Automatisierung der Gehaltsabrechnung

Automatisierung ist innerhalb kürzester Zeit zu einem wichtigen Schlagwort in HR-Abteilungen geworden. In einem durch zunehmende Hektik geprägten, wettbewerbsintensiven internationalen Geschäftsumfeld wird es für Unternehmen immer wichtiger, mit weniger Zeit und Ressourcen mehr zu erreichen. Moderne Unternehmen haben die Wahl sich entweder weiterzuentwickeln, oder zu riskieren, den Anschluss zu verpassen.

Angesichts der Notwendigkeit von Agilitäts- und Effizienzsteigerungen sehen sich viele Unternehmen dazu veranlasst, die Herangehensweise ihrer Mitarbeiter an alltägliche Aufgaben wie Beschaffung, Reporting und Gehaltsabrechnung neu zu bewerten. Derartige „Back-Office“-Aufgaben sind häufig mühselig und repetitiv sowie besonders anfällig für menschliche Fehler. Seien wir einmal ehrlich: Selbst die fleißigsten Mitarbeitenden mit dem schärfsten Auge fürs Detail können sich nur für eine begrenzte Zeit pro Tag auf dieselben Routineaufgaben konzentrieren.

Diese wiederkehrenden und zugleich unerlässlichen Aufgaben verschlingen einen Großteil der Betriebskosten. Studien der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft EY zufolge könnten  20 - 60 % der für Vollzeitbeschäftigte anfallenden Kosten (FTE-Kosten) eingespart werden, wenn diese Tätigkeiten automatisiert würden.

Vieles spricht dafür, Routineaufgaben zu automatisieren. Dies gilt insbesondere für bestimmte Geschäftsfunktionen. Ein Beispiel hierfür ist die Gehaltsabrechnung. Doch was macht gerade diese zu einem so überzeugenden Kandidaten für die Robotic Process Automation (RPA)? Betrachten Sie das Ganze unter praktischen Gesichtspunkten und machen Sie sich Gedanken über die mögliche Umsetzung.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Um diese Frage zu beantworten, wollen wir zunächst näher darauf eingehen, was wir unter Automatisierung verstehen. Die meisten Menschen denken bei dem Wort „Automatisierung“ an fahrerlose Fahrzeuge oder Androiden aus Science-Fiction-Filmen. Die nützlichste und insgesamt zugänglichste Art von Automatisierung ist jedoch diejenige, die bei alltäglichen Aufgaben zum Einsatz kommt. Gemeint sind die regelbasierten, oftmals langwierigen und arbeitsaufwendigen Prozesse, die – wie z.B die Gehaltsabrechnung – an jedem Arbeitsplatz vorkommen.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Automatisierungsmethode, die menschliche Handlungen imitiert und in digitale Systeme integriert. Sie funktioniert  mit automatisierten Skripten, Software-Agenten und Bots, die Routineaufgaben mit einer Schnelligkeit und Genauigkeit erledigen können, die für reguläre Angestellte undenkbar wäre. Dadurch ist sie perfekt für die wiederkehrende Ausführung strukturierter Aufgaben wie die Dateneingabe und -erfassung in Gehaltsabrechnungssystemen, das Öffnen von Anwendungen oder die systemübergreifende Kommunikation geeignet.

RPA funktioniert am besten in repetitiven, regelbasierten Umgebungen, in denen ein Bot stets dieselbe Aufgabe nach einer Vorlage ausführen muss. Meist weisen diese Umgebungen eine oder mehrere der folgenden Eigenschaften auf:  Sie beinhalten manuelle Berechnungen.

• Sie verfügen über einen elektronischen Start- und Endpunkt.
• Sie zeichnen sich durch hohe Fehlerquoten aus.
• Sie sind datenintensiv.
• Sie sind repetitiv.
• Sie erfordern einen elektronischen Auslöser.

Warum die Gehaltsabrechnung ein geeigneter Kandidat für die Automatisierung ist

Nachdem wir bereits erläutert haben, was für die Automatisierung von Routineaufgaben spricht, lautet die nächste Frage, warum gerade die Gehaltsabrechnung ein ausgezeichneter Kandidat für RPA ist.

