La automatización puede revolucionar organizaciones al ahorrar costos, mejorar el servicio al cliente y empoderar a su personal para que se centre en tareas más estratégicas. Pero lleva una importante cantidad de tiempo y recursos encontrar los procesos correctos a automatizar, y las organizaciones podrían estar perdiendo oportunidades de automatización e invirtiendo más de lo necesario en el largo plazo.

Esto sucede por dos motivos: las organizaciones no priorizan los procesos correctos para automatizar y automatizan procesos sin tener en cuenta cómo se pueden mejorar, reinventar o eliminar.

La inteligencia de procesos (PI) permite a las organizaciones obtener el valor de la automatización más rápidamente al administrar y optimizar los procesos. Al ayudarlas a descubrir qué procesos se deben automatizar primero, la PI les permite lograr un retorno de la inversión (ROI) más rápido.

¿Cuáles son los beneficios de la inteligencia de procesos?

Tradicionalmente, la mayoría de las organizaciones toman modelos de procesos que reflejan cómo se realizan los procesos, y los almacenan en documentos de definición de procesos (PDD) como mejores prácticas.

Sin embargo, documentar procesos comerciales es una iniciativa costosa y que lleva tiempo, y que requiere equipos de consultores para que entrevisten a múltiples partes interesadas. A menudo, el resultado es un entendimiento incompleto de la ejecución de los procesos de principio a fin, lo que da como resultado inversiones en automatización que no logran su valor comercial pretendido o no desbloquean todo el potencial de la automatización inteligente (AI).

Ese es el motivo por el cual Blue Prism introdujo la inteligencia de procesos. Crea un historial de cada iteración de proceso sin filtro y sin edición de principio a fin. Estas líneas de tiempo se analizan de modo que se puedan hacer comparaciones, aplicar filtros, realizar búsquedas y agregar elementos.

La PI visualiza el flujo de trabajo mediante cada etapa del proceso y revela los retrasos, cuellos de botella y circunstancias atípicas. Luego, ofrece una perspectiva “como es” de la ejecución del proceso de principio a fin.

Este método ofrece a los usuarios visibilidad completa de los procesos de principio a fin, incluso si se realizan algunos pasos usando múltiples sistemas.

El enfoque del análisis numérico de PI funciona igualmente bien en todos los tipos de procesos, ya sean simples o extremadamente complejos, y usa grandes capacidades de filtrado para indagar en los problemas identificados y evaluar oportunidades de optimización de procesos en profundidad.

Al mismo tiempo, la PI permite hacer cálculos de ROI cuantificables impulsados por los datos en función de ciertas transacciones y pasos del proceso, duración del proceso y costo por transacción.

Logra todo esto a la vez que elimina la evaluación de procesos manual, difícil, costosa y a menudo subjetiva. Brinda visibilidad del proceso de principio a fin, de modo que las organizaciones pueden encontrar patrones costosos o de alto riesgo que, de otro modo, se hubieran perdido.

Evitar la automatización de procesos rotos o mal ejecutados es fundamental, y la PI ayuda a conseguirlo. Eso se debe a que revisa los procesos exactamente como se ejecutan, lo que permite a los equipos identificar, analizar y corregir problemas antes de que sean automatizados. De ese modo, pueden evitar o arreglar los procesos rotos que amplifican los costos de desarrollo de la automatización y extienden el tiempo para producir valor (TTV).

Más allá de la configuración inicial y la priorización

La PI continúa agregando valor una vez que se introdujeron los nuevos procesos y están en funcionamiento. La solución supervisa los procesos casi en tiempo real, observa cada iteración y alerta a los propietarios del proceso sobre las desviaciones que podrían causar retrasos u otros problemas.

Al permitir la mejora constante, la PI continúa ofreciendo un ROI a medida que las empresas capitalizan las oportunidades de hacer que los procesos funcionen de manera más rápida y más inteligente.

Por ejemplo, un proceso automatizado que supervisa escenarios en modo mixto (donde los robots de software incorporan ayuda humana) ayuda a proteger los compromisos de ROI. Las organizaciones pueden especificar escenarios o condiciones detalladas que activan alertas en tiempo real a las personas correcta en el momento correcto. Estas características están respaldadas por datos claros, cuantificables con impacto del costo que se actualizan y supervisan automáticamente todos los días, lo que proporciona una justificación sólida para futuras iniciativas de automatización.

Una segunda área donde PI continúa agregando valor es dentro del área de cumplimiento. Permite a los usuarios definir reglas de procesos que se alinean con los requisitos de cumplimiento de la organización e indican al sistema detectar violaciones.

Cuando se infringe una o más de esas reglas, el sistema alerta a los usuarios en seguida, lo que les permite tomar medidas inmediatas para rectificar las desviaciones y garantizar que no volverá a suceder.

Los usuarios pueden fijar sus reglas de PI para que gestionen automáticamente el problema cuando se activa una alerta. Esta capacidad puede significar la diferencia entre descubrir un problema antes de que afecte el estado de cumplimiento de la empresa o encontrarlo cuando ya ha causado problemas en alguna otra parte del flujo de trabajo, o, lo que es incluso peor, descubrirlo luego de que se ha informado una violación.

Participar en la automatización en toda la organización

La mayoría de las iniciativas actuales de AI se centran en automatizar procesos relativamente simples y de alto volumen que involucran datos estructurados son intervención humana.

Pero los usuarios que piensan en el futuro cada vez más piensan en automatizar procesos que usan datos no estructurados, así como aquellos en los cuales el personal es parte del proceso o se debe emplear algún razonamiento cognitivo. Este aumento en la complejidad y sofisticación aumenta los costos de implementación y, a su vez, reduce el ROI de automatización.

La ampliación rápida de un programa de automatización es una tarea difícil. Requiere de un comando, control y orquestación importante para garantizar que la automatización permanece sincronizada en todos los procesos y sistemas comerciales a los que llega.

Con la PI, las organizaciones pueden supervisar procesos de toda la empresa casi en tiempo real. Y si todo sale mal, la funcionalidad de alerta de la organización detectará de manera automática el problema y comenzará a corregirlo, lo que proporciona el control y la visibilidad que se necesita para ampliarse con confianza.

Hacia el futuro

No hay dudas de que las organizaciones cada vez más dependen de la AI para crear modelos más eficientes para satisfacer las expectativas de los clientes, seguir siendo competitivas frente a nuevos participantes del mercado digital y lidiar con los regímenes normativos más estrictos que nunca.

La automatización inteligente puede ayudar a las organizaciones a manejar varios desafíos comerciales, entre los que se incluyen:

• Automatizar las verificaciones de cumplimiento en los servicios financieros
• Proporcionar mejores resultados en el sector público y de la atención médica
• Mejorar la visibilidad en la cadena de suministro del sector de la manufactura
• Optimizar varios pasos conectados en el ciclo de reclamos de seguros
  
  

La escala de transformación potencial es enorme, pero la cantidad de trabajo que implica un cambio generalizado puede ser desalentadora. La PI ofrece más certidumbre a la AI que nunca antes y elimina la necesidad de realizar investigaciones largas de cómo funcionan los procesos y cuáles se deben priorizar.

Sobre todo, con la inteligencia de procesos, las organizaciones pueden garantizar el ROI más rápido en la automatización inteligente, reforzar la confianza para futuras iniciativas y crear una organización apta para el crecimiento futuro.