Workflow-Automatisierung dürfen Sie sich wie eine Filmproduktion vorstellen. All die einzelnen Szenen, oder manuellen Aufgaben, müssen korrekt angeordnet werden, damit alles eine zusammenhängende Handlung ergibt. Die einzelnen Bestandteile müssen darüber hinaus einwandfrei sein – und da kommt es darauf an, dass alle Zahnräder wirklich ineinandergreifen. Sobald Sie das eingerichtet haben, können Sie Ihre Workflow-Automatisierung über all Ihre Abteilungen hinweg automatisieren und so für noch mehr Effizienz, Zusammenarbeit und Wachstum sorgen.

Mit Robotic Process Automation (RPA) können Sie manuelle Aufgaben anhand von „Skripten“ für RPA-Bots automatisieren. Sie legen die Regeln fest, und die RPA führt sie wie angeordnet aus. Mit intelligenter Automatisierung (IA) hält künstliche Intelligenz (KI) Einzug in Ihre RPA, wodurch sie sozusagen die langjährige Erfahrung einer Schauspielikone erhält – oder dessen, was wir einen „Digital Worker“ nennen. Der Digital Worker hält sich ans Skript, verleiht der Tätigkeit aber seine persönliche Note. Er sucht die beste Möglichkeit, eine Aufgabe zu erledigen, und läuft dabei auf Hochtouren – der Platz auf dem Siegertreppchen ist da quasi vorprogrammiert. Und dann gibt es da noch das Business-Process-Management (BPM), das die Funktion des Regisseurs übernimmt. Es weist Ihren Digital Workers Aufgaben zu und achtet darauf, dass sie ihre Arbeit ordentlich erledigen.

Schauen wir uns jetzt also an, wie Sie die Workflow-Automatisierung einsetzen können, damit Ihr Vorhaben zu einem echten Kassenschlager wird. Licht, Kamera … Action!

Was ist Workflow-Automatisierung (technisch gesehen)?

Die Workflow-Automatisierung optimiert und automatisiert Geschäftsprozesse. Dabei verbindet sie unterschiedliche Systeme und Abteilungen, befreit Ihre Belegschaft von langweiligen repetitiven Aufgaben und stellt sicher, dass sie sich auf Tätigkeiten mit echtem Mehrwert konzentrieren kann, zum Beispiel Kundensupport und strategische Initiativen.

Wie kann ich von der Workflow-Automatisierung profitieren?

Vorteile eines Systems für die Workflow-Automatisierung:

• Spart Zeit
• Unterstützt die Entscheidungsfindung
• Steigert die Effizienz
• Reduziert Fehleranfälligkeit
• Verbindet die Belegschaft
• Spart Geld
• Verbessert den Kundenservice
• Steigert die Mitarbeiterzufriedenheit
• Zeigt Überprüfung und Überwachung in Echtzeit
• Verbessert die Einhaltung gesetzlicher Auflagen

Was ist Automatisierungssoftware?

Mit Automatisierungssoftware können repetitive, regelbasierte Aufgaben automatisiert werden. IA wäre ein gutes Beispiel dafür. Automatisierungssoftware fungiert als Ihr Produktionszentrum – hier bringen Sie Bewegung in das Standbild, vom Anfang des Projekts bis hin zum „Ende“ des Filmabspanns.

Wie setze ich die Automatisierungsproduktion richtig in Gang?

Auf Ihrer IA-Reise dreht sich alles darum, fortgeschrittene, KI-basierte Technologien zu nutzen. Dabei kommt es auf die Kombination eines starken Workflows mit Prozessautomatisierung und die Einrichtung gezielter und strategischer Automatisierung an, die Sie skalieren können.

Aber wie bilde ich eine solide Grundlage dafür?

Eine solide Grundlage für die Automatisierung erfordert entsprechende Planung und die Kenntnis Ihrer aktuellen Prozesse. Hier finden Sie fünf Schritte zur Integration von Workflow-Automatisierung:

1. Wählen Sie Ihre Prozesse aus. Definieren Sie die Prozesse, bei denen Sie schnelle Erfolge erzielen können, und nutzen Sie Technologien wie Aufgaben- und Process-Mining, damit Sie die besten Prozesse für den Anfang effizient bestimmen können.
2. Finden Sie Anwendungsfälle. Werfen Sie dabei einen Blick auf ähnliche Unternehmen und wie sie Workflow-Automatisierung einsetzen.
3. Holen Sie sich unternehmensinterne Unterstützung. Holen Sie Ihre Belegschaft und Ihre Führungskräfte mit an Bord und gehen Sie die Einführung dieser Technologie gemeinsam an.
4. Gestalten Sie den Workflow. Nutzen Sie ein System für das Workflow-Management wie Business-Process-Management (BPM) und gestalten und verwalten Sie Ihr automatisiertes System.
5. Überwachen und optimieren Sie die Abläufe. Während Sie Ihren Workflow Schritt für Schritt automatisieren, sollten Sie seine Leistung über die Zeit überwachen und Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) verfolgen.

