A produtividade é a base das empresas modernas. Em uma economia global caracterizada por velocidade e dinamismo, as empresas precisam fazer mais em menos tempo e com menos recursos. Sem isso, o risco é ficar para trás das concorrentes mais ágeis e modernas.

Tarefas administrativas costumam ser repetitivas, laboriosas e demoradas, o que as deixa expostas a erros humanos. Entretanto, com os avanços promissores da automação robótica de processos (RPA) e da automação inteligente (AI), elas podem ser simplificadas, economizando tempo e dinheiro da organização e liberando os funcionários para tarefas mais interessantes e criativas.

A sociedade moderna espera resultados precisos e imediatos, algo que pessoas sozinhas não conseguem oferecer. Oferecer serviços 24h custa tempo e dinheiro e corrói rapidamente a lucratividade das empresas. É por isso que vemos uma explosão no interesse por robótica, inteligência artificial (IA) e gestão de processos de negócios (BPM), que oferecem respostas eficientes e econômicas. Agora, os softwares de automação administrativa simplificaram tudo.

O que significa automação administrativa

Seu administrativo é a sala de máquinas da organização. O trabalho feito nele determina boa parte do sucesso dos negócios. As operações de contato com o público não vão muito longe sem uma transformação dos processos administrativos fundamentais. Na administração financeira e no registro de dados, no RH que mantém a saúde e a produtividade de seus funcionários, no TI que gerencia grandes volumes de dados e segurança ou em Compras, que garante seus suprimentos, é quase sempre um trabalho pouco reconhecido que define o potencial de crescimento da empresa.

Porém, as pessoas só conseguem se concentrar em tarefas repetitivas por algumas horas ao dia. Depois, aumenta o número de erros e a produtividade diminui. Muitas organizações têm centenas e até milhares de aplicativos, o que abre espaço para sistemas legados ineficientes e fontes de dados não integradas. Isso reduz a produtividade e prejudica a experiência do cliente.

Como era de se esperar, as tarefas administrativas também são responsáveis por boa parte dos custos operacionais. Na realidade, a EY estima que seria possível economizar de 20% a 60% dos custos fixos de funcionários em tempo integral (FTE) com a automação desse trabalho.

Com a RPA, grandes volumes de tarefas rotineiras demoradas, como faturamento e registro de dados, podem ser realizadas com mais eficiência, precisão e economia. Várias áreas administrativas podem melhorar com a RPA, como:

• Compras
• Finanças e contabilidade
• Cadeia de suprimentos
• Recursos Humanos
• Vendas e Marketing
• Folha de pagamentos
• Gerenciamento de experiência de clientes
• Emissão de relatórios
• Central de serviços corporativos
  

Por que as tarefas administrativas são adequadas à RPA

Como já dissemos, muitas tarefas de departamentos administrativos são repetitivas e baseadas em regras, como registro de dados, folha de pagamentos e administração rotineira de RH.

Esse tipo de trabalho é onde a RPA se sai melhor. Ela foi feita para imitar e integrar ações humanas em sistemas digitais. A RPA abre aplicativos, captura e registra dados, aciona respostas e se comunica com outros sistemas.

Os melhores ambientes para RPA são baseados em regras, estão sempre ordenados e usam modelos, com campos específicos para dados que são registrados repetidas vezes. Geralmente, essas tarefas têm pelo menos uma destas características:

• Cálculos manuais
• Inicialização e finalização eletrônica
• Altas taxas de erros
• Uso intensivo de dados
• Repetição
• Exigem acionamento eletrônico

Parecem familiares?

É porque á RPA foi projetada especificamente para gerenciar diversas das tarefas que você encontraria em um setor administrativo, só que com mais rapidez e precisão que uma pessoa.

A folha de pagamentos é outro ótimo exemplo de atividade preparada para RPA. Existem regras claras que definem como cada pessoa deve ser paga, o valor correto, o prazo e as deduções fiscais, de empréstimos e benefícios.

Contadores de folha de pagamento passam horas conferindo essas informações. É um trabalho tedioso e suscetível a erros humanos. A maioria dos erros, como pagar funcionários a menos, só são descobertos depois que a tarefa foi concluída.

Com a RPA, a mesma tarefa leva bem menos tempo, com menos custo e menos erros.