Tatsächlich herrschte vor noch nicht allzu langer Zeit eine völlig andere Auffassung vor. Ursprünglich ging das Global Payroll Management Institute davon aus, dass RPA nicht dazu in der Lage sei, mit der Komplexität manueller Gehaltsabrechnungsprozesse fertig zu werden. Als eines der größten Hindernisse wurde dabei der Umstand genannt, dass manuelle Gehaltsabrechnungsprozesse häufig nicht ausreichend auf der „Wenn-Dann“-Ebene dokumentiert seien. Genau diese Art von Anweisungen benötigt die RPA jedoch, um menschliches Verhalten nachahmen zu können. Im Gegensatz zu Künstlicher Intelligenz (KI) befolgt die RPA Prozesse, statt Entscheidungen zu treffen. Deshalb war es erforderlich, das Fehlen einer allgemeinen Gehaltsabrechnungsdokumentation über verschiedene Szenarien und Mitarbeitertypen hinweg anzugehen, bevor eine automatisierte Gehaltsabrechnungssoftware entwickelt werden konnte.

Nur wenige Jahre später zeigt sich bereits ein völlig anderes Bild. Die digitale Transformation von HR-Funktionen schreitet unaufhaltsam voran, sodass entsprechende Dokumentation inzwischen nahezu allgegenwärtig ist. Außerdem sind zahlreiche Tools verfügbar, mit denen sich Hindernisse auf dem Weg zur automatisierten Gehaltsabrechnung problemlos überwinden lassen.

Nun aber zurück zu unserer ursprünglichen Frage, die wir jetzt mit anderen Augen betrachten können. Die Gehaltsabrechnung ist deshalb ein hervorragender Kandidat für RPA, weil sie von Natur aus regelbasiert ist. Um dies zu veranschaulichen, wollen wir uns einmal vergegenwärtigen, woraus der Gehaltsabrechnungsprozess besteht. Erstens gilt es sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden den korrekten Betrag – unter Berücksichtigung möglicher Steuerabzüge, Entgeltumwandlungen, Rentenbeiträge oder Studienkredite – erhalten. Zweitens muss darauf geachtet werden, dass alle Gehälter jeden Monat zum gleichen Zeitpunkt ausgezahlt werden. Drittens ist es wichtig, den Überblick über alle Personen zu behalten, denen ein Gehalt zusteht, und auch solche, die kürzlich aus dem Unternehmen ausgeschieden sind oder neu eingestellt wurden, oder langfristig beurlaubt sind.

Verantwortliche aus der Buchhaltung, die Prozesse in Gehaltsabrechnungssystemen ausführen, verbringen in der Regel viele Stunden mit der Prüfung und Gegenprüfung dieser Informationen – Zeit, die für sinnvollere und produktivere Aufgaben eingesetzt werden könnte.

Darüber hinaus handelt es sich um vergleichsweise stumpfsinnige Routineaufgaben, die besonders fehleranfällig sind. In den meisten Unternehmen werden die Gehälter am Monatsende ausgezahlt – die bei weitem stressigste Zeit für die Finanzabteilung. Müde, überarbeitete Mitarbeiter vertragen sich jedoch nicht sonderlich gut mit methodischer Detailarbeit – vielmehr ergibt diese Mischung das perfekte Rezept für Verwaltungsfehler. Bestimmt kennen Sie selbst genügend Beispiele dafür, dass jemand in Ihrem Unternehmen zu viel oder zu wenig Gehalt erhalten hat oder die Höhe der Steuer- oder anderweitigen Abzüge falsch berechnet wurde.

RPA-Software erledigt dieselben Aufgaben bei geringeren Kosten, innerhalb kürzerer Zeit und noch dazu fehlerfrei (es sei denn, es gibt ein Problem mit den Regeln oder Prozessen, denen die RPA folgt). 

Vorteile der automatisierten Gehaltsabrechnung

Nachdem wir bereits einige der Vorteile der automatisierten Gehaltsabrechnung angesprochen haben, wollen wir uns diese nun näher ansehen.