Was leistet BPM?

Das Business-Process-Management (BPM) bietet Unterstützung für den Ressourceneinsatz, die Dokumentenverarbeitung und die API-Integration. Stellen Sie sich BPM als Filmregisseur vor. BPM steht für eine Verwaltungssoftware, die die gesamten automatisierten Prozesse koordiniert und so sicherstellt, dass sie zur rechten Zeit am rechten Ort zum Einsatz kommen.

Somit vereint BPM all die Prozesse, die Sie mit IA automatisieren, und sorgt so für einfachere Leistungsüberwachung und Skalierbarkeit.

6 Beispiele für die Workflow-Automatisierung

In jeder Branche und Abteilung fallen repetitive Aufgaben an, die zum Teil auch wertvolle Zeit für sich beanspruchen. Kein Wunder also, dass Ihre Belegschaft an interessanteren Dingen arbeiten möchte, statt Stunden mit manueller Dateneingabe oder dem Ausfüllen von Formularen zu verbringen. Davon abgesehen ist das maximale Stundenpensum von Personen irgendwann erreicht. Anders als Menschen brauchen Digital Workers keine Pausen.

Unten finden Sie sechs detaillierte Beispiele für den Einsatz von Workflow-Automatisierung.

1 – Anfragen beim IT-Support

In jeder guten IT-Abteilung kennt man die Bedeutung der effizienten Abwicklung von technischen Supportanfragen. Da sie auch in Scharen eintrudeln, führt eine Optimierung dieses Prozesses zu deutlich weniger Kopfzerbrechen. Früher schickten Mitarbeiter bei Problemen noch E-Mails an die IT-Abteilung, heute reichen sie ein Formular ein. Ein System zur Workflow-Automatisierung weist das Ticket dann einem verfügbaren Kundendienstmitarbeiter zu. So können sie Anfragen einfacher und schneller verfolgen, verwalten und beantworten.

2 – Onboarding von Mitarbeitern

Da wir bereits mühsame Aufgaben erwähnt haben: Es gibt wohl kaum repetitivere und zeitaufwändigere Aufgaben als die manuelle Eingabe von Daten neuer Mitarbeiter in das System der Personalabteilung. Der Umgang mit Personalakten muss mit größter Sorgfalt erfolgen; kommt man hier doch mit sensiblen Daten in Berührung, bei denen jeder Eingabefehler kostspielige Auswirkungen auf Ihre Organisation haben könnte. Stellen Sie sich vor, sie begeben sich zum Set und finden heraus, dass Ihr Arbeitgeber Ihren Namen in allen Dokumenten falsch geschrieben hat oder vergessen hat, Ihre Einstiegsunterlagen zu senden. So sieht natürlich kein guter erster Eindruck aus, und auf den kommt es bekanntlich an.

Workflow-Automatisierung erstellt einen einheitlichen und präzisen Onboarding-Prozess. Sie erfasst relevante Mitarbeiterdaten und trägt sie fehlerfrei ein. Außerdem kann sie den Mitarbeitern Ihrer Personalabteilung unter die Arme greifen, wenn vor Dienstantritt noch Formulare und Compliance-Dokumente an Mitarbeiter gesendet werden müssen. Das erspart Ihren Mitarbeitern einige manuelle Prozesse, wodurch sie sich darauf konzentrieren können, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen. Aus der Perspektive dieses Mitarbeiters betrachtet, sorgt das auch längerfristig für Vertrauen in Ihre Organisation.

3 – Kostenerstattung

Bei Kostenrückerstattungen an Mitarbeiter fallen für den Antrags- und Genehmigungsprozess einige Schritte an: Zunächst muss ein Ausgabenbericht erstellt und zur Genehmigung an einen leitenden Angestellten weitergeleitet werden, dieser leitet besagte Genehmigung dann an die Finanzabteilung weiter, und dann werden die Informationen noch einzeln ins System eingegeben – all das ist notwendig, bevor Ihr Mitarbeiter die Kostenrückerstattung tatsächlich erhält. Das kann eine Weile dauern.

