급여 자동화 방안

자동화 기술은 매우 빠른 시간에 전 세계적으로 인적자원 부서(HR)들의 이목을 집중 시킨 단어로 자리잡았습니다. 바쁘고 고도로 치열한 경쟁을 벌이는 글로벌 경제 속에서 비즈니스는 보다 적은 리소스를 사용하여 더 짧은 시간 내에 더 많은 업무를 처리해야 한다는 압박에 직면해 있습니다. 현대 기업들은 진화하지 않으면 도태할 수밖에 없는 엄중한 선택에 직면해 있습니다.

보다 민첩하고 효율적인 기업이 되어야 한다는 압박감에 직면한 다수 기업은 조달, 보고 및 급여와 같은 일상적인 필수 태스크에 대한 접근 방식을 평가하게 만들고 있습니다. 이러한 '백오피스' 태스크는 종종 노동 집약적이고, 반복적이며, 인적 오류 발생 리스크가 큽니다. 결국 직원이 아무리 부지런하고 예리한 눈을 지닌 사람이라도 하루에 수시간 동안 동일한 반복 작업에 집중하는 데는 한계가 있기 마련입니다.

이러한 반복적이지만, 필수적인 태스크(일반적으로 가치가 낮은 태스크로 간주됨)는 비즈니스 운영 비용에서 상당 부분을 차지합니다. EY 사의 연구에 따르면 급여 업무를 자동화할 경우, 기초 정규 직원(FTE) 비용의 약 20~60%를 절약할 수 있는 것으로 나타났습니다.

반복적인 업무를 전체적으로 자동화할 만한 명확한 비즈니스 사례가 분명히 있지만, 특정 비즈니스 업무 기능을 고려해야 합니다. 특히 급여 처리 업무에 초점을 맞춰 보면 이 부문이 로봇 프로세스 자동화(RPA)의 매력적인 후보가 된 이유가 무엇인지 스스로에게 물어보십시오. 실용적인 측면에서 보십시오. 그리고 급여 처리 업무를 설정하는 방법을 고려하는 것이 무엇보다 중요합니다.

로봇 프로세스 자동화(RPA)란 무엇인가요?

우선 '자동화'란 용어의 의미부터 설명하겠습니다. 대부분 사람에게 자동화란 단어를 언급하면 그들은 즉시 무인 자동차나 공상과학 소설을 통해 대중화된 안드로이드를 떠올릴 것입니다. 자동화는 보다 많은 '일상적인' 태스크를 처리할 때 가장 유용하고 쉽게 접근할 수 있습니다. 이러한 규칙에 기반한 지루하고 노동 집약적인 프로세스는 급여 주기처럼 모든 직장에서 진행되는 업무의 일환입니다.

RPA(로보틱 프로세스 자동화)는 디지털 시스템 안에서 인간의 행동을 모방하고 통합하는 자동화 기법입니다. RPA는 일반 직원이 생각할 수 없는 속도와 정확성으로 일상적인 태스크를 완수할 수 있는 자동화된 대본, 즉 스크립트, 소프트웨어 에이전트와 봇을 통해 작동합니다. 바로 이러한 부분이 급여 플랫폼에서 데이터 입력 및 캡처, 애플리케이션 열기 및 시스템 간 통신과 같은 구조화된 작업을 복제하기에 적합한 기능을 제공합니다.

RPA는 봇이 템플릿에서 동일한 태스크를 반복해서 수행해야 하는 반복적이고 규칙에 기반한 환경 속에서 가장 잘 작동합니다. 일반적으로 이러한 환경은 다음 특성 중 하나 이상의 특성을 공유합니다.

● 수기 계산 작업이 포함됩니다

● 전산의 개시 및 종료 시점을 지닙니다

● 오류 발생율이 높습니다

● 데이터 집약적입니다

● 반복적입니다

● 전자적 트리거가 필요합니다

급여 처리 업무가 자동화에 적합한 이유

반복적 태스크의 자동화에 대한 당위성을 설명했지만, 급여 처리 업무가 RPA에 그렇게나 적합한 이유는 무엇일까요?

아이러니하게도 급여가 처음부터 자동화 기술에 있어 주요 대상으로 간주된 것은 아닙니다. Global Payroll Management Institute란 기관은 처음에 RPA가 수기 급여 업무 프로세스의 복잡성을 처리할 능력이 없다고 판단했습니다. 급여 처리 업무에 RPA를 도입하는 데 핵심 장애물 중 하나는 수기 급여 프로세스에는 RPA가 모방하는 데 필요한 'if/then'(조건문) 수준에서 요구되는 정밀성을 적절하게 설정할 수 없는 상황이 많다는 부분이었습니다. AI(인공 지능)과 달리 RPA는 의사 결정이 아닌 프로세스를 따릅니다. 이로 인해 자동화된 급여 소프트웨어를 구축하기에 앞서 다양한 시나리오와 직원 유형에 대한 보편적 급여 문서가 없는 문제를 해결해야 했습니다.