Kosteneinsparungen

Der vielleicht offensichtlichste Vorteil einer automatisierten Gehaltsabrechnungslösung ist der Kostenaspekt. Und die finanziellen Vorteile der Automatisierung sind längst erwiesen. Rund 59 % der Teilnehmenden an der internationalen RPA-Umfrage von Deloitte gaben an, seit der Anwendung von Automatisierungssoftware auf ihre Gehaltsabrechnungssysteme von Kosteneinsparungen zu profitieren.

Diese sind möglicherweise eine Folge der Effizienzsteigerung, da RPA Prozesse wesentlich schneller ausführt. Vielleicht sind sie aber auch auf die Reduzierung kostspieliger Fehler zurückzuführen, die im Rahmen des Gehaltsabrechnungsprozesses unweigerlich entstehen, wenn Menschen beteiligt sind. Aber auch in anderen Bereichen des Personalwesens kann RPA einen Mehrwert bieten, da sie Mitarbeitende von Routineaufgaben befreit und ihnen Zeit für alternative Projekte schenkt, bei denen sie ihr volles Potenzial entfalten können.

Gesteigerte Produktivität

Wir Menschen sind nicht wirklich dafür gemacht, über längere Zeiträume hinweg immer wieder dieselben prozessgesteuerten Routineaufgaben auszuführen. Das liegt in der Natur der Sache. Selbst diejenigen unter uns, die sich besonders gut konzentrieren können, werden zuweilen müde, langweilen sich oder werden bei der Arbeit unterbrochen. Unser Gehirn verlangt nach permanenter Anregung und ist auf Problemlösung ausgerichtet – etwas, das einfache Verwaltungsaufgaben oder Gehaltsabrechnungsprozesse in den seltensten Fällen bieten.

Langeweile ist unweigerlich die Folge. Die Konzentration leidet, es passieren Fehler und auch bei der Produktivität müssen Abstriche gemacht werden. RPA hat keines dieser Probleme. Solange sie korrekt kalibriert wurde und einen tadellosen Prozess befolgt, bearbeitet sie die ihr übertragenen Aufgaben fleißig bis zum Ende. Und das um ein Vielfaches schneller als jeder menschliche Mitarbeitende.

Die Vorteile sind jedoch nicht darauf beschränkt, dass sich die einem RPA-Bot zugewiesenen Aufgaben durch gesteigerte Produktivität auszeichnen. Indem Sie Ihre für die Gehaltsabrechnung zuständigen Mitarbeitenden von manuellen Routineaufgaben befreien, schenken Sie ihnen automatisch mehr Zeit für die komplexeren, interessanteren Aspekte ihrer Arbeit, insbesondere diejenigen, die Problemlösungsfähigkeiten oder menschliche Interaktion erfordern. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf Ihr Geschäftsergebnis, sondern auch auf die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden aus – was wiederum die Produktivität beflügelt.

Return on Investment (ROI)

RPA bietet einen nahezu unübertroffenen ROI. Sowohl EY als auch Deloitte sind in Studien zu dem Ergebnis gekommen, dass die durchschnittliche Zeit bis zur Amortisierung weniger als ein Jahr betrug. Ein weiterer Vorteil sind die vergleichsweise geringen Betriebskosten. RPA lässt sich spielend leicht in Ihre vorhandenen Gehaltsabrechnungsprozesse und -systeme integrieren, ganz ohne kostspielige oder zeitaufwendige Überarbeitung.

Gesteigerte Effizienz

Ähnlich wie beim vorangegangenen Punkt in Bezug auf die Produktivität lässt sich feststellen, dass ein RPA-Bot Aufgaben rund um die Gehaltsabrechnung wesentlich schneller und mit weniger Ressourcen erledigt als es bei entsprechenden manuellen Prozessen der Fall ist. Für einzelne Aufgaben wie die Gehaltsverarbeitung kann dies von unschätzbarem Wert sein. Wird die RPA jedoch auf mehrere Softwareprozesse im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung angewandt, sind beträchtliche Effizienzsteigerungen für Ihr Unternehmen möglich.

Compliance und Genauigkeit

Der erste Vorteil bezieht sich auf die Compliance. RPA verbessert erwiesenermaßen die Compliance innerhalb von Unternehmen. In der internationalen RPA-Umfrage von Deloitte gaben 92 % der Teilnehmenden an, nach der Implementierung von RPA Compliance-Verbesserungen festgestellt zu haben. Dieser Aspekt ist für Lohn- und Gehaltsabteilungen besonders nützlich, da das Steuerberichtswesen besondere Anforderungen an sie stellt und die Sicherstellung der diesbezüglichen Compliance häufig zeit- und ressourcenintensiv ist.

