Comment automatiser la paie

Partout dans le monde, les ressources humaines n’ont plus qu’un mot à la bouche : automatisation. Il s’agit là d’une conséquence de la mondialisation, qui a rendu la concurrence plus féroce et impose aux entreprises modernes d’en faire plus, plus rapidement et avec moins de ressources. Dos au mur, elles n’ont que deux choix : évoluer ou rester à la traîne.

Cette pression pour plus d’agilité et d’efficacité pousse nombre d’entre elles à se pencher sur la façon dont leur personnel s’acquitte de tâches quotidiennes stratégiques, comme les achats, le reporting et la paie. Ces missions relevant du back-office se montrent souvent gourmandes en main-d’œuvre et répétitives, le cocktail idéal pour multiplier le risque d’erreurs humaines. Vos employés auront beau être scrupuleux et vigilants, ils finiront par trébucher face à des tâches qui se répètent pendant des heures, jour après jour.

Ces tâches pourtant essentielles, que l’on qualifie généralement de tâches à faible valeur ajoutée, siphonnent une grande partie des budgets d’exploitation des entreprises. Une étude conduite par EY estime par exemple qu’entre 20 et 60 % des coûts d’un équivalent temps plein (ETP) pourraient être économisés par leur automatisation.

De manière générale, l’intérêt de l’automatisation des tâches répétitives est évident. Mais intéressons-nous plus en détail à l’automatisation de certaines fonctions métier. Prenons la paie. En quoi ce service constitue-t-il le candidat idéal à l’automatisation robotisée des processus (RPA) ? Penchons-nous sur l’aspect pratique, et plus important encore, sur la mise en œuvre de l’automatisation.

Qu’est-ce que l’automatisation robotisée des processus ?

Commençons par définir ce que nous entendons par automatisation. En général, l’automatisation fait immédiatement penser aux véhicules autonomes ou aux robots immortalisés par la science-fiction. En vérité, l’automatisation est plus utile et accessible pour des tâches relevant du quotidien, qui dépendent de règles, sont souvent complexes et gourmandes en main-d’œuvre, et se retrouvent dans toutes les entreprises. Le cycle de paie en constitue un bon exemple.

L’automatisation robotisée des processus (RPA) est une méthodologie d’automatisation qui imite et intègre nos actions dans des systèmes digitaux. Elle utilise des scripts automatisés, des agents logiciels et des robots capables d’exécuter des tâches de routine à une vitesse et avec une précision bien supérieures à celles qu’un employé pourrait atteindre. Ces qualités en font le mécanisme idéal pour reproduire des tâches structurées, comme la saisie et la capture de données au sein de plateformes de paie, l’ouverture d’applications et la communication entre systèmes.

La RPA montre tout son potentiel dans les environnements répétitifs, basés sur des règles, dans lesquels le robot doit exécuter encore et encore une tâche selon un modèle précis. Ces environnements présentent généralement une ou plusieurs des caractéristiques suivantes :

● Ils impliquent des calculs manuels.

● Ils présentent un point de départ et un point d’arrivée électroniques.

● Ils souffrent d’un taux élevé d’erreurs.

● Ils utilisent beaucoup de données.

● Ils sont répétitifs.

● Ils nécessitent un déclencheur électronique.

Pourquoi la gestion de la paie est-elle la candidate idéale à l’automatisation ?

Nous avons vu l’intérêt d’automatiser les tâches répétitives, mais pourquoi la gestion de la paie est-elle si adaptée à la RPA ?

Assez ironiquement, elle n’a pas toujours été considérée comme une candidate de choix pour l’automatisation. Le Global Payroll Management Institute a, par exemple, considéré que la RPA n’était pas capable de gérer la complexité des processus de paie manuels. Il estimait notamment que ces processus n’étaient pas documentés avec suffisamment de précision pour permettre à la RPA de l’imiter. Il faut dire qu’à la différence de l’intelligence artificielle (IA), la RPA se contente de suivre des processus, sans prendre de décision. Assez logiquement, l’absence de documentation universelle de la paie pour divers scénarios et types d’employés devait donc être résolue pour permettre le déploiement d’un logiciel d’automatisation.

Quelques années plus tard, les choses ont bien changé. La transformation digitale des fonctions de RH avance à grands pas, ce qui se traduit par une documentation appropriée dans la quasi-totalité des situations et par la disponibilité de nombreux outils capables de surmonter les difficultés de l’automatisation de la paie.

Nous pouvons donc revenir à notre problème initial avec une nouvelle perspective. Le traitement de la paie est bien adapté à la RPA, car il repose sur des règles. Pour le comprendre, penchons-nous sur les différents composants de ce processus. Tout d’abord, vous devez vous assurer que chacun reçoit la somme qui lui est due, déduction faite des taxes, des avantages sociaux, des contributions retraite, etc. Ensuite, vous devez veiller à ce que tous les collaborateurs soient payés au même moment, chaque mois. Enfin, vous devez connaître toutes les personnes en droit d’être payées, ayant rejoint ou quitté l’entreprise récemment, en arrêt prolongé ou dont la situation est particulière.

