백오피스 자동화가 제공하는 이점

생산성은 현대 비즈니스의 초석을 이룹니다. 속도와 역동성이 중요한 글로벌 경제에서 기업은 보다 적은 시간과 적은 리소스로 더 많은 일을 할 수 있어야 합니다. 그렇지 못하면 더 민첩하고 미래 지향적인 경쟁사에 뒤질 위험이 있습니다.

백오피스 태스크는 반복적이고 노동 집약적이며 시간 소모적인 경향이 있어 인간 오류에 취약합니다. 그러나 로봇 프로세스 자동화(RPA) 기술과 IA(지능형 자동화) 기술의 새로운 도약으로 이러한 태스크를 간소화할 수 있습니다. 이를 통해 조직들은 시간과 비용을 절감하고 직원들은 보다 흥미롭고 창의적인 태스크를 수행할 수 있습니다.

즉각적이고 정확한 결과는 현대 사회가 기대하는 가치이며 인력만으로 그러한 요구를 충족시킬 수 없습니다. 24시간 서비스를 제공하려면 시간과 비용이 소요되므로 기업 수익을 빠르게 잠식합니다. 바로 그러한 이유에서 이러한 문제들에 대한 효율적이고 비용 효과가 뛰어난 해결책으로 로봇 공학, AI(인공 지능) 및 비즈니스 프로세스 관리(BPM)에 대한 관심이 급등해왔습니다. 이제 백오피스 자동화 소프트웨어를 통해 간소화되었습니다.

백오피스 자동화의 의미

회사의 백오피스는 조직의 기관실입니다. 이곳에서 수행되는 작업 중 상당 부분이 귀사 비즈니스의 성패를 결정합니다. 중요한 백오피스 프로세스부터 먼저 변환하지 않고 비즈니스의 프론트 오피스 운영을 진화시키는 데는 분명한 한계가 있습니다. 기록 보관을 처리하는 재무 부서이든, 직원의 건강과 생산성을 유지·관리하는 HR 부서이든, 대량의 데이터 및 보안을 관리하는 IT 부서이든, 지속적인 조달을 보장하는 구매 부서이든, 특정 비즈니스의 성장 가능성을 결정하는 것은 종종 눈에 잘 띄지 않는 백오피스 업무입니다.

그러나 사람들은 하루에 몇 시간 동안 같은 반복 태스크에만 집중하는 데는 한계가 있습니다. 한계를 넘기면 실수가 속출하고 진행 속도도 둔화됩니다. 다수 조직이 수백 또는 수천 개의 애플리케이션을 보유하고 있으며, 따라서 비효율적인 레거시 시스템이나 사일로화된 데이터 소스가 발생할 여지가 있습니다. 이로 인해 생산성을 저해하고 고객 경험에 좋지 않은 영향을 미칩니다.

백오피스 태스크가 많은 조직의 운영 비용 중 상당 부분을 차지하는 것도 놀라운 일이 아닙니다. 실제로 EY 사의 연구에 따르면 급여 업무를 자동화할 경우, 기초 정규 직원(FTE) 비용의 약 20~60%를 절약할 수 있는 것으로 나타났습니다.

RPA 사용 시, 송장 발행 및 데이터 입력과 같은 일상적이고 많은 시간이 소요되는 태스크를 대량으로 보다 효율적이고 정확하고 비용 효율적인 형태로 처리할 수 있습니다. 다음을 포함하여 다양한 백오피스 영역에서 RPA가 제시하는 이점을 누릴 수 있습니다.

백 오피스 태스크가 RPA에 적합한 이유

앞서 언급했듯이 백오피스 업무 부서의 태스크 중 다수는 반복적이고 규칙에 기반한 업무입니다. 데이터 입력, 급여 및 일상적인 HR 관리를 생각해 보십시오.

이러한 유형의 업무는 RPA가 진가를 발휘하는 부분입니다. RPA는 디지털 시스템 안에서 인간의 행동을 모방하고 통합하는 형태로 구축되었습니다. RPA는 애플리케이션을 열고, 데이터를 캡처·입력하고, 응답을 트리거하고, 다른 시스템과 통신합니다.

RPA에 있어 최상의 환경은 반복적으로 입력되는 특정 데이터 필드가 있는 규칙 기반의, 일관되게 순차적으로 템플릿에 의해 주도되는 환경입니다. 일반적으로 이러한 태스크에는 다음과 같은 핵심 특징이 하나 이상 있습니다.