São incontáveis as tarefas administrativas cotidianas prontas para RPA. Veja alguns exemplos:

• Processamento de faturas
• Reconciliação e contas
• Entrada de dados
• Planejamento de recursos empresariais
• Rastreamento pedidos de compras
• Emissão de relatórios
• Consultas em sistemas
• Integração de clientes
• Validação de dados

Muitas dessas tarefas seguem processos claros, sem necessidade de implementação de inteligência artificial ou aprendizado de máquina. Também não é preciso mudar os processos que já funcionam: basta usar automação baseada em regras para realizá-las.

Vantagens mensuráveis

Já mencionamos como a RPA pode eliminar erros humanos, mas seu potencial vai muito além da mera redução de erros. A automação de processos pode transformar completamente a administração e outras tarefas de gestão da empresa.

Mais produtividade

Alguns temem que a automação “substitua” empregos. É verdade que algumas tarefas que hoje são realizadas por pessoas devem perder sua importância. Por exemplo, a McKinsey estima que é possível automatizar mais de 81% do trabalho físico previsível, 69% do processamento de dados e 64% das atividades de coleta de dados.

No entanto, pintar a RPA como ameaça aos trabalhadores humanos é subestimar o potencial tanto da RPA quanto dos humanos. Além dos erros e do custo, nossa mente viaja, ficamos entediados e cansados, somos interrompidos. Em muitos casos, simplesmente não gostamos do trabalho. Isso não estimula produtividade nem bem-estar para os funcionários.

Então, por que continuamos querendo que humanos realizem essas tarefas, se existem uma opção melhor? As pessoas têm talentos que nenhum robô do mundo pode alcançar. Somos criativos, podemos demonstrar empatia, nos comunicar com nuanças e resolver problemas com excelência.

Todas essas habilidades podem ser aproveitadas para oferecer uma experiência do cliente inigualável ou levar a empresa por caminhos novos e revolucionários. Assumindo as funções repetitivas da administração, a RPA só está liberando os funcionários das tarefas que não servem para eles e encaminhando-os para atividades que trazem muito mais valor para a empresa.

Redução de custo

Outra vantagem importante da automação administrativa é a redução de custos. 59% dos entrevistados da Pesquisa Global de RPA da Deloitte citaram redução de custos com a implementação de RPA na empresa. A EY, por sua vez, estima que a RPA traga economias de 20% a 60% do custo fixo por FTE.

Seja pelo aumento de eficiência ou redução no número de erros que custam dinheiro, usar a automação de processos costuma ser muito mais econômico do que executar processos manualmente.

Mais precisão

As empresas que automatizam processos como registro de dados ou relatórios percebem melhorias significativas na precisão e qualidade dos resultados. Aproximadamente 90% dos entrevistados da Pesquisa Global de RPA da Deloitte afirmaram que a tecnologia melhorou a precisão em sua organização.

Se a RPA receber as regras corretas, erros serão raros.

Aumento de conformidade

A RPA também pode melhorar a conformidade da empresa. Na verdade, a única área que melhorou mais do que a precisão, segundo os entrevistados da Pesquisa Global de RPA da Deloitte, foi a conformidade (92%).

Isso se destaca por dois motivos: Primeiro, um operador digital que siga um processo rígido de conformidade jamais fará desvios, a não ser que haja uma falha no processo. Isso melhora imediatamente a conformidade. Além do mais, a RPA fornece uma trilha de auditoria totalmente atualizada e precisa, essencial para a conformidade.

Mais eficiência

Operadores digitais muitas vezes realizam as mesmas tarefas muito mais rápido que pessoas. Afinal, um robô não se cansa, nem se distrai. O acúmulo desses atrasos permite que a RPA realize o mesmo trabalho (ou melhor) em menos tempo.

Confiabilidade

A confiabilidade é uma vantagem simples, que não deve ser subestimada. A RPA opera sem pausas e raramente fica inativa por longos períodos, principalmente se estiver hospedada em um fornecedor de nuvem que garante disponibilidade como a SS&C | Blue Prism® Cloud. Imagine o que você pode conquistar com automação disponível 24 horas por dia, em qualquer lugar onde opere.

Terceirizar corretamente

No passado, a redução de custos exigia terceirizar para o exterior parte da força de trabalho. Essa economia podia prejudicar o controle de qualidade e a responsabilização. A RPA oferece independência geográfica, reduzindo a necessidade de contratações internacionais e mantendo seu orçamento.

