Imaginez un peu :des liasses de papier s’empilent sur votre bureau tandis que les photocopieuses martèlent une symphonie que vous ne connaissez que trop. Chaque document exige toute votre attention. Votre progression est lente et vous espérez ne rien oublier, tout en appréhendant déjà la perspective de devoir répéter ce processus laborieux. Cette scène vous semble familière ?

Pour beaucoup, c’est une réalité.

Même aujourd’hui, à l’ère du numérique, certaines entreprises traitent encore d’importants volumes de données sur papier. On estime que près de 80 % de ces données revêtent des formats non structurés : formulaires papier et notes manuscrites, reçus imprimés, etc. Le manque de ressources adéquates rend la lecture et l’analyse plus difficiles pour les machines et Forrester estime que 60 à 73 % des données sont inutilisées.

Pourtant, il existe une solution. L’utilisation combinée des technologies de reconnaissance optique des caractères (OCR) et d’automatisation robotisée des processus (RPA) peut réduire le temps passé à extraire manuellement des données, mettre fin aux tâches redondantes attribuées aux collaborateurs et faciliter la découverte d’informations clés dans des données que vous pensiez perdues. Abandonnez vos processus poussiéreux et dotez-vous d’un espace de travail plus fluide, où productivité et innovation sont les maîtres-mots.

Qu’est-ce que l’OCR ?

La reconnaissance optique des caractères (OCR) est une technologie qui permet de convertir des documents, des images et du texte manuscrit non structurés en formats structurés lisibles par des machines. Voici quelques exemples de données non structurées et de types de documents que l’OCR peut convertir :

• E-mails
• Contenu multimédia (photos numériques, fichiers audio et vidéo)
• Fichiers texte et documents numériques (PDF, notes et présentations)
• Réponses à une enquête (champs de commentaires libres)
• Documents numérisés (notes, formulaires et factures manuscrits)

Qu’est-ce que l’OCR dans le contexte de l’automatisation ?

En matière d’automatisation, l’OCR joue un rôle crucial dans la numérisation des processus papier. En extrayant la totalité des informations contenues dans les documents pour les convertir dans des formats lisibles par ordinateur, cette technologie dispense les collaborateurs humains de saisir manuellement les données. Celles-ci peuvent alors être transférées plus rapidement et plus efficacement dans tous les flux de travail de l’entreprise.

Bien que l’OCR soit un outil impressionnant, son plein potentiel n’est réalisé que lorsqu’il est utilisé avec d’autres applications et outils d’automatisation. C’est là que la RPA prend tout son sens.

Qu’est-ce que la RPA ?

RPA signifie automatisation robotisée des processus. La RPA utilise des robots logiciels pour automatiser les activités numériques effectuées jusqu’alors par un travailleur humain. Les logiciels de RPA imitent le comportement humain, ce qui leur permet de prendre en charge les tâches routinières et récurrentes pour lesquelles l’intelligence humaine n’est pas nécessaire. Par exemple, ils peuvent extraire des données de documents tels que des factures et déterminer s’ils doivent être rejetés ou soumis à d’autres applications pour approbation.

Pourquoi l’OCR est-elle utilisée avec la RPA et l’automatisation ?

Encore une fois, l’OCR est limitée lorsqu’elle est utilisée seule. Avec la RPA, elle permet dֺ’aller beaucoup plus loin. La RPA et l’OCR sont des technologies complémentaires qui, une fois combinées, peuvent automatiser les processus manuels de bout en bout. Elles permettent de créer un flux de travail efficace pour le décryptage des données, nécessitant peu d’interventions humaines, pour vous offrir un avantage concurrentiel indubitable.

Comment l’OCR fonctionne-t-elle avec la RPA ?

Elle collaborent, l’OCR jouant le rôle de catalyseur fondamental de la RPA. L’OCR commence par analyser les schémas présents dans les documents non numériques pour les traduire dans des formats lisibles et modifiables. La RPA prend le relais, en éditant, en déplaçant et en chargeant les informations dans les systèmes et outils requis.

