeitern zur Automatisierung von Aufgaben.
• Künstliche Intelligenz (KI) ist die Nachahmung intelligenter Verhaltensweisen durch Computer.
• Maschinelles Lernen (ML) ist eine Anwendung der KI, mit der Systeme lernen und ihre Leistung durch die Einbindung neuer Daten kontinuierlich verbessern können.
• Intelligente Automatisierung (IA) verknüpft KI mit RPA und anderen kognitiven Technologien, um die Anzahl und Komplexität der Prozesse, die automatisiert werden können, zu erhöhen.

In anderen Worten: Sie haben eine Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt, und möchten diese vereinfachen. Dank KI in der Automatisierungssoftware lassen sich komplexe Arbeitsabläufe mit Low-Code Automatisierungstools in Alt- und Drittanbieter-Betriebssystemen automatisieren. Durch ein Citizen-Development-Programm, bei dem die Mitarbeiter so geschult werden, dass sie mithilfe dieser einfachen Tools auch selbst Dinge entwickeln können, können Sie Automatisierungen noch schneller ausweiten und gleichzeitig die Einhaltung von Auflagen gewährleisten.

Warum ist Automatisierungssoftware wichtig?

Angenommen, Ihr Mitarbeiter gibt die gleichen Daten in mehrere Betriebssysteme ein, füllt Formulare manuell aus und schreibt Rechnungen per Hand. Durch die Einführung einer Software zur Workflow-Automatisierung mit SS&C | Blue Prism® Enterprise kann diese manuelle Tätigkeit einem Digital Worker aufgetragen werden. Das ist im Grunde ein intelligenter Software-Roboter, der mithilfe von Automatisierungsregeln trainiert wurde.

Und was ist das Beste an diesen Digital Workern? Sie arbeiten genau, schnell und machen keine Pause. Sie sind rund um die Uhr im Dienst.

Nachdem diese Prozesse einmal etabliert sind, gibt es für die Mitarbeiter hierzu nur mehr wenig zu tun, so dass sie sich höherwertigen und strategisch wichtigen Aufgaben widmen können. Durch die Strukturierung von Arbeitsabläufen bringen Automatisierungen Ihre Mitarbeiter und Digital Worker in Einklang.

Das ist aber längst nicht alles. Wenn Sie eine echte digitale Transformation anstreben, müssen Sie die Arbeit kontinuierlich verbessern. Nur so lassen sich Produktivität und Umsatz steigern. Am besten nutzen Sie hierzu ein solides Betriebsmodell, auf dem Sie die Automatisierungsstrategie aufbauen, wie beispielsweise das Robotic Operating Model (ROM) von SS&C | Blue Prism®.

Automatisierungssoftware skalieren

Sobald diese wiederkehrenden Aufgaben automatisiert sind, sollten Sie sich andere Suites von Automatisierungssoftware ansehen, um weitere Automatisierungen umzusetzen. Wir bezeichnen dies als Skalieren der Geschäftsprozessautomatisierung im gesamten Unternehmen.

An dieser Stelle benötigen Sie ein Managementtool, um sich einen besseren Einblick in die derzeitigen Prozesse zu verschaffen und mithilfe von Berichten herauszufinden, wo Automatisierungen zur Verbesserung dieser Prozesse sinnvoll wären. Dies ist das sogenannte Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management; (BPM).

Gehen wir noch einen Schritt weiter. Angenommen, Sie arbeiten mit unstrukturierten Daten und möchten diese schneller in Ihre Systeme einpflegen. Mithilfe der optischen Zeichenerkennung (optical character recognition; OCR) lassen sich handgeschriebene oder gedruckte Informationen in digitalen Text umwandeln.

Wie Sie vielleicht schon vermuten, ist der wichtigste Bestandteil von Automatisierung der Liebling aller: künstliche Intelligenz. Dank dieser „mitdenkenden“ Funktionalität von KI kann die Automatisierungssoftware aus vergangenen Sachverhalten lernen und die Funktionsweise automatisierter Workflows verbessern.

Die verschiedenen Arten von Automatisierungssoftware gehen natürlich mit verschiedenen Funktionalitätsniveaus einher. So können KI-fähige Chatbots natürliche Sprache verarbeiten, um menschliche Gespräche zu simulieren und Fragen von Benutzern sinnvoll zu beantworten.

Mit welcher Software werden Prozesse automatisiert?

Je einfacher Automatisierungen ermittelt und umgesetzt werden können, beispielsweise mit einer einfachen Prozessautomatisierung per Drag-and-Drop, desto wahrscheinlicher werden die Mitarbeiter neue und bessere Arbeitsweisen suchen und übernehmen. Software wie SS&C | Blue Prism® UX Builder ist eine schnelle und intuitive Plattform für die No-Code-Entwicklung von Software zur Anfertigung von Webanwendungen für Unternehmen.

