Piense en la automatización del flujo de trabajo como una producción cinematográfica. Tiene todas estas escenas, o tareas manuales, que deben ubicarse en el lugar correcto para formar una trama coherente. A su vez, deben ser buenas, y para eso, necesita que todo funcione en conjunto. Una vez que lo haya logrado, puede ampliar la automatización del flujo de trabajo a todos los departamentos para lograr incluso más eficiencia, colaboración y crecimiento.

Con la automatización robótica de procesos (RPA), puede automatizar las tareas manuales mediante un “guion” que le da a sus robots de RPA. Usted establece las reglas y la RPA las lleva a cabo según se le indique. La automatización inteligente (AI) agrega la inteligencia artificial (IA) a su RPA para convertirla en un actor con experiencia, lo que conocemos como “colaborador digital”. El colaborador digital sigue el guion, pero le agrega brillo. Encuentra la mejor manera de realizar la tarea, por lo que funciona a su máximo rendimiento, ganador de premios, según algunos. Por último, la gestión de procesos comerciales (BPM) es el director. Indica a los colaboradores digitales adónde deben ir y se asegura de que estén haciendo un buen trabajo.

Veamos cómo puede usar la automatización del flujo de trabajo para lograr el éxito taquillero. Luz, cámara...¡acción!

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo (en términos técnicos)?

La automatización del flujo de trabajo optimiza y automatiza los procesos empresariales. Esto reúne a diferentes sistemas y departamentos y elimina las aburridas tareas repetitivas del personal para que puedan centrarse en tareas de mayor valor, como el soporte al cliente y las iniciativas estratégicas.

¿Cómo puedo beneficiarme de la automatización del flujo de trabajo?

Beneficios de un sistema de automatización del flujo de trabajo:

• Ahorra tiempo
• Respalda la toma de decisiones
• Aumenta la eficiencia
• Reduce los errores
• Conecta la mano de obra
• Ahorra dinero
• Mejora el servicio de atención al cliente
• Potencia la satisfacción de los empleados
• Muestra información y supervisión en tiempo real
• Aumenta el cumplimiento normativo

¿Qué es el software de automatización?

El software de automatización vuelve las tareas repetitivas basadas en reglas en acciones automatizadas. La AI es un ejemplo de esto. El software de automatización es el centro de producción, es el modo en que pone toda la película en movimiento, desde el principio hasta el final.

¿Cómo puede comenzar su producción de automatización de forma correcta?

Su trayecto de AI no se trata solamente de tecnologías avanzadas impulsadas por la IA. Se trata de combinar un flujo de trabajo fuerte con la automatización de procesos y establecer una automatización deliberada y estratégica que pueda ampliar.

Pero, ¿cómo se obtiene una base sólida?

Una base sólida de automatización requiere de planificación y comprensión de sus procesos tal como están. Aquí le presentamos cinco pasos para integrar la automatización del flujo de trabajo:

1. Elegir sus procesos. Identifique procesos en los que conseguirá ganancias rápidas y emplee tecnologías como la minería de tareas y de procesos que le ayuden a determinar de forma eficiente cuáles son los mejores procesos por los que comenzar.
2. Buscar casos de uso. Vea cómo otras organizaciones como la suya han utilizado la automatización del flujo de trabajo.
3. Obtener apoyo. Haga que sus empleados y líderes empresariales se comprometan con la tecnología.
4. Diseñar el flujo de trabajo. Use un sistema de gestión del flujo de trabajo, como la gestión de procesos comerciales (BPM), para crear y administrar su sistema automatizado.
5. Supervisar y optimizar. A medida que automatiza su flujo de trabajo, supervise cómo se desempeña con el paso del tiempo y haga un seguimiento de los indicadores clave del rendimiento (KPI).

¿Qué hace la BPM?

La gestión de procesos comerciales (BPM) ayuda con la asignación de recursos, el procesamiento de documentos y la integración de API. Piense en la BPM como el director de la película. Es un software de gestión que coordina todos los procesos automatizados para garantizar que estén funcionando en los lugares correctos en el momento justo.

Esencialmente, la BPM reúne todos los procesos que ha automatizado con la AI para tener un mejor rendimiento de la supervisión y capacidad de ampliación.

6 ejemplos de automatización del flujo de trabajo

Todas las industrias y departamentos deben realizar tareas repetitivas que ocupan tiempo valioso. No es sorpresivo que sus empleados deseen trabajar en cosas más interesantes, en lugar de pasar horas haciendo el ingreso de datos o el llenado de formularios manual. Además, las personas solo pueden trabajar una cierta cantidad de horas al día y necesitan tomar descansos, mientras que los colaboradores digitales no.

A continuación, presentamos seis ejemplos detallados de dónde puede implementar la automatización del flujo de trabajo.

1 - Solicitudes de servicio de TI

Todo buen departamento de TI conoce la importancia de manejar las solicitudes de asistencia técnica de manera eficiente. Están destinadas a ser muchas y optimizar este proceso puede ahorrar muchos dolores de cabeza. En lugar de que los empleados envíen correos electrónicos a TI cuando algo no funciona, pueden enviar un formulario. Un sistema de automatización del flujo de trabajo luego asigna el ticket a un miembro del equipo de soporte que esté disponible, lo que le facilita el seguimiento, la gestión y la respuesta a las solicitudes de forma más rápida.

