Als weltweit größter Anbieter im Bereich der Fondsverwaltung stellt SS&C GlobeOp einer Vielzahl von Finanzdienstleistungsunternehmen cloudbasierte Fondsdienste und -technologien zur Verfügung. Bankengruppen wenden sich an SS&C GlobeOp, um Unterstützung bei der Verwaltung ihrer Konsortialkredite zu erhalten – dabei ist es besonders wichtig, kritische Unterlagen schnell und präzise zur Zufriedenheit aller Beteiligten zu bearbeiten. Ein Großteil der Darlehensverwaltung war bereits automatisiert, aber einige wichtige Aufgaben mussten dennoch manuell erledigt werden. Um Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben zu entlasten, hat sich das Unternehmen entschieden, Digital Worker von SS&C Blue Prism einzusetzen.

Herausforderung

Mit Konsortialkrediten können Kreditnehmer Großprojekte wie Fusionen, Übernahmen oder Immobilienkäufe finanzieren. An der Finanzierung sind mehrere Kreditgeber beteiligt, die jeweils einen bestimmten Prozentsatz des Darlehens finanzieren. Sobald die Bedingungen vereinbart sind, werden die Unterlagen zur Zahlungsabwicklung an SS&C GlobeOp übermittelt. Ein Mitarbeiter von SS&C GlobeOp meldet sich in einer E-Mail-Queue an, lädt die Dokumentation für jeden Investor herunter und sendet die Dokumente an ClearPar – ein System, das mittels maschinellem Lernen die Dokumentation liest und deren Inhalte in strukturierte Daten umwandelt. Diese Daten werden dann an SS&C GoLoans übermittelt, wo die Gebühren berechnet und die Dokumente abgeglichen und konsolidiert werden. Nach Fertigstellung prüft der Mitarbeiter die Dokumente und sendet die Darlehensunterlagen an die einzelnen Finanzinstitute zurück.

Früher hatte das Kreditabwicklungsteam Schwierigkeiten mit den unterschiedlichen Zeitzonen. Die Dateien trafen früh am Morgen amerikanischer Zeit ein, aber da sich das Team in Indien befand, blieben die Dateien unbearbeitet, bis die Mitarbeiter Stunden später eintrafen. Das führte zu Verzögerungen. Auch die mangelnde Genauigkeit war oft ein Problem. Ein einzelner Fehler konnte sich wie ein roter Faden durch Hunderte von Dokumenten ziehen, und die Mitarbeiter mussten in einem solchen Fall mit der Bearbeitung wieder ganz von vorne beginnen, was die Fristeinhaltung gefährden konnte. Eine versäumte Frist kann zu Bußgeldern führen und letztlich den Ruf des Unternehmens schädigen. Erschwerend kommt hinzu, dass typischerweise sehr viele Abrechnungsunterlagen und Anträge oft zu ein und demselben Zeitpunkt eintreffen, insbesondere zu Monatsbeginn.

Diese Spitzenzeiten waren früher schwer zu bewältigen, und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter konnte Monate dauern. SS&C GlobeOp benötigte eine Lösung zur Rationalisierung der Darlehensabwicklung.

Lösung

Digital Worker von SS&C Blue Prism sind jetzt zur Unterstützung des Kreditabwicklungsteams im Einsatz. Sie laden die Dokumentation herunter, sobald sie in der E-Mail-Queue eintrifft, und senden sie an die maschinelle Lernplattform, wo die Daten gelesen, interpretiert und strukturiert werden, bevor sie sie an GoLoans transferiert werden. Sobald GoLoans die erforderlichen Umrechnungen und Kalkulationen abschließt, ist die Dokumentation vollständig. Digital Worker loggen sich in GoLoans ein und veranlassen das System, die endgültigen Dokumentationspakete zu erstellen, die dann an alle Vertragsparteien gesendet werden.

SS&C GlobeOp ist nun in der Lage, Arbeitsspitzen ohne Verzögerung zu bewältigen. Anstelle eines drei- bis viermonatigen Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter sind Digital Worker in nur 12 Stunden einsatzbereit. Mitarbeiter werden von repetitiven Aufgaben entlastet und können sich auf höherwertige Aufgaben, wie die Bearbeitung von Sonderfällen, sowie auf exzellenten Kundenservice und die Erweiterung ihrer Fachkenntnisse konzentrieren. Die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für Kreditabwicklungsanträge sind um 57 % gesunken. Das Beste daran ist, dass das Team nun ausreichend Zeit hat, um Kundenfragen rasch und effizient zu beantworten.