Eng damit verbunden ist die Fähigkeit von RPA, die Qualität und Genauigkeit Ihrer HR-Funktionen zu verbessern. Auch dies wird durch die Antworten im Rahmen der internationalen RPA-Umfrage von Deloitte bestätigt. 90 % der befragten Unternehmen nannten Genauigkeit als einen erkennbaren Vorteil der Einführung von RPA.

In beiden Fällen sind die Gründe dafür relativ offensichtlich. Ein RPA-Bot hält sich streng an den vorgegebenen Prozess, ohne in irgendeiner Weise davon abzuweichen, wodurch die Compliance sichergestellt wird (es sei denn, die vorgegebenen Regeln enthalten einen Logikfehler). Außerdem stellt er stets einen aktualisierten Audit-Trail zur Verfügung, welcher ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil der Compliance ist. Mit der Genauigkeit verhält es sich ganz ähnlich: Ein RPA-Bot, der sorgfältig definierte Regeln und Prozesse befolgt, kann im Grunde keine Fehler machen oder Dinge übersehen.

Zuverlässigkeit

Der einfachste Vorteil ist die Zuverlässigkeit von RPA im Hinblick auf die Automatisierung von Softwarelösungen für die Gehaltsabrechnung. Aufgrund ihrer relativ einfachen Beschaffenheit ist es unwahrscheinlich, dass RPA von längeren Ausfällen betroffen ist, insbesondere wenn sie von einem Cloud-Anbieter mit garantierter Verfügbarkeit gehostet wird. Im Gegensatz zu manuellen Prozessen arbeitet RPA ununterbrochen weiter, und zwar auch dann, wenn das Büro geschlossen ist oder andere Bereiche des Unternehmens von Störungen betroffen sind.

Zufriedene Mitarbeiter

Eine automatisierte Gehaltsabrechnungslösung verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit, indem sie die für manuelle Routineaufgaben erforderliche Zeit reduziert. Stattdessen können sich die für die Gehaltsabrechnung zuständigen Teams auf höherwertige Aufgaben konzentrieren. Dadurch sinken sowohl die Arbeitsbelastung als auch der empfundene Stress. Außerdem sorgen die höhere Genauigkeit der RPA bei Verwaltungsaufgaben sowie die Reduzierung von Abrechnungsfehlern dafür, dass Mitarbeiter weniger Zeit für die Lösung von Problemen im Zusammenhang mit Gehältern oder steuerlichen Regeln aufwenden mussten.

Für welche Gehaltsabrechnungsprozesse ist RPA geeignet?

Nachdem wir uns einigen Vorteilen der RPA gewidmet haben, wollen wir uns nun ansehen, für welche Gehaltsabrechnungsfunktionen die Technologie am besten geeignet ist.

Onboarding und Versetzung von Mitarbeitenden

Das systemübergreifende Onboarding von Mitarbeitern ist ein arbeitsaufwendiges Verfahren. Häufig müssen Daten mehrfach eingegeben und Informationen in verschiedenen Systemen zur Speicherung von Gehaltsabrechnungsdatensätzen gegengeprüft werden. Und wie wir bereits erörtert haben, führt die stumpfe, wiederholte Eingabe von Daten früher oder später zu Fehlern. Beim Einsatz von RPA aktualisieren Digital Worker fortlaufend Systeme zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, informieren Stakeholder mithilfe automatisierter Benachrichtigungen und stellen sicher, dass die Mitarbeiter den richtigen Betrag zum richtigen Zeitpunkt erhalten.

Gehaltsabwicklung

Die Gehaltsabwicklung ist eine notwendige, jedoch nicht sonderlich beliebte Aufgabe. Sie kann Stunden dauern und Fehler bei der Gehaltsberechnung trüben die Stimmung unter den Mitarbeiten. RPA sorgt diesbezüglich für einen reibungslosen Ablauf. Dank ihrer Fähigkeit, Gehaltsprozesse über eine Vielzahl von Systemen hinweg automatisch zu verwalten, kann schneller, kosteneffizienter und fehlerfrei sichergestellt werden, dass die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter stets pünktlich erfolgt.