Nutzen Sie hingegen Automatisierung, kann Ihr Mitarbeiter ein Online-Formular ausfüllen und einreichen, das dann automatisch zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten weitergeleitet wird. Wird sie erteilt, wird das direkt in der Finanzabteilung vermerkt, und der Mitarbeiter erhält die Kostenrückerstattung mit dem nächsten Gehalt. Eine runde Sache also.

4 – Rechnungen

Abteilungen für Finanzen und Buchhaltung generieren Rechnungen am laufenden Band – eine zeitaufwändige Aufgabe, die sich ideal automatisieren lässt. An Rechnungen denken aber die wenigsten, werden diese doch immer irgendwo im Hintergrund bearbeitet. Wer seinen Workflow für die Rechnungslegung aber automatisiert, könnte Buchhaltungsaufgaben komplett revolutionieren und dabei Zeit und Geld der Organisation sparen.

Mit Software zur Workflow-Automatisierung können Sie einen Prozess einrichten, bei dem nach jeder abgeschlossenen Transaktion direkt in Ihrem System automatisch eine Rechnung angezeigt wird. Anhand von zuverlässigen Zeitplänen können Sie dabei sogar wiederkehrende Rechnungen einrichten, wodurch diese jedes Mal rechtzeitig und mit dem richtigen Betrag an einen Kunden gesendet werden.

5 – Kundensupport

Mit Automatisierungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden zu jeder Tages- und Nachtzeit sofort Unterstützung erhalten. Wenn ein Kunde eine dringende Frage hat – oder ein Problem, das er schnell lösen möchte –, kann in der Workflow-Automatisierung ein Chatbot eingerichtet werden, der ihn unterstützt und auf der Grundlage seiner gewählten Themen durch ein Chat-Gespräch führt. Automatisierung kann aber auch für detaillierte Aufzeichnungen dieser Interaktionen und für Kundenfeedback jeglicher Art eingesetzt werden – so leben alle Beteiligten glücklich bis ans andere Server-Ende.

6 – Aufgabenverwaltung

Mit Workflow-Automatisierung sind Sie dazu in der Lage, Kommunikationskanäle zwischen Mitarbeitern und ihren Projektleitern zu bündeln und zu optimieren. Damit stellen Sie auch sicher, dass das Projekt fristgerecht abgeschlossen wird und dass keine wichtigen Informationen auf der Strecke bleiben.

Workflow-Automatisierung bietet Unterstützung für das Zeitmanagement und kann automatisch To-do-Listen generieren. Sie können sogar auf die Projektmanagementsoftware Ihrer Wahl übertragen werden. So bleiben keine Aufgaben liegen, und Ihre Teams bleiben am Ball. Ein Hoch auf die Produktivität!

Wie kann ich Workflows vereinen?

Ganz einfach: Sie nutzen eine einheitliche Plattform. Sobald die Kulissen stehen, bitten Sie alle Ihre Schauspieler zu den gemeinsamen Dreharbeiten aufs Set.

Im Zusammenspiel mit KI und RPA kombiniert IA Workflows zu einem kohärenten und effizienten Ablauf, der sicherstellt, dass Governance- und Compliance-Anforderungen eingehalten werden – und nebenbei spart Ihr Unternehmen so Zeit und Geld.

Wir verbessern Workflow-Automatisierung zusammen mit ServiceNow RPA und SS&C Blue Prism IA. Unsere Partnerschaft mit ServiceNow bietet Kunden einfache Kontoerstellung, nahtlose Konnektivität, konsolidierte Tools zur Workflow-Automatisierung auf einer einzigen Plattform und mehr Kontrolle für eine schnelle digitale Transformation. Im Grunde genommen erleichtern wir geschäftlichen Anwendern den Weg zu besseren Workflows und Abläufen.

Das Ding wäre im Kasten!

Workflow-Automatisierung zielt darauf ab, Fehler zu vermeiden, Prozesse zu optimieren und für Zufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern und Kunden zu sorgen. Mal führt sie Regie, mal traut sie sich vor die Kamera oder versucht sich vollkommen automatisch in der Rolle des Workflow-Produzenten. SS&C Blue Prism hilft Ihnen gerne dabei, die erste Szenenklappe für die Workflow-Automatisierung in Ihrer Organisation zu halten.

Und jetzt der Abspann.