C’est comme si la RPA et l’OCR travaillaient de concert à résoudre un puzzle. La RPA commence l’assemblage pendant que l’OCR identifie et transmet les pièces manquantes. La RPA s’appuie sur l’OCR pour élaborer une vue d’ensemble.

La RPA et l’OCR peuvent être incluses dans le cadre encore plus large de l’automatisation intelligente, une combinaison de technologies cognitives qui simplifient les processus métier et la prise de décision. D’autres technologies d’automatisation intelligente peuvent intervenir : la gestion des processus métier (BPM), l’intelligence artificielle (IA), la process intelligence, le développement sans code, le machine learning (ML) et le traitement du langage naturel (NLP).

Avantages de l’OCR et de la RPA

Il y a plusieurs avantages à intégrer ce duo à votre équipe d’automatisation. En voici quelques-uns :

• Flux de travail plus rapide : c’est de loin l’avantage le plus important. L’OCR et la RPA travaillent ensemble pour saisir et traiter les données beaucoup plus rapidement qu’un collaborateur humain. Vos employés gagnent des heures (voire des jours) sur le temps nécessaire pour reconnaître, extraire, analyser et organiser les données.
• Précision renforcée : avec tous ces documents papier, les méthodes traditionnelles de saisie, de traitement et d’analyse des données sont exposées à d’innombrables erreurs humaines. Chaque point de contact est sujet aux erreurs, en particulier lorsqu’il s’agit d’importants volumes de données. La RPA et l’OCR réduisent les erreurs telles que les fautes de frappe, les mauvaises interprétations ou les saisies incorrectes. Couplées à des technologies d’automatisation intelligente plus avancées, elles peuvent effectuer un traitement encore plus précis.
• Valeur ajoutée au fil du temps : ces deux technologies sont promises à devenir plus intelligentes, plus précises et plus efficaces. L’intégration d’autres technologies, telles que le ML et l’IA, permettra de traiter des documents encore plus complexes.
• Personnel libéré des tâches répétitives : L’OCR et la RPA ne nécessitant qu’un minimum d’interventions humaines, vos employés peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il ne s’agit pas seulement de les dispenser de saisir des informations. Des technologies comme l’automatisation des postes de travail permettent aux employés de traiter sans effort les informations capturées par l’OCR grâce à des processus d’automatisation développés et contrôlés de manière centralisée à partir de leurs ordinateurs.
• Plus grande satisfaction des clients : les employés ont désormais plus de temps pour aider les clients. L’accélération du flux de données obtenu grâce à l’OCR et à la RPA permet une gestion plus efficace des documents. Vous accédez ainsi aux informations en temps opportun afin de mieux accompagner vos clients lorsqu’ils en ont besoin. C’est ce qu’a fait Nordea, le plus grand groupe bancaire d’Europe du Nord, grâce à SS&C Blue Prism.
• Accessibilité accrue : l’OCR permet aux employés d’exploiter les informations de la manière qui leur convient le mieux. L’OCR et la RPA peuvent transformer les données en informations visuelles ou auditives selon les préférences des personnes qui en ont besoin.
• Espace physique supplémentaire : finies les énormes piles de papier et les armoires remplies de dossiers ! L’OCR et la RPA garantissent que vos documents seront classés, enregistrés et chargés dans le bon espace numérique. Votre système est ainsi plus fonctionnel, car les documents peuvent facilement être retrouvés et mis à jour.
• Davantage de conformité : disposer de documents indexés et édités numériquement signifie que vous pouvez désormais travailler avec une source unique de vérité. Retrouvez facilement les documents originaux, visualisez les modifications qui leur ont été apportées et assurez la vérifiabilité de votre flux de données.