Nachstehend sind einige der bisher erwähnten Automatisierungstechnologien. Es gibt aber weitaus mehr als nur diese hier:

IA: Die intelligente Automatisierung kombiniert RPA, KI und ML zur Automatisierung ganzer Workflows.

• RPA: Dank der robotergesteuerten Prozessautomatisierung können Ihre Bots schrittweise Routinearbeiten erledigen oder Geschäftsprozesse innerhalb der bestehenden Systeme und Anwendungen durchführen.
• BPM: Beim Geschäftsprozessmanagement werden Prozesse automatisiert und Sie können Geschäftsprozesse untersuchen, erkennen, optimieren und überwachen. BPM fungiert hier als Bindeglied zu diesen Prozessen, indem Mitarbeiter und Digital Worker eingebunden werden.
• OCR: Die optische Zeichenerkennung dient zur Erkennung geschriebener oder gedruckter Informationen mit unstrukturierten Formaten und hat zudem die Möglichkeit, Fehler in diesen Daten zu erkennen und zu markieren.
• NLP: Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing) ist die Fähigkeit von Computern, menschliche Sprache in Wort und Schrift zu verarbeiten.

Sie brauchen ein Begriffswörterbuch? In unserem RPA-Glossar finden Sie Antworten.

Automatisierungssoftware ist nicht nur eine Sammlung von Automatisierungstools, mit denen sich Geschäftsprozesse beschleunigen lassen. Vielmehr geht es darum, das Unternehmen umzustrukturieren und eine vollständige digitale Beschleunigung und Transformation zu erzielen. Aber wie lässt sich das erreichen?

Anhand von ein paar Anwendungsfällen zeigen wir Ihnen jetzt, wie andere Unternehmen Automatisierungssoftware einsetzen, um die Investitionsrendite (ROI) zu verbessern und ihr Leistungsspektrum auszuweiten.

Automatisierungsplattformen finden in sämtlichen Branchen immer mehr Anklang und helfen Unternehmen dabei, die betriebliche Effizienz zu steigern. Wenn Sie herausfinden möchten, mit welchen Automatisierungstools Sie anfangen sollten, werten Sie die derzeitigen Prozesse und die darin befindlichen Möglichkeiten aus.

Zur Automatisierung geeignete Prozesse lassen sich am besten per Prozesserkennung finden, die oft mithilfe von Aufgaben- und Process-Mining erfolgt. Dabei werden die derzeitigen Prozesse analysiert, mögliche Engpässe ermittelt und Verbesserungspotenziale aufgezeigt.

Ein Tool zur Prozessbewertung verrät Ihnen, ob sich ein Prozess automatisieren lässt und ob das mit einem geschäftlichen Mehrwert verbunden ist. Mit unserem SS&C | Blue Prism® Process Assessment Tool können Sie herausfinden, welche Prozesse am einfachsten umzusetzen sind. Zudem erfahren Sie die damit verbundenen wahrscheinlichen Kosteneinsparungen, damit Sie auch schnell und wiederholt davon profitieren.

Soll die Erkennung automatisierbarer Prozesse besonders schnell ablaufen, verwenden Sie SS&C | Blue Prism® Process Intelligence (BBPI). Diese Software zur kompletten Prozessautomatisierung per Drag-and-Drop führt Sie durch die Phasen von Erkennung, Analyse, Automatisierung und Optimierung. BPPI kombiniert IA, Process-Mining, Aufgaben-Mining und BPM, damit Sie Entscheidungen einfacher treffen und die Belegschaft bestehend aus Mitarbeitern und Digital Workern in Einklang bringen können.

Personalwesen

Fangen wir von vorne an. In Ihrem Unternehmen ist eine Stelle offen und Sie suchen nach einem geeigneten Kandidaten. Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie veröffentlichen eine Stellenausschreibung und erhalten Dutzende (wenn nicht gar Hunderte) von Bewerbungen.

Nun gehen die Mitarbeiter aus der Personalabteilung die Bewerbungen, von denen die Hälfte unterqualifiziert ist, einzeln durch und filtern die möglichen Kandidaten händisch heraus.

Ihre Mitbewerber hingegen nutzen Drag-and-Drop-Prozesssoftware, um Bewerbungen automatisch auszuwerten und schicken nur die infrage kommenden Bewerbungen an die Personalabteilung. Sie finden den passenden Kandidaten und stellen ihn ein, noch bevor Sie dessen Anschreiben überhaupt zu Gesicht bekommen haben!

Damit ist Ihnen ein qualifizierter Mitarbeiter entgangen und Ihre Leute verschwenden wertvolle Zeit für die Sichtung weniger geeigneter Bewerbungen und vernachlässigen ihre anderen Tätigkeiten.