수기 계산
전자식 시작점과 종료 지점
높은 오류 발생률
데이터 집약적
반복적
전자적 트리거가 필요함

많이 들어본 이야기인가요?

RPA는 백오피스에 기대하는 많은 태스크를 사람보다 빠르고 정확하게 처리하도록 특별히 설계되었기 때문입니다.

급여 처리 업무는 RPA 지원 활동의 훌륭한 예 가운데 한 영역입니다. 정확한 세금, 학자금 대출 및 급여의 정확한 공제액 산출 기능과 함께 모든 사람이 정확한 금액을 정시에 받는 방법을 정의하는 명확한 규칙이 존재합니다.

급여 업무 담당 회계 담당자가 이러한 정보를 확인하려면 몇 시간은 소요됩니다. 인간 오류가 발생하기 쉬운 따분한 작업입니다. 직원 급여 미달과 같은 실수의 대부분은 태스크를 완료한 후에야 발견됩니다.

RPA를 사용하면 동일한 태스크에 소요되는 시간과 비용을 대폭 절감하고 실수도 줄입니다.

RPA을 도입하기에 적합한 일상적인 사무관리 태스크는 얼마든지 있지만, 몇 가지 예를 들어보겠습니다.

송장 처리
계정 대사
데이터 입력
엔터프라이즈 리소스 계획
조달에 필요한 추적·주문
보고
시스템 쿼리
고객 온보딩
데이터 유효성 검사

이러한 태스크의 대부분은 간단한 프로세스를 따르므로 인공 지능이나 머신 러닝을 배포할 필요가 없습니다. 마찬가지로 현재 사용 중인 기존 프로세스를 바꿀 필요가 없습니다. 규칙 기반 자동화를 사용하여 완료하면 됩니다.

측정 가능한 혜택

앞서 RPA가 인간의 실수를 줄이는 방법에 대해 간략하게 설명했지만, 그 잠재력은 단순한 오류 감소 차원을 크게 뛰어넘습니다. 프로세스 자동화는 비즈니스가 사무관리 및 기타 백오피스 태스크를 수행하는 방식 자체를 완전히 변모시킬 수 있습니다.

우수한 생산성

자동화가 일자리를 '대체'할 것이라는 두려움이 존재합니다. 현재 인간이 수행하는 일부 직무 역량의 무의미해질 가능성이 있는 것은 사실입니다. 예를 들어 Mckinsey는 예측 가능한 물리적 작업의 81%, 데이터 처리 업무의 69%, 데이터 수집 활동의 64% 이상이 자동화될 수 있을 것으로 추정합니다.

그러나 RPA를 휴먼 워커에 대한 위협으로 묘사하는 것은 RPA는 물론 인간의 잠재력을 과소평가하는 데서 비롯됩니다. 실수와 비용을 넘어 인간의 마음은 방황합니다. 인간은 지루해지거나 피곤해지거나 방해를 받습니다. 많은 경우에 인간은 일을 즐기지 않습니다. 이러한 성향은 생산성 또는 직원 복지 측면에서 이상적이지 않습니다.

이렇듯 더 나은 대안이 있음에도 불구하고 우리가 인간에게 이러한 태스크를 수행하도록 계속 요구하는 이유는 과연 무엇일까요? 사람들은 세상의 그 어떤 로봇도 따라올 수 없는 재능을 지니고 있습니다. 우리는 창의적이고 공감력을 지니고 있으며, 섬세한 의사 소통이 가능하며 문제 해결 능력도 뛰어납니다.

이러한 모든 역량을 갈고 닦아 뛰어난 고객 경험을 제공하거나 비즈니스를 새롭고 흥미진진한 방향으로 유도할 수 있습니다. RPA는 반복적인 백오피스 태스크에서 인간을 대체함으로써 인간 직원이 적합하지 않은 작업에서 벗어나 훨씬 더 큰 비즈니스 가치를 창출할 활동으로 인도하는 것이 전부입니다.

비용 절감

백오피스 자동화가 제시하는 또 다른 중요한 이점은 비용 절감입니다. Deloitte 사 의 글로벌 RPA 설문조사 결과, 59%의 응답자가 자동화 소프트웨어를 급여 시스템에 배포한 이후 비용 절감 이점을 얻었다고 응답했습니다. 한편, EY 사의 연구에서는 RPA가 기본 정규 직원에 소요되는 비용의 20~60%에 이르는 비용 절감 효과를 제공할 수 있을 것으로 추정합니다.