이후 몇 년이 흐르면서 상황이 매우 달라졌습니다. HR 업무의 디지털 전환이 빠르게 진행되어 왔고, 따라서 이제 적절한 급여 프로세스의 문서화가 거의 보편화되었으며, 급여 자동화 소프트웨어의 난제를 극복하는 데 도움이 되는 많은 도구가 개발되었습니다.

이제 우리는 새로운 관점을 갖고 초기에 우려했던 부분을 재평가할 수 있게 되었습니다. 급여 처리 업무는 본질적으로 규칙 기반 업무이므로 RPA에 적합한 대상입니다. 급여 프로세스에 관련된 업무 요소를 고려하면서 살펴보시기 바랍니다. 첫째, 세금 공제, 급여 자진 납부(salary sacrifice), 연금 기여금이나 학자금 대출을 포함하여 모든 사람에게 정확한 금액이 지급되는지 확인해야 합니다. 둘째, 모든 직원이 매달 동일한 시점에 급여를 받는지 확인해야 합니다. 셋째, 급여 수령 자격을 지닌 사람, 최근에 퇴사했거나 입사한 사람, 장기 휴가 중인 사람, 그리고 기타 많은 경우의 수가 되는 요인을 추적할 필요가 있습니다.

급여 시스템 프로세스를 실행하는 회계 담당 직원은 이러한 정보를 확인하고 교차 검증하는 데 많은 시간을 소요할 가능성이 큰데, 이러한 업무에 소요되는 시간을 보다 능률적이고 생산적인 태스크에 쉽게 사용할 수 있습니다.

또한, 이러한 작업은 오류 발생율도 높은 지루하고 반복적인 작업입니다. 대부분 비즈니스의 월급날은 재무 부서가 가장 바쁜 기간인 월말 즈음입니다. 신중하고 체계적인 작업에 지친 두뇌를 이러한 업무에 투입하면 행정적 오류의 완벽한 조합이 형성됩니다. 예를 들어 귀사 직장에서 누군가가, 얼마나 자주, 오류로 인해 과잉 급여나 모자라는 급여를 받았거나, 과다한 세금을 납부했거나, 학자금 공제에 오류가 있었던 사례를 생각해 보십시오.

RPA 소프트웨어는 보다 적은 비용으로 보다 짧은 시간에 동일한 태스크를 완수하며, 규칙이나 프로세스에 문제가 없는 한 오류 없이 급여 처리 업무를 수행합니다. 

급여 자동화가 제공하는 이점

이미 급여 자동화가 제공하는 이점 중 일부분을 언급했지만, 보다 자세히 살펴보겠습니다.

비용 절감

아마도 급여 자동화 솔루션에 제공하는 가장 분명한 이점은 비용일 것입니다. 그리고 그러한 자동화 기술이 제시하는 재정적 이점은 바로 이 시점부터 이미 확보하고 들어가는 셈입니다. Deloitte 사의 글로벌 RPA 설문조사 결과, 59%의 응답자가 자동화 소프트웨어를 급여 시스템에 배포한 이후 비용 절감 이점을 얻었다고 응답했습니다.

이러한 현상은 효율성 제고 덕분일 수 있습니다. 일단 RPA는 급여 프로세스를 훨씬 빨리 완료합니다. 비용 절감 효과의 또 따른 부분은 아마도 급여 프로세스에 개입될 수밖에 없는 오류, 즉 비용도 많이 들고 지장을 주는 오류 건수를 줄인 데서 비롯된 효과일 수도 있습니다. RPA는 다른 HR 영역에서도 가치를 제공하는 효과를 가져올 수 있습니다. 급여 담당 전문가가 다른 프로젝트에 자유롭게 참여하여 본인의 잠재력을 최대한 발휘할 수 있기 때문입니다.

생산성 개선

인간은 본질적으로 지속적인 기간에 반복적이고 프로세스 중심적인 작업을 처리함에 있어 서투릅니다. 그것은 우리의 잘못이 아닙니다. 레이저의 집중력을 지닌 사람조차도 수시로 피곤하거나 지루한 상태에 이르거나 업무 처리 중에 방해를 받게 됩니다. 우리의 두뇌는 끊임없는 자극과 문제 해결을 갈망하기 마련인데 신입 관리 업무나 급여 처리 태스크에서는 이러한 자극을 제공하는 경우가 드뭅니다.

이러한 상황은 권태감, 즉 집중력 상실, 실수, 생산성 저하로 이어지는 상황을 피할 수 없습니다. RPA는 이러한 문제들에 시달리는 일이 전혀 없습니다. 급여 프로세스가 올바르게 보정되고 탄탄한 프로세스를 따르면 RPA는 업무 완료 시점까지 설정된 태스크를 완수하기 위해 열심히 작동합니다. 인간보다 훨씬 빠른 속도로 급여를 처리합니다.