Cas d’utilisation de l’OCR et de la RPA

Ces avantages deviennent évidents dans le monde réel. Passons rapidement en revue quelques cas d’utilisation :

Santé

KFM, une filiale en propriété exclusive du King’s College Hospital NHS Foundation Trust au Royaume-Uni, a découvert les avantages de l’OCR et de l’automatisation intelligente dans ses processus de facturation. Les travailleurs numériques de SS&C Blue Prism lisent, convertissent et chargent des informations essentielles dans des formats numériques compatibles avec d’autres applications. Le personnel est ainsi libéré des processus manuels et des tâches répétitives, ce qui lui permet de se consacrer à la négociation avec les fournisseurs privilégiés de KFM. Autres cas d’utilisation dans le domaine de la santé :

• Enregistrement des patients : les formulaires d’enregistrement manuscrits peuvent être capturés grâce à l’OCR, tandis que la RPA permet de classer et traiter numériquement les informations.
• Mises à jour des dossiers de santé électroniques : l’OCR facilite la capture des notes sur l’évolution de l’état des patients, des informations sur les médicaments et des diagnostics et transmet ces informations aux robots de RPA qui mettent à jour les dossiers numériques.

Ressources humaines

• Téléchargement et sélection de CV : l’OCR facilite la numérisation des informations contenues dans un CV tandis que la RPA permet de vérifier ces informations.
• Gestion des frais : les factures et reçus peuvent être chargés avec l’OCR, avant que la RPA ne prenne le relais en vérifiant les informations pour assurer leur conformité et les indexer correctement. Ces informations peuvent également être transférées vers vos systèmes existants, tels que des logiciels de comptabilité.
• Gestion des profils des employés : tenez à jour les informations relatives à vos employés en utilisant l’OCR et la RPA pour faciliter l’extraction et le remplissage des données au fur et à mesure qu’elles vous parviennent.

Secteur financier et bancaire

• Détection des fraudes et audit bancaire : l’OCR et la RPA peuvent rapidement reconnaître et analyser diverses formes de données pour identifier des tendances. Les travailleurs numériques peuvent signaler les risques de fraude si la tendance ou le comportement est anormal.
• Dépôts de chèques : l’encaissement des chèques est bien plus facile. L’OCR peut lire et reconnaître avec précision les chiffres, lettres et caractères spéciaux. La RPA utilise ensuite ces informations pour poursuivre le traitement.

L’OCR et la RPA dans le secteur bancaire ont déjà beaucoup de succès. Par exemple, avec l’utilisation croissante de différents formats dans le secteur bancaire, tels que les fichiers PDF basés sur des images, Nordea, une banque en ligne, avait besoin d’aide pour traiter les informations reçues. Elle a choisi SS&C Blue Prism pour intégrer l’OCR dans ses systèmes actuels et faire le lien entre ses systèmes au format texte et les formats d’image.

L’OCR joue également un rôle essentiel dans le domaine plus vaste de l’automatisation financière. Grâce à l’automatisation intelligente, les établissements financiers peuvent obtenir d’énormes gains en termes d’efficacité, de précision et d’économies de coûts dans l’ensemble de leurs processus de bout en bout, tels que les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et les bons de commande.

Assurances

• Traitement des sinistres : l’OCR capture et extrait les champs pertinents des formulaires de déclaration. Les logiciels de RPA associent ensuite ces données et les analysent pour valider les informations et les demandes de dédommagement.
• Souscription : l’OCR et la RPA extraient des données de diverses sources pour accélérer l’évaluation des risques et l’approbation des polices.

Quels sont les différents types d’OCR ?

Il existe plusieurs logiciels d’OCR sur le marché.

Les technologies OCR couvrent un spectre varié, allant du logiciel de base qui fait correspondre le texte mot par mot à un logiciel plus intelligent qui utilise une technologie avancée pour prendre en charge des fonctions de reconnaissance plus complexes. On appelle parfois reconnaissance intelligente des caractères les technologies OCR les plus avancées.

Parmi elles, SS&C | Blue Prism® Document Automation, une solution complète qui transforme les documents manuscrits en informations pertinentes pour la prise de décision. Pour rendre la RPA plus efficace, nous recommandons SS&C | Blue Prism® Decipher IDP. Decipher IDP utilise l’OCR et l’automatisation intelligente pour lire, extraire et analyser des documents complexes avec une précision et une rapidité extrêmes.

Voyez plus loin

L’OCR fait figure de phare dans la nuit. Elle permet de distinguer les images, textes et motifs qui se cachent dans vos documents. Avec la RPA, elle forme un duo qui réordonne votre processus en transformant des données non structurées en informations structurées, interrogeables et exploitables.