효율성 제고를 통해서든, 많은 비용이 소요되는 오류를 제거하든, 프로세스 자동화를 사용하면 수작업으로 프로세스를 수행하는 것보다 훨씬 비용 효율적인 경우가 많습니다.

정확도 개선

데이터 입력이나 보고와 같은 프로세스를 자동화하는 회사들은 출력물의 정확성과 품질이 대폭 향상하는 결과를 목격합니다. Deloitte 사의 글로벌 RPA 설문조사 결과, 약 90%의 응답자가 자사 조직에서 이 기술의 사용을 통해 정확도가 개선되었다고 말합니다.

제공된 RPA는 올바른 규칙을 따르며 실수가 발생한 사례는 거의 없습니다.

규정 준수 향상

또한, RPA는 귀사 비즈니스의 규정 준수에 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 실제로, Deloitte의 Global RPA 설문 조사 응답자들에 따르면 정확도를 넘어 개선의 여지가 있는 유일한 영역은 규정 준수(92%)인 것으로 나타났습니다.

이러한 응답이 두드러지게 눈에 띄는 이유는 두 가지가 있습니다. 첫째, 엄격한 규정 준수 프로세스를 따르는 디지털 워커는 프로세스 자체 결함이 없는 한, 해당 프로세스의 범위를 이탈하지 않습니다. 이것만으로도 규정 준수 능력이 즉각 향상됩니다. 추가로, RPA는 규정 준수에 필수적인 완벽하게 유지·관리되는 정확한 감사 추적 기능을 제공합니다.

효율성 제고

디지털 워커는 동일한 태스크 처리 속도가 사람보다 훨씬 빠릅니다. 결국, 로봇은 피곤을 느끼거나 주의력을 잃지 않을 것입니다. 피로와 주의력이 미치는 영향이 누적된다고 가정할 때, RPA는 동일한 작업을 보다 적은 시간에 더 우수하게 완료할 수 있습니다.

신뢰성

신뢰성은 RPA가 제시하는 단순한 이점으로 간과해서는 안 됩니다. RPA는 휴식 시간 없이 작동하며 특히 상당한 가동 시간을 보장하는 SS&C | Blue Prism® Cloud와 같은 클라우드 공급자가 호스팅할 경우, 장시간 장애로 중단될 가능성이 낮습니다. 업무가 처리되는 모든 지점에서 24시간 자동화를 통해 무엇을 달성할 수 있는지 상상해 보십시오.

올바른 쇼어링

과거, 비용 절감은 곧 인력의 일부를 해외로 이전하는 것을 의미했습니다. 이러한 비용 절감 기법은 품질 관리와 책임 의식에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. RPA는 비즈니스에 지리적 독립성을 제공함으로써 해외 일자리에 의존해야 할 필요성을 줄이고 예산을 준수할 수 있게 해줍니다.

ROI(투자 수익률)

마지막으로 RPA는 뛰어난 수준의 ROI를 제공합니다. Deloitte 사와 EY 사 모두 RPA의 평균 회수 기간을 1년 미만으로 추정합니다. 그리고 기존 프로세스를 전반적으로 뜯어고칠 필요가 없습니다. RPA 도입에 필요한 운영 비용(OPEX)은 상대적으로 적으며, AI(인공 지능)이나 머신 러닝은 자동화할 수 있는 태스크 영역을 확대합니다.

실제 적용 사례

RPA가 제시하는 이점에 대해 논의했지만, 실제로 비즈니스에 적용했을 때 어떤가요? 몇 가지 사용 사례를 살펴보겠습니다.

재무

RPA는 직원이 데이터를 더 빨리 찾을 수 있게 지원합니다. 재무 부서에서 이러한 지원 기능은 실시간 수익 추적, 문서 관리, 임대 계약 검토 및 각종 예측 도구 사용에 도움이 될 수 있습니다. 디지털 워커는 귀사 백오피스 요건을 토대로 예측, 맞춤 구성, 학습하고 진화합니다.

재무 분석가라면 스프레드시트나 시장 보고서를 통해 검색할 필요 없이 RPA 봇을 사용하여 시스템을 둘러보고 정보를 추적할 수 있습니다. 지능형 자동화 기술은 실시간 사기 및 이상 징후를 추적하여 위험과 낭비를 축소할 수 있습니다. 그 밖에도 데이터 암호화 소프트웨어 덕분에 역대 최고의 속도로 안전하게 트랜잭션을 처리합니다.