Retorno sobre investimento (ROI)

Por fim, a RPA oferece ROI impressionante. Tanto a Deloitte quanto a EY estimam que o prazo médio de retorno da RPA está abaixo de um ano. E não é preciso reformar os processos existentes. A despesa operacional (OPEX) de implementação da RPA é relativamente pequena, e a inteligência artificial (IA) ou o aprendizado de máquina (ML) podem expandir as possibilidades de automação.

O que acontece na prática

Discutimos as vantagens da RPA, mas como isso funciona na aplicação na empresa? Vejamos alguns casos de uso. 

Financeiro

A RPA ajuda funcionários a encontrar dados com mais rapidez. Em finanças, isso significa acompanhar ganhos minuto a minuto, gerenciar documentos, analisar contratos de empréstimo e usar ferramentas de previsão. Os operadores digitais preveem, personalizam, aprendem e evoluem conforme as necessidades da sua área administrativa.

Em vez de pesquisar em planilhas ou relatórios de mercado, os analistas financeiros podem aplicar os robôs de RPA para varrer o sistema e localizar informações. A automação inteligente encontra fraudes e anomalias em tempo real, reduzindo riscos e desperdício. Além disso, as transações são mais seguras e rápidas do que nunca, graças aos softwares de criptografia de dados.

A IA configura processos eficientes e econômicos. A automação de contas a pagar e a receber deve processar faturas eletrônicas com seus fluxos de trabalho automatizados, processando muito mais faturas do que os colegas humanos. Um funcionário precisaria digitar manualmente os dados de pedidos de compra, mas a RPA processa isso mais rápido e sem erros.

O processamento de contas automatizado reduz custos, eliminando o registro e encaminhamento manual de dados de faturas. Seja no trabalho com faturas, execução e processamento de pedidos ou alocação de caixa, tudo fica muito mais simples com a RPA integrada. Você melhora a funcionalidade da área administrativa com a automação de tarefas repetitivas e trabalhosas como compras, finanças, contabilidade e relatórios. A RPA torna seus processos financeiros administrativos muito mais eficientes, precisos e econômicos.

Considere o exemplo de uma empresa de processamento de crédito. Imagine que a organização faz alocação, reconciliação e processamento de dados de crédito das dívidas dos clientes. Naturalmente, o processamento manual de grandes volumes de arquivos e dados resulta em alto risco de erros, possíveis problemas de conformidade e impacto para os clientes, todos inaceitáveis para uma área financeira de sucesso.

Essa é a situação ideal para implementação de RPA. Assim, a empresa pode reduzir (e possivelmente eliminar) dos fluxos de trabalho dos funcionários essas tarefas repetitivas e sujeitas a erros. O resultado para a empresa pode ser uma melhora na precisão, conformidade e tempo livre para a equipe se dedicar a outras tarefas fundamentais para os negócios, como resolver anomalias e limpar dados. 

RH e folha de pagamentos

Vejamos o exemplo hipotético de uma empresa média, com aproximadamente 5.000 funcionários, gerenciando integração e rescisão de 500 pessoas por ano. Uma rotatividade acima da média fica ainda pior quando o sistema de RH é complexo e exige muitos recursos.

A RPA é a ferramenta ideal para resolver esse tipo de problema. Com automação de processos, os sistemas desconectados da empresa se juntam em um só fluxo de trabalho de ponta a ponta, ampliando a eficiência. Enquanto isso, as tarefas de integração e rescisão são executadas como eram feitas pelos humanos, só que muito mais rápido e com menor probabilidade de erros.

Como não é preciso que os funcionários intervenham ou recadastrem dados, a organização consegue melhorar a eficiência e a segurança de dados quando alguém entra ou sai da empresa.

O novo normal

A possibilidade de automação acende nossa imaginação. No entanto, a liberação dos funcionários das tarefas repetitivas e improdutivas nunca foi tão fácil de ser alcançada, e nunca foi tão fácil expandir sua adoção.

A McKinsey prevê que, nos próximos 10 a 15 anos, a adoção de tecnologias de automação e IA transformará o local de trabalho, abrindo portas para crescimento econômico e melhoria no desempenho corporativo.

Nesse ambiente, tecnologias como a RPA são investimentos inteligentes, não apostas arriscadas. Muitas empresas já estão reagindo a essa tendência. Aproximadamente 53% dos entrevistados da Pesquisa Global de RPA da Deloitte já começaram sua jornada de RPA, um número que deve atingir 72% em dois anos.

Sua empresa está pensando em como melhorar a alocação de recursos? Como a RPA pode transformar nosso trabalho?