Ideal ist, wenn operative Abläufe und Prozesse wie die Zahnräder einer gut geölten Maschine ineinandergreifen und jede Phase des BPM-Lebenszyklus dieses perfekte Zusammenspiel so optimiert, dass Sie davon profitieren.

Sie fragen sich jetzt vielleicht, wie Sie durch dieses reibungslose Ineinandergreifen aller wichtigen Aspekte letztlich Ihre Ziele erreichen. Dann sollten Sie weiterlesen. Denn genau darum geht es in diesem Blogbeitrag: wie Sie Ihr Unternehmen auf Effizienz, Innovationen und Erfolg ausrichten.

Was ist der BPM-Lebenszyklus?

Das Business-Process-Management (BPM) ist sowohl eine Fachdisziplin als auch eine Technologie. Als Disziplin befasst sich BPM systematisch damit, wie wir Geschäftsprozesse untersuchen, identifizieren, optimieren und überwachen, um sicherzustellen, dass diese mit der Zeit zu den richtigen Ergebnissen führen. BPM hilft Ihnen, alle automatisierten Prozesse mit intelligenter Automatisierung (IA) zusammenzuführen, wodurch Ihr Unternehmen flexibler wird und sich an dynamische Marktanforderungen besser anpassen kann.

Als intelligente Automatisierungstechnologie verbindet BPM Mitarbeiter, Prozesse, Digital Worker, Daten und Systeme miteinander, wodurch Aufgaben schneller, effizienter und präziser erledigt werden können. Letztendlich führt dieses Zusammenspiel zu besseren Geschäftsergebnissen, geringeren Kosten und zufriedeneren Kunden.

Weitere Vorteile von BPM sind:

• vollständige Transparenz über Ihr Geschäft
• Ergebnisprognosen
• optimierte standardisierte Prozesse
• kontinuierliche Prozessverbesserungen

Der BPM-Lebenszyklus besteht aus fünf Phasen: Entdecken, Analysieren, Entwerfen, Implementieren und Verbessern.

Diesen Prozess durchlaufen Sie kontinuierlich, während Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und zu komplexeren Abläufen weiterentwickeln, die den Einsatz und die Möglichkeiten der Automatisierung erweitern. Jede Iteration baut auf Ihren bisherigen Erfahrungen und Erkenntnissen auf und ist somit ein wertvolles Werkzeug für Ihren nachhaltigen Erfolg.

Unter intelligenter Automatisierung (IA) versteht man den gemeinsamen Einsatz kognitiver Technologien – wie Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML), BPM und Natural Language Processing (NLP) – mit Digital Workern zur Straffung und Optimierung von Geschäfts- und Entscheidungsprozessen.

Was sind die Phasen im BPM-Lebenszyklus?

Jede Phase des BPM-Lebenszyklus umfasst eigene Aktivitäten und Ziele. Wir werden sie gemeinsam durchgehen.

Entdecken

Die erste Phase ist das Entdecken, in der Sie alle bestehenden Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen identifizieren und genauer kennenlernen. Dabei konzentrieren Sie sich auf das Sammeln von Informationen und die Abbildung Ihrer Prozesse. Das Ziel: Sie machen sich ein Bild davon, wie Ihr Unternehmen derzeit arbeitet, und prüfen zugleich, inwiefern derzeitige Geschäftsaktivitäten mit den Zielen oder dem Zweck Ihres Unternehmens im Einklang stehen.

Wichtigste Aktivitäten:

• Prozesserkennung
• Process-Mining
• Task-Mining
• Process Intelligence
• Prozessmodellierung
• Prozess-Monitoring
• Dokumentation

Analyse

Die in der ersten Phase (Erkennen) gewonnenen Informationen werden nun genauer analysiert. Sie wollen herausfinden, inwiefern sich diese positiv oder negativ auf Ihre Geschäftsziele auswirken. Diese Analysephase ist wichtig, um Veränderungen in Gang zu bringen.

Wichtigste Aktivitäten:

• Dokumentation
• Datenerfassung
• Prozessvalidierung
• Ressourceneinsatz
• Validierungstests
• Business Process Analysis (BPA)
• Process Intelligence

Design

Beim Prozessdesign erstellen Sie Modelle zur Visualisierung und Identifizierung potenzieller Verbesserungsbereiche. Diese Modelle basieren auf den Informationen, die Sie in den vorherigen Phasen gewonnen haben. Das umfasst auch die Definition der Rollen, Zuständigkeiten und Ergebnisse für jeden Prozessschritt.

In dieser Phase geht es außerdem um kreative Ansätze und die Planung tiefgreifender Anpassungen. Das Ziel: Sie wollen herausfinden, wie ein Prozess am besten ablaufen soll. Dafür entwickeln Sie ein Modell, um mehrere Möglichkeiten risikolos durchzuspielen.

Wichtigste Aktivitäten:

• Überarbeitung/Neugestaltung des Prozessdesigns
• Ressourceneinsatz
• Prozessmodelle

Implementieren

In dieser Phase integrieren Sie die Änderungen in das Unternehmen. In der Praxis bedeutet das z. B. die Umsetzung von Zeit- und Leistungsvorgaben oder Mitarbeiterschulungen. Dabei spielt die Automatisierung eine zentrale Rolle, weil Ihr Unternehmen damit Prozesse effizient und koordiniert durchführen kann. Zugleich gewinnt Ihre Initiative an weiterer Dynamik, weil nun die Effizienz ins Spiel kommt.