IA는 효율적이고 비용을 절감하는 프로세스를 구축합니다. 외상 매입금·외상 매출금 자동화는 자동화된 워크플로를 통해 전자 송장을 처리하며, 인간보다 훨씬 많은 송장을 처리합니다. 직원이 구매 주문서 데이터를 수동으로 입력해야 하지만, RPA가 처리하면 더 짧은 시간에 오류 없이 처리합니다.

계정 처리 업무를 자동화하면 송장 데이터의 수기 입력 및 회람 필요성을 제거하여 비용을 절감합니다. 송장 발행이든, 주문 이행이든, 주문 처리이든, 현금 배정 업무이든, 통합 RPA를 사용하면 모든 업무가 훨씬 간단해집니다. 조달, 재무, 회계 및 보고 업무와 같은 반복적이고 노동 집약적인 태스크를 자동화하면 백오피스 기능을 한 차원 향상시킬 수 있습니다. RPA는 백오피스 재무 프로세스를 보다 효율적이고 정확하고 비용 효과적인 형태로 개선합니다.

신용정보 처리 회사의 예를 고려해보십시오. 이 조직이 고객 부채에 대한 신용 데이터를 배정, 대사하고, 처리한다고 가정하겠습니다. 당연히 대량 파일과 데이터를 수작업으로 처리하면 오류 발생 위험이 크며, 규정 준수 문제가 발생할 수 있고 고객에게 부정적인 영향을 미칠 가능성이 있습니다. 이러한 문제는 금융 비즈니스에서는 허용되지 않는 문제입니다.

이러한 상황이야말로 RPA 배포에 적합한 영역입니다. 그렇게 함으로써 기업은 직원의 워크플로에서 반복적이고 오류가 발생하기 쉬운 이러한 태스크를 줄이고 궁극적으로는 원천 제거할 수 있습니다. 결과적으로 비즈니스는 정확성 향상, 규정 준수 개선, 비정상적 케이스 및 데이터 정리와 같은 비즈니스에 중대한 영향을 미치는 다른 태스크에 직원을 투입할 수 있게 됩니다.

HR 및 급여 부서

매년 500명에 이르는 직원의 온보딩·오프보딩 업무를 관리하는 약 5,000여 직원을 고용 중인 중소기업을 가정한 예를 들어 보겠습니다. 평균치를 상회하는 직원 이직률로 인해 가뜩이나 복잡하고 리소스 집약적인 HR 시스템으로 인해 더욱 복잡해집니다.

RPA는 이러한 유형의 문제를 해결하기에 이상적인 도구입니다. 프로세스 자동화를 사용하면 비즈니스의 개별 시스템을 단일 엔드투엔드 워크플로에 연결하여 효율성을 개선하게 됩니다. 한편, 온보딩·오프보딩 태스크는 사람들이 처리하는 것과 동일한 방식으로 진행하며, 훨씬 더 빠르고 오류 발생 확률도 낮습니다.

직원이 개입하여 데이터를 다시 입력할 필요가 없으므로 조직은 사람들이 입사하거나 퇴사할 때 효율성과 데이터 보안 향상 효과를 누릴 수 있습니다.

뉴 노멀

자동화가 지닌 잠재력은 우리의 집단적 상상력을 집중시킵니다 그러나 반복적이고 비생산적인 작업으로부터 직원을 해방시킬 기회가 기업에 이렇게 가까이 다가온 시기는 과거에 없었습니다.

Mckinsey는 향후 10~15년 사이 자동화 및 AI 기술의 채택이 직장 환경에 변화를 가져와 경제 성장과 기업 실적 향상으로 이어질 것으로 예측합니다.

이러한 환경에서 RPA와 같은 기술은 도박이 아닌 현명한 투자인 것으로 보입니다. 다수 기업이 이미 이러한 환경에 대응하고 있습니다. Deloitte 사의 글로벌 RPA 설문조사 응답자 중 약 53%가 이미 RPA 여정을 시작했으며, 이 수치는 향후 2년 내에 72%로 증가할 것으로 예상됩니다.

귀사는 이보다 우수한 리소스 배정 기법을 고려하고 있습니까? RPA는 귀사의 업무 처리 방식을 어떻게 변화시킬 수 있을까요?