Sehen Sie nun, wie Automatisierungssoftware vieles leichter macht? Auch die folgenden Beispiele zeigen, wie IA Prozesse im Personalwesen vereinfachen kann, damit Sie nicht ins Hintertreffen geraten:

• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Führung und Aufbewahrung von Unterlagen
• Leistungsverwaltung
• Vergütungs- und Spesenmanagement
• Mitarbeiterschulungen und Weiterbildung
• Zeitplanung und Erinnerungen
• Erfassung der Mitarbeiterleistung
• Beurlaubungsanträge und Urlaubsmanagement

Und das ist erst der Anfang! Automatisierungen wachsen mit dem Unternehmen mit.

Gesundheitswesen

Für viele Beschäftigte im Gesundheitswesen steht die Digitalisierung von Patientendaten an erster Stelle. Angesichts meterhoher Papierstapel sind menschliche Fehler allzu gegenwärtig und Verzögerungen unvermeidlich.

Nehmen Sie folgendes Beispiel: Ihre Arzthelferinnen hängen den gesamten Tag am Telefon fest. Am anderen Ende der Leitung sind zeitgleich Patienten, die nicht die ärztliche Betreuung erhalten, die sie so dringend brauchen. Ihre Mitarbeiter tragen die gleichen Daten händisch in verschiedene Formulare ein, nur um diese Arbeit beim nächsten Besuch desselben Patienten zu wiederholen.

Für Patienten ist dies ohne Zweifel frustrierend. Aber auch für Ihre Mitarbeiter ist es frustrierend, denn sie würden gerne sinnvolleren Arbeiten nachgehen als wiederholt Formulare auszufüllen.

Mit einer Dokumentenautomatisierung (DA) und intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) erfolgt das Ausfüllen von Formularen und das Einlesen von Daten aus unstrukturierten und strukturierten Formaten systemübergreifend automatisch nach Bedarf. Die Informationen werden schnell und ohne von Menschen verursachte Fehler übertragen. Fehler und fehlende Daten werden sofort gekennzeichnet, um einen Mitarbeiter darüber zu informieren.

So kann sich das Personal besser um die Patienten kümmern. Und weil Patientendaten nun schneller eingegeben werden können, können Sie auch mehr Patienten behandeln, was das Ergebnis unterm Strich verbessert.

Das war nur ein Beispiel dafür, wie Automatisierungssoftware im Gesundheitswesen rentabel eingesetzt werden kann. Hier sind weitere Anwendungsfälle:

• Terminvergabe
• Patientenakten
• Abrechnung
• Bestandsverfolgung
• Medikamentenmanagement
• Sicherheitswarnungen für Patienten
• Prognose von Behandlungsergebnissen
• Ressourcenmanagement

Wir haben es ja gesagt: Mit Automatisierungen ist vielerlei möglich. Sehen Sie sich die Anforderungen in Ihrer Branche an. Wie kann Automatisierungssoftware in Ihrem Unternehmen für Verbesserungen sorgen?

Versicherungen

Die Beschäftigten von Versicherungen wissen nur zu genau, dass in ihrer Branche viel Papierkram und Mathematik an der Tagesordnung stehen. Wenn die Mitarbeiter Versicherungssätze und -prämien manuell berechnen, bleibt ihnen weniger Zeit, neue Kunden zu gewinnen.

Sehen Sie sich folgendes Beispiel an: Sie haben einen neuen potenziellen Kunden, der eine Police bei Ihnen abschließen möchte. Er füllt das Online-Formular aus oder gibt seine Daten telefonisch einem der Mitarbeiter. Der erstellt dann von Hand ein Angebot für diesen möglichen Kunden. Das Angebot ist aber nicht das einzige, das der Mitarbeiter anfertigen muss. Es gibt noch zehn weitere Kunden, die heute bedient werden wollen.

Der potenzielle Kunde ärgert sich inzwischen über die lange Bearbeitungsdauer und besucht im Internet die Seite einer anderen Versicherung. Dort füllt er ein Online-Formular aus. Die andere Versicherung nutzt intelligente Automatisierung und der Kunde erhält sofort eine E-Mail mit einem Angebot.

Der Kunde unterschreibt daraufhin einen Vertrag bei der Konkurrenz. Zu diesem Zeitpunkt sind Sie noch dabei, Kunde Nummer 3 sein Angebot zukommen zu lassen.

Digital Worker erhalten Automatisierungsregeln, um Angebote, Forderungen und Gutachten mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) und anderer KI-gestützter Technologien zu vereinfachen. Sie unterstützen die wiederkehrenden Arbeiten bei Versicherern, das heißt, die Eingabe, Verarbeitung und das Mining von Daten, damit Ihre Mitarbeiter sich um die Kundenbetreuung und strategisch wichtige Dinge kümmern können.