Wichtigste Aktivitäten:

• Dokumentation
• Bereitstellung
• Tests und Validierung
• Einholen von Feedback
• Leistungsbeurteilung

Verbesserung

BPM ist ein kontinuierlicher Kreislauf. Verbesserungen sind zwar die letzte Phase, erfordern aber, dass Sie immer wieder zu den vorherigen Phasen zurückkehren. In der Verbesserungsphase sehen Sie sich anhand der Ergebnisse an, wo weiteres Optimierungspotenzial besteht. Dann durchlaufen Sie die fünf Phasen erneut (um Ihre Prozesse kontinuierlich anzupassen, zu verfeinern und zu verbessern) und Ihren BPM-Reifegrad zu erhöhen. Sie können hierfür auch Process Intelligence nutzen, die bei der kontinuierlichen Verbesserung und Optimierung oft hilfreich ist.

Beispielsweise kann die Personalabteilung die Phasen des BPM-Lebenszyklus durchlaufen, um das Onboarding- und Offboarding-Erlebnis für Mitarbeiter und das Unternehmen zu verbessern – und es so nahtloser, effizienter und integrierter zu gestalten.

Welche BPM-Tools können Sie in diesem Lebenszyklus verwenden?

Während des Lebenszyklus gibt es mehrere BPM-Tools und -Technologien, mit denen Sie den Prozess verbessern und vereinfachen können. Hier einige Beispiele:

• SS&C | Blue Prism® Process Intelligence (BPPI): Process Intelligence integriert Process-Mining und Task-Mining mit der intelligenten Automatisierung (IA) und BPM. Das fördert eine bessere Entscheidungsfindung und schafft zugleich mehr Transparenz über Mitarbeiter, Prozesse und Aufgaben. So können Sie die besten Kandidaten für die Automatisierung identifizieren. Auch nach der Implementierung kann Process Intelligence bei der kontinuierlichen Verbesserung und Prozessoptimierung hilfreich sein.
• SS&C | Blue Prism® Capture: Prozessverantwortliche können damit in der Erkennungs- und Analysephase Prozesse genau aufzeichnen und Automatisierungsprototypen erstellen, um die Optimierung und Automatisierung schneller voranzutreiben.
• Software zur Workflow-Automatisierung: Workflow-Automatisierungstools helfen bei der Automatisierung und Ausführung von Geschäftsprozessen in der Design- und Implementierungsphase.
• RPA: Digital Worker können in der Implementierungsphase eingesetzt werden, um regelbasierte Routineaufgaben zu automatisieren.

Das sind nur einige Beispiele für derzeit verfügbare Tools, die Unternehmen in jeder Lebenszyklus-Phase des Business-Process-Managements unterstützen. Viele Unternehmen kombinieren mehrere dieser Tools für verschiedene Phasen, Anforderungen und Komplexitäten. Mit SS&C | Blue Prism® Chorus erhalten Sie ein umfassendes Geschäftsprozess-Managementsystem, das Sie für alle Phasen des BPM-Lebenszyklus verwenden können und das Ihnen viel Arbeit abnimmt.

Chorus unterstützt Ihr Unternehmen in unterschiedlichsten Bereichen mit Vorteilen wie:

• einfachere Aufgabenverwaltung
• Förderung schnellerer und besserer Entscheidungen
• raschere Prozess- und Personalanpassungen
• Performance und Productivity Improvement Manager
• höhere Qualität der ausgeführten Arbeiten
• Kosteneinsparungen dank besserer Ressourcenzuweisung
• geringeres Risiko im Zusammenhang mit Rufschädigung und gesetzlichen Verstößen
• umfassendere Rechenschaftslegung

Letztendlich hilft Ihnen Chorus dabei, die Arbeit im gesamten Unternehmen kontinuierlich zu verbessern, zu koordinieren und zu optimieren. Erfahren Sie hier mehr über Chorus und wie auch Ihr Unternehmen von dieser Lösung profitieren kann.

Der BPM-Lebenszyklus – ein Kreislauf

Sie kennen jetzt die einzelnen Phasen des BPM-Lebenszyklus und haben gesehen, wie BPM dafür sorgt, dass Ihre Geschäftsprozesse koordiniert und reibungslos ablaufen. Jede Phase trägt entscheidend zur Aufrechterhaltung der Dynamik bei. Bei BPM geht es aber um mehr als nur um gut funktionierende operative Abläufe. Es geht um Ihren Erfolg durch kontinuierliche Verbesserung, damit Ihr Unternehmen – besonders in der heutigen Wirtschaftslage – dauerhaft erfolgreich am Markt besteht. BPM und Chorus unterstützen Unternehmen dabei, stärker, effizienter und erfolgreicher zu werden.

Wenn Sie mehr über den BPM-Lebenszyklus, sinnvolle Produkte oder die praktische Umsetzung der einzelnen BPM-Phasen für erfolgreiche Geschäftsprozesse und operative Abläufe wissen möchten, sprechen Sie mit unserem Team.