Le gestionnaire de paie passe probablement des heures à vérifier et revérifier ces informations, des heures qu’il aurait facilement pu consacrer à des tâches plus productives.

De plus, ces opérations sont peu intéressantes et répétitives, donc sujettes aux erreurs. Dans la plupart des entreprises, la paie est versée en fin de mois, la période la plus active du service financier. Fatigue, tâches minutieuses... Le duo idéal pour multiplier les erreurs administratives. Combien de fois un de vos collègues a-t-il touché un salaire trop ou pas assez élevé, s’est vu prélever trop de cotisations ou s’est vu déduire des sommes indues ?

Les logiciels de RPA réaliseront la même tâche pour moins cher, plus rapidement, et sauf erreur des règles ou du processus qu’ils doivent suivre, sans erreur.

Quels sont les avantages de l’automatisation de la paie ?

Nous avons déjà survolé certains des avantages de l’automatisation de la paie. Revenons-y plus en détail.

Économies

L’avantage le plus évident est, sans conteste, le coût. Sa réalité ne fait aujourd’hui aucun doute. 59 % des personnes interrogées dans le cadre de l’enquête mondiale de Deloitte sur la RPA ont cité la réduction des coûts parmi les avantages du déploiement de logiciels d’automatisation au sein de leurs systèmes de paie.

Ces économies peuvent être liées à l’amélioration de l’efficacité, car la RPA permet d’accomplir le processus bien plus rapidement. Elles peuvent aussi provenir de l’élimination d’erreurs coûteuses et gênantes qui sont plus ou moins inhérentes au processus de paie. La RPA peut également générer de la valeur dans d’autres fonctions des ressources humaines en permettant aux gestionnaires de paie de travailler sur d’autres projets et libérer tout leur potentiel.

Productivité améliorée

L’être humain est, par nature, peu efficace dans l’exécution de tâches répétitives sur des périodes prolongées. Il ne sert à rien de rejeter la faute sur les uns ou sur les autres : même les personnes les plus concentrées se fatiguent, s’ennuient ou sont interrompues. Notre cerveau exige des stimulations et des problèmes à résoudre en continu, des opportunités rarement offertes lors de l’intégration des nouvelles recrues ou le traitement des salaires.

Sans ces stimulations, l’ennui, la déconcentration et les erreurs sont inévitables... et la productivité régresse. La RPA ne souffre d’aucun de ces problèmes. Si elle a été calibrée correctement et suit un processus approprié, elle abat les tâches qui lui ont été confiées jusqu’à ce qu’elles soient terminées. Autre avantage, elle est bien plus rapide que les êtres humains.

Les tâches attribuées au robot de RPA ne sont pas les seules à bénéficier de cette productivité accrue. En délestant vos gestionnaires de paie des tâches répétitives et manuelles, vous leur donnez du temps pour travailler sur les aspects plus complexes et satisfaisants de leur poste, notamment ceux en lien avec la résolution de problèmes ou les interactions humaines. Le fait de confier des tâches à plus forte valeur ajoutée à votre personnel sera bénéfique pour les résultats de votre entreprise, mais améliorera aussi la satisfaction de vos collaborateurs et leur plaisir au travail, ce qui constitue un moteur de productivité supplémentaire.

Retour sur investissement (ROI)

La RPA offre un ROI quasiment inégalé. Des études menées par EY et Deloitte ont permis de déterminer que le ROI était atteint en moins d’un an. La RPA génère aussi des coûts d’exploitation très faibles. Son intégration à vos processus et systèmes de paie en place ne pose aucune difficulté et n’impose pas une refonte coûteuse ou chronophage.

Efficacité accrue

Nous l’avons vu lorsque nous avons parlé de productivité, un robot de RPA accomplit les tâches liées à la paie bien plus rapidement et en utilisant moins de ressources que les processus manuels. Pour des tâches isolées, comme le traitement des salaires, il s’agit déjà d’un avantage précieux. Sur plusieurs processus de logiciels de paie, cet avantage précieux se transforme en gains d’efficacité absolument incroyables.

Conformité et précision

Le premier est lié à la conformité. Cela a été prouvé, la RPA améliore la conformité réglementaire des entreprises. 92 % des personnes interrogées dans le cadre de l’étude internationale de Deloitte sur la RPA ont constaté une amélioration de la conformité après avoir mis en place la RPA. C’est un avantage particulièrement intéressant au sein des services paie, où la conformité avec le reporting fiscal réglementaire est essentielle, mais souvent gourmande en temps et en ressources.

La RPA peut aussi améliorer la qualité et la précision des fonctions RH. C’est encore une fois l’enquête de Deloitte qui vient le prouver. 90 % des entreprises interrogées ont cité la précision comme un avantage notable de l’adoption de la RPA.

Rien de surprenant à tout cela. Du point de vue de la conformité, un robot de RPA suit le processus de manière stricte, sans jamais s’en écarter, sauf erreur dans la logique des règles qui lui sont imposées. Il fournit également une piste d’audit mise à jour en permanence, un maillon essentiel de la conformité. Il en va de même pour la précision. Un robot de RPA suit à la lettre les règles et processus définis. Il y a peu de chance qu’il fasse des erreurs ou oublie des éléments.