Gehaltsüberprüfungen

Ähnlich wie die Gehaltsverarbeitung kann auch die Überprüfung der Mitarbeitergehälter sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn regelmäßige Gehaltsanpassungen die Regel sind, beispielsweise in Vertriebs- oder anderen provisionsbasierten Umgebungen. Ein Digital Worker berechnet die Veränderungen für Sie, verwaltet das Gehaltsbudget und aktualisiert die zugehörigen Datensätze, wodurch Sie Zeit und Aufwand sparen.

Steuerberichtswesen

Die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben im Steuerberichtswesen verschlingt eine Menge Ressourcen. Das gilt umso mehr, wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Ländern tätig ist. RPA befreit Sie weitestgehend von dieser Last. Digital Worker automatisieren Gehaltsdatenübertragungen und synchronisieren Berichte über verschiedene Systeme hinweg, sodass Sie – unabhängig von der Komplexität Ihrer Unternehmensstruktur – stets alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

Verwaltung von Zusatzleistungen für Mitarbeitende

Das Anbieten von Zusatzleistungen für Mitarbeitende ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und als Unternehmen für die besten Fachkräfte attraktiv zu sein. Dies ist für Ihre Lohn- und Gehaltsabteilung jedoch oftmals mit viel Arbeit verbunden. Stets den Überblick darüber zu behalten, wer an Gesundheitsprogrammen oder Entgeltumwandlungssystemen teilnimmt oder zusätzliche Rentenbeiträge einzahlt, kostet Zeit und Ressourcen. Durch die Automatisierung von Abonnements, Updates, Anmeldungen und Bereitstellung können Sie mithilfe von RPA auf ressourcenschonende Weise erstklassige Zusatzleistungen bieten.

Automatisierte Gehaltsabrechnung: die Umsetzung

Die Gehaltsabrechnung ist eine der HR-Funktionen, die am besten für die Automatisierung geeignet sind. Wie aber gelingt es, RPA von einem „netten Feature“ zu einem integralen Bestandteil der täglichen Abläufe in Ihrer Lohn- und Gehaltsabteilung zu machen?

An dieser Stelle möchten wir als Erstes darauf hinweisen, dass RPA flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter angepasst werden kann. Einige Unternehmen automatisieren zunächst nur bestimmte Software für Gehaltsabrechnungssysteme, beispielsweise für die Gehaltsverarbeitung oder das Steuerberichtswesen. In diesem Zusammenhang spricht man auch von „Tandem-RPA“, was darauf zurückzuführen ist, dass reguläre Mitarbeitende und RPA Seite an Seite arbeiten. Dieser Ansatz eignet sich häufig am besten, wenn Sie einen Anwendungsfall für RPA erstellen möchten.

Andere Unternehmen wiederum automatisieren direkt den gesamten Gehaltsabrechnungsprozess. Das wird als „Unattended RPA“ bezeichnet.

Nachdem Sie sich für eine Vorgehensweise entschieden haben, müssen Sie nur noch die einzelnen Prozesse, die Sie automatisieren möchten, sorgfältig dokumentieren. Dabei können Sie in etwa so vorgehen, als würden Sie einem neuen Mitarbeiter Schritt für Schritt die einzelnen Elemente des Prozesses erklären, einschließlich aller erforderlichen Ja/Nein-Entscheidungen. Anschließend kann das Ganze in die RPA-Software eingegeben und im Handumdrehen aktiviert werden.

Automatisierung verändert die Arbeitswelt und es gibt nur wenige Aufgaben, die besser für RPA geeignet sind als die Gehaltsabrechnung. Buchhaltungs- und HR-Abteilungen weltweit binden wertvolle Fähigkeiten und Ressourcen für die Lohnbuchhaltung, die für nutzbringendere Aufgaben eingesetzt werden könnten. In Anbetracht des Vorhandenseins diese effizienteren, kostengünstigen Alternative, die zudem ohne Weiteres verfügbar ist, ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeitern unter die Arme zu greifen.