2 - Integración al sistema de los empleados

Si hablamos de tareas tediosas, no hay ninguna que sea tan repetitiva y que consuma tanto tiempo como el ingreso manual de los datos de un empleado nuevo en los sistemas de recursos humanos (RR. HH.). Los registros de personal requieren de mucha atención; se trabaja con datos sensibles y cualquier error en el ingreso puede tener un impacto costoso en su organización. Imagine estar caminando por el set y darse cuenta de que su empleador escribió mal su nombre en todos los documentos y olvidó enviarle su equipo de inicio. No da una buena primera impresión y eso es importante.

La automatización del flujo de trabajo crea un proceso de integración al sistema preciso y estandarizado. Recopila e ingresa los datos relevantes del empleado sin errores y también puede ayudar al personal del RR. HH. a enviar formularios de los empleados y documentos de cumplimiento con antelación a la fecha de inicio. Esto no solo libera a sus empleados de los procesos manuales para que puedan centrarse en darles la bienvenida a los nuevos empleados, sino que también les genera confianza a los nuevos empleados en la organización en el futuro.

3 - Reembolsos de gastos

Al hacer un reembolso a los empleados, el proceso de presentación y aprobación requiere de muchos pasos: crear un informe de gastos, enviarlo al gerente para su aprobación, reenviar esa aprobación al departamento de finanzas y, finalmente, ingresar la información de forma manual en el sistema, todo esto antes de hacer el reembolso al empleado. Todo esto puede llevar mucho tiempo.

Con la automatización, un empleado puede completar y presentar un formulario en línea, que luego se dirige automáticamente al gerente para su aprobación. Con la validación, va directo a los registros del departamento de finanzas y se agrega el reembolso al próximo cheque de pago del empleado. Está bastante aceitado.

4 - Facturas

Los departamentos de finanzas y contabilidad generan facturas constantemente, una tarea que consume mucho tiempo y que es perfectamente adecuada para la automatización. Aún así, las facturas a menudo se olvidan porque quedan en el fondo. Sin embargo, automatizar el flujo de trabajo de las facturas podría transformar por completo las tareas de contabilidad, así como ahorrar tiempo y dinero a su organización.

El software de automatización del flujo de trabajo puede establecer un proceso en el cual cada vez que se realiza una transacción, aparece una factura automática directamente en su sistema. Incluso puede establecer facturas recurrentes en un cronograma confiable, de modo que se envíen al cliente de forma oportuna cada vez y con el monto preciso.

5 - Soporte al cliente

Las automatizaciones garantizan que los clientes obtienen soporte de inmediato las 24 horas del día. Si el cliente tiene una pregunta urgente o un problema para el que quiere una resolución rápida, la automatización del flujo de trabajo puede emplear a un robot de chat para que lo asista y lo guíe mediante un flujo de chat basado en sus selecciones de temas. La automatización también puede llevar registros detallados de estas interacciones y de los comentarios de los clientes, lo que garantiza un final feliz para todos los participantes.

6 - Gestión de tareas

La automatización del flujo de trabajo puede reducir y optimizar los canales de comunicación entre los empleados y sus gerentes de proyectos, a la vez que garantiza que el proyecto se realiza en tiempo y forma y que no se puede información crucial.

La automatización del flujo de trabajo puede ayudar con la gestión del tiempo y crear de forma automática listas de cosas por hacer, e incluso transferirlas a su software de gestión de proyectos preferido. No se saltan tareas y sus equipos mantienen el rumbo. ¡Un gran aplauso para la productividad!

¿Cómo reúno los flujos de trabajo?

Es simple: Una plataforma unificada. Una vez que haya armado el escenario, reúna a todos sus actores en escena.

La AI, en conjunto con la IA y la RPA, combina flujos de trabajo en una operación más coherente y eficiente, y garantiza la gobernanza y el cumplimiento a la vez que ahorra tiempo y dinero a la empresa.

Estamos mejorando la automatización del flujo de trabajo con la RPA de ServiceNow y la AI de SS&C Blue Prism. Nuestra asociación con ServiceNow ofrece a los clientes la creación fácil de cuentas, conectividad sin interrupciones, herramientas de automatización del flujo de trabajo consolidadas en una sola plataforma y más control para lograr una transformación digital rápida. Solo nos queda decir que estamos haciendo que los usuarios de negocio puedan mejorar sus flujos de trabajo y operaciones de forma más sencilla.

¡Eso es todo!

La automatización del flujo de trabajo está diseñada para reducir los errores, optimizar los procesos y hacer más felices a sus empleados y clientes. Dirige, realiza y produce todo un flujo de trabajo de forma automática. SS&C Blue Prism está aquí para ayudarlo a poner en marcha la automatización del flujo de trabajo en su organización.

Hagamos pasar los créditos.