Im Versicherungswesen gibt es ein großes Automatisierungspotenzial, wie zum Beispiel:

• Beantwortung von Kundenanfragen
• Erkennung unberechtigter Forderungen
• Vertragsabschlüsse
• Policenverwaltung
• Forderungsmanagement
• Risikoerkennung
• Aufzeigen manueller Fehler

Beispiele für andere Branchen, die Automatisierungssoftware nutzen

Wir haben Ihnen drei Branchen vorgestellt. Automatisierungen können aber unternehmens-, abteilungs-, system- und betriebsübergreifend umgesetzt werden. Nachstehend finden Sie typische Beispiele, was mit Automatisierung innerhalb der Geschäftsprozesse in verschiedenen Branchen möglich ist:

• Analysen
• Genehmigungsanfragen
• Spesenmanagement
• E-Mail-Marketing
• Soziale Netzwerke
• Onboarding neuer Mitarbeiter und Kunden
• Workflow-Aufgaben
• Forderungsabwicklung
• Individuelle Berichte und Auditing

Wie Sie sehen, deckt Automatisierung eine große Bandbreite von Branchen und Geschäftsanforderungen ab, angefangen beim Suchen neuer Mitarbeiter in der Personalabteilung bis hin zum Forderungsmanagement im Versicherungswesen und Genehmigungsanfragen in Fertigung und Lieferkettenmanagement. Automatisierungssoftware sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen eine individuelle Automatisierung erhält.

Wenn Sie auf der Suche nach einer für Ihr Unternehmen geeigneten Automatisierungssoftware sind, überlegen Sie, welche maßgeblichen Funktionen Sie am meisten brauchen. Bei der Suche sind folgende Fragen mitunter hilfreich:

• Arbeitet mein Unternehmen mit einem veralteten System und kann die jeweilige Automatisierungssoftware darin eingebunden werden?
• Wie hoch ist das Budget meines Unternehmens für Automatisierung?
• Welche Arten von Aufgaben sollen automatisiert werden, um die Geschäftsprozesse zu verbessern?
• Bin ich abhängig von einem Drittanbietersystem und funktioniert die jeweilige Automatisierungssoftware mit den derzeitigen Anwendungen Dritter?

Compliance

Viele Unternehmen haben heutzutage Schwierigkeiten, mit den sich stetig ändernden Auflagen Schritt zu halten. Dank Automatisierung aber können Ihre Digital Worker dafür sorgen, dass der Unternehmensbetrieb den Branchenauflagen entspricht. Das liegt daran, dass Digital Worker konsistent, verlässlich und genau arbeiten und ihre Arbeit dokumentieren, damit Sie eine komplette Einsicht in den Betrieb haben und dieser überprüfbar ist. Zudem machen Digital Worker im Gegensatz zu Menschen keine Fehler.

Kosteneinsparungen und Qualität

Weitere Vorteile sind Kosteneinsparungen und Umsatzentwicklung Wenn Digital Worker sicherstellen, dass automatisierte Prozesse ohne menschliche Fehler abgeschlossen werden, verbessert das auch die Qualität der Ergebnisse. So müssen weniger Stunden mit dem Korrigieren von Fehlern verbracht werden und Sie gewinnen Zeit, um das noch vorhandene Personal für höherwertige Arbeiten zu schulen.

Skalierbarkeit und Produktivität

Auch wenn Automatisierungssoftware mit anfänglichen Kosten verbunden ist, ist sie dank der einfachen Skalierbarkeit der intelligenten Automatisierung eine praktikable und kosteneffektive Geschäftslösung. Die Menge an Digital Workern kann entsprechend dem Bedarf im Unternehmens skaliert werden, um Produktivität und ROI zu verbessern.

Kundenzufriedenheit

Vergessen Sie zudem nicht die Automatisierungsvorteile für Mitarbeiter und Kunden. Ihre Kunden werden schneller erstklassig bedient, denn die Digital Worker sind routinemäßig rund um die Uhr im Einsatz. Und weil das Potenzial menschlichen Versagens entfällt, sind die Ergebnisse auch weitaus fehlerfreier. Durch die Einbindung von NLP-Technologien wie Chatbots können Kundenanfragen noch schneller abgewickelt werden.

Mitarbeiterzufriedenheit

Einmal befreit von monotonen Routinearbeiten können sich Ihre Mitarbeiter interessanteren Tätigkeiten widmen. Sie können sich weiterbilden und neue strategische Lösungen für das Unternehmen suchen, was die Bindung zum Arbeitgeber stärkt und die Mitarbeitermotivation beflügelt.