Fiabilité

L’avantage le plus simple de la RPA réside dans la fiabilité de son automatisation des logiciels de paie. En raison de sa nature relativement simple, la RPA a peu de chance d’être victime de pannes durables, en particulier si elle est hébergée dans le cloud avec une garantie de disponibilité. À la différence des processus manuels, elle continue de tourner même si le bureau est fermé ou que d’autres services de l’entreprise sont victimes de perturbation.

Satisfaction des employés

Une solution de paie automatisée renforce la satisfaction des employés en limitant le temps qu’ils consacrent à des processus manuels et répétitifs. Les gestionnaires de paie peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui réduit leur charge de travail et leur stress. De plus, la précision accrue de la RPA dans les tâches administratives et la réduction des erreurs de paie leur permettent de consacrer moins de temps à la correction des problèmes liés aux salaires ou aux règles fiscales.

À quels processus de paie la RPA peut-elle être appliquée ?

Nous avons évoqué certains avantages de la RPA. Voyons maintenant à quelles fonctions de la paie elle est le plus adaptée.

Intégration et transfert d’employés

L’intégration des nouveaux employés dans l’ensemble des systèmes est un processus laborieux. Elle impose souvent de saisir à plusieurs reprises les mêmes données et de vérifier des informations dans plusieurs systèmes d’enregistrement des informations de paie. Comme nous l’avons vu, les saisies de données répétitives et monotones aboutissent à des erreurs. Avec la RPA, les agents virtuels mettent en permanence à jour les systèmes de gestion des données des employés, informent les parties prenantes à l’aide de notifications automatiques générées par les systèmes de paie et s’assurent que le bon montant est versé dans les temps aux employés.

Traitement des salaires

Le traitement des salaires est une tâche incontournable, mais souvent jugée rébarbative. Il peut prendre des heures, et la moindre erreur de calcul entraînera de beaux maux de tête. La RPA fluidifie considérablement ce processus. Sa capacité à gérer automatiquement les processus de paiement des employés sur plusieurs systèmes permet d’accélérer les paiements, d’assurer le respect des délais, d’économiser de l’argent et de limiter les erreurs.

Vérification des salaires

Comme le traitement des salaires, la vérification des sommes versées aux employés peut prendre un temps considérable, en particulier lorsque les salaires variables sont la norme, par exemple pour les commerciaux ou toute autre fonction commissionnée. Un agent virtuel pourra calculer ces changements, gérer les budgets salariaux et mettre à jour les enregistrements pour accélérer et simplifier le cycle de vérification.

Reporting fiscal

La gestion du reporting fiscal réglementaire demande beaucoup de ressources aux gestionnaires de paie, surtout si votre entreprise est présente dans plusieurs juridictions. La RPA allège considérablement ce fardeau. Les agents virtuels automatisent les transferts de données de paie et synchronisent le reporting entre plusieurs systèmes pour maintenir votre conformité indépendamment de la complexité de la structure de votre entreprise.

Gestion des avantages sociaux

Pour rester compétitif et attirer les meilleurs talents, vous devez proposer des avantages sociaux. Toutefois, leur administration peut monopoliser vos gestionnaires de paie. Le suivi des personnes bénéficiant d’une mutuelle, de packages salariaux ou de plans de retraite facultatifs absorbe du temps et des ressources. En automatisant les inscriptions, mises à jour, intégrations et prestations, la RPA vous permet de proposer des avantages de haut niveau sans accaparer vos ressources.

Automatisation de la paie : comment procéder ?

La paie fait partie des fonctions de RH les mieux adaptées à l’automatisation. Alors comment faire pour que la RPA ne soit plus un simple « bonus sympathique », mais un maillon essentiel du fonctionnement quotidien du service paie ?

La première chose à savoir, c’est que la RPA peut être adaptée à votre entreprise et votre personnel. Certaines entreprises ne commencent par automatiser que certains logiciels des systèmes de paie des employés, comme ceux dédiés au traitement des salaires et au reporting fiscal. On parle alors de RPA « tandem », car les employés travaillent de concert avec la RPA. Cette approche est généralement la plus adaptée si vous cherchez encore à démontrer l’intérêt de la RPA.

D’autres entreprises préfèrent automatiser l’ensemble du processus de paie dès le départ. On parle alors de RPA non assistée.

Une fois que vous avez décidé de l’approche à suivre, il ne vous reste plus qu’à cartographier minutieusement chaque processus à automatiser. Pour ce faire, procédez comme vous le feriez pour une nouvelle recrue : établissez un guide détaillé de chaque élément du processus, y compris les décisions binaires à prendre. Vous pourrez ensuite intégrer ces informations dans le logiciel de RPA et le mettre rapidement au travail.

L’automatisation change le monde du travail, et peu de tâches se prêtent aussi bien à la RPA que la gestion de la paie. Dans les services de comptabilité et de ressources humaines, cette activité mobilise des ressources et des compétences précieuses qui pourraient être dédiées à des tâches plus productives. Il existe désormais une option plus efficace et économique permettant d’épargner aux employés cette tâche pénible.