Life Healthcare, un groupe sud-africain spécialisé dans la gestion des établissements de soins de santé et hospitaliers, gère aujourd’hui 68 structures. Le groupe détient Alliance Medical Group, premier fournisseur indépendant d’imagerie médicale au Royaume-Uni et en Europe continentale. Life Healthcare améliore l’expérience des patients, des médecins et du personnel hospitalier grâce à ses services financiers et ses services aux patients d’Afrique du Sud, ainsi qu’à son service national de gestion des risques de crédit. La RPA permet à Life Healthcare de décharger son personnel des tâches manuelles répétitives, d’accélérer les délais de traitement et de fournir des soins de qualité aux patients pour continuer à leur rendre la vie plus facile.

Le défi

Life Healthcare rencontrait des goulots d’étranglement dans ses processus, ce qui empêchait son personnel d’effectuer des tâches à forte valeur ajoutée. Après la mise en œuvre de SAP dans ses services Pharmacie, Achats et Finances, le groupe a dû traiter des volumes extrêmement élevés de factures quotidiennes pour la comptabilité fournisseur des produits pharmaceutiques.

Au sein du service Finances, des employés étaient chargés de distribuer aux utilisateurs de l’ensemble du service les e-mails contenant en pièces jointes des factures au format PDF. L’ouverture de ces factures prenait du temps, car le processus nécessitait une saisie manuelle dans le système SAP, la création d’un numéro de document et le chargement de celui-ci dans le disque partagé SAP. Effectuée manuellement, cette tâche pouvait prendre au total entre 7 et 20 minutes par facture. 1 000 à 1 500 factures étaient reçues en moyenne chaque jour, alors qu’un employé ne pouvait en traiter qu’environ 80.

La solution

Life Healthcare a mis en œuvre les solutions Decipher IDP et RPA de SS&C Blue Prism pour éliminer ce goulot d’étranglement.

Un traitement des factures fournisseurs jusqu’à 5 fois plus rapide

Avec le traitement Decipher IDP de SS&C | Blue Prism, Life Healthcare a déployé des agents virtuels pour exécuter ses processus de bout en bout, en ne conservant qu’un humain dans la boucle pour vérifier les données. La facture PDF du fournisseur passe par l’outil de reconnaissance optique des caractères (OCR) de Decipher IDP pour en extraire les informations. Celles-ci sont ensuite transmises à un agent virtuel qui traite les données de la facture dans SAP en vue du paiement au fournisseur si les données de la facture correspondent à celles du bon de commande. Au lieu de passer 7 à 20 minutes sur une facture, le robot la traite en moins d’une minute et demie. Avec la dernière version de Decipher, Life Healthcare a atteint un taux de réussite de 70 à 80 % en automatisant le traitement des factures fournisseurs avec l’intervention humaine nécessaire. Grâce à l’implémentation de Decipher IDP et à la création d’un processus de RPA, Life Healthcare est en mesure de traiter 2 000 à 2 500 factures fournisseurs par jour, en fonction du nombre d’agents virtuels disponibles.

Life Healthcare a déjà automatisé 20 processus et prévoit d’étendre cette automatisation avec la RPA de SS&C Blue Prism. Le groupe espère faire évoluer son équipe interne pour optimiser ses coûts et autonomiser ses employés, mais également pour augmenter son retour sur investissement en automatisant davantage de processus dans l’ensemble de l’organisation.