Healthcare Holdings Limited (HHL) ist ein Konzern aus dem Gesundheitswesen mit Sitz in Neuseeland, der Krankenhaus-, Diagnose- und fachärztliche Dienstleistungen anbietet. Für das Onboarding neuer Mitarbeiter nutzte HHL ein System namens Enboarder. Obwohl das System dem neuesten Stand der Technik entsprach, mussten die erfassten Informationen manuell in zahlreiche andere Systeme, darunter Systeme für die Gehaltsabrechnung und die Dienstplanung, übertragen werden. Dieser Prozess war nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig. Daher war HHL auf der Suche nach einer besseren Lösung.

Herausforderung: aufwendiger manueller Prozess

HHL betreibt zahlreiche Gesundheitseinrichtungen in ganz Neuseeland. Für das Onboarding neuer Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten kam ein digitales System zum Einsatz. Obwohl es sich um ein erstklassiges System handelte, mussten die erfassten Informationen manuell verteilt und in viele weitere HHL-Systeme hochgeladen werden. Ein menschlicher Mitarbeiter benötigte für diesen Prozess bis zu 45 Minuten für jeden neuen Mitarbeiter. Die betreffende Aufgabe war nicht nur repetitiv und zeitaufwendig, sondern zudem fehleranfällig. Da HHL sich bereits mit den Vorteilen der Digitalisierung für den Unternehmensbetrieb auseinandergesetzt hatte, war der Konzern entschlossen, die Lücke zwischen seinen Onboarding- und Betriebssystemen zu schließen.

Lösung: Digital Worker für Datenverarbeitung

Wenn Enboarder die relevanten Informationen neuer Mitarbeiter erfasst, kommt jetzt ein Digital Worker von Blue Prism, der vom Automatisierungsteam liebevoll auf den Namen Matilda getauft wurde, zum Einsatz und verteilt die Daten automatisch an alle relevanten HHL-Systeme. Matilda aktualisiert Angaben zu Dingen wie Gehaltsabrechnung, Dienstplanung, nächsten Angehörigen, Adresse und Notfallkontakt und ist sogar dazu in der Lage, die Qualifikationen neuer Mitarbeiter zu überprüfen, um deren Aktualität zu gewährleisten. Ein Prozess, der zuvor 30–45 Minuten dauerte, wird von Matilda innerhalb von ein bis zwei Minuten erledigt.