RPA 봇에 할당된 태스크만이 생산성 향상이 제공하는 이점을 누리는 데 그치지 않습니다. 급여 담당자 전문가들을 반복적인 수기 태스크로부터 해방시켜 줌으로써, 특히 문제를 해결하거나, 인간 상호작용이 필요한 역할을 수행하게 됨에 따라 보다 복잡하고 보람 있는 업무에 작업하는 시간을 확보할 수 있게 됩니다. 이 과정에서 보다 가치 있는 태스크를 수행하는 직원의 생산성 제고 효과로 귀사 순수익도 향상되는 가운데, 귀사 직원들은 더 큰 만족과 즐거움을 얻을 수 있게 되며, 그러한 만족감 자체로도 생산성 제고 효과를 얻게 됩니다.

ROI(투자 수익률)

RPA는 거의 타의 추종을 불허하는 ROI를 제공합니다. EY와 Deloitte의 연구에 따르면 ROI를 회수하는 데 소요된 평균 기간은 1년 미만이었습니다. 또한, 상대적으로 운영 비용(OPEX)도 낮다는 이점도 있습니다. RPA는 비싸거나 많은 시간을 요구하는 정비 절차 없이도 기존 급여 프로세스·시스템에 손쉽게 통합할 수 있습니다.

효율성 제고

생산성에 대해 앞서 언급한 것처럼 RPA 봇은 동등한 수준의 수기 프로세스보다 훨씬 빠르게, 적은 리소스로 급여 태스크를 완료합니다. 급여 처리 업무와 같은 단일 태스크의 경우 여기에서 얻는 이점은 매우 귀중할 수 있습니다. RPA가 여러 급여 소프트웨어 프로세스에 걸쳐 배포되면 비즈니스의 효율성이 크게 향상될 수 있습니다.

규정 준수 및 정확도

그 첫 번째는 규정 준수입니다. RPA는 비즈니스의 규정 준수를 강화한다는 것을 입증했습니다. Deloitte의 글로벌 RPA 설문 조사에 따르면 응답자의 92%가 RPA를 구현한 후 자사의 규정 준수가 향상되는 효과를 얻었다고 응답했습니다. 특히 이러한 효과는 세금 신고 규정을 준수해야 하는 동시에 종종 시간과 리소스 집약적인 급여 처리 업무 담당 부서에 특히 유용한 부분이라 하겠습니다.

이와 밀접하게 RPA는 HR 기능의 품질과 정확도를 향상시킬 수 있습니다. Deloitte 사의 글로벌 RPA 설문조사에서의 응답 내용을 살펴보면 다시 한 번 이러한 이점이 입증됩니다. 이 설문조사에 응답한 기업의 90%가 RPA 채택 시 눈에 띄는 이점으로 정확성을 꼽았습니다.

두 사례 모두 그 이유를 판단하는 것은 어려운 일이 아닙니다. 규정 준수 관점에서 RPA 봇은 설정된 규칙의 논리에 오류가 없는 한 규정에서 벗어남 없이 프로세스를 엄격하게 따릅니다. 또한, 규정 준수의 필수 요소인 지속적으로 업데이트되는 감사 추적 기능도 제공합니다. 정확도 또한 거의 동일합니다. 신중하게 정의된 규정과 프로세스를 따르는 RPA 봇은 실수를 범하거나 인간처럼 깜박할 가능성이 거의 없습니다.

신뢰성

급여 소프트웨어 솔루션 자동화가 제공하는 RPA의 안정성은 단순 자명한 이점입니다. 본질적으로 상대적으로 단순한 RPA는 장시간 장애를 일으킬 가능성이 낮습니다. 특히 가동 시간을 보장하는 클라우드 공급자가 호스팅하는 경우에는 더욱 그렇습니다. 수기 프로세스와 달리 RPA는 업무일이 아니거나 비즈니스의 다른 영역에 장애가 발생하는 경우에도 계속해서 작동할 것입니다.

직원 만족도

급여 자동화 솔루션은 반복적 수기 프로세스에 소요되는 시간을 축소하여 직원 만족도를 향상합니다. 따라서 급여 처리 업무 담당팀이 고부가가치 태스크에 집중할 수 있게 되어 직원 업무량과 스트레스를 줄이는 데 도움이 됩니다. 추가로, 사무관리 태스크를 보다 정확하게 처리하고 급여 관련 오류를 줄이기 때문에 직원들이 급여 규정이나 세금 규정 문제를 해결하는 데 소요해야 하는 시간을 줄이는 효과가 있습니다.

어떤 급여 프로세스에 RPA를 적용할 수 있나요?

지금까지는 RPA가 제시하는 이점 중 일부를 다루었지만, 이제 RPA에 가장 적합한 급여 기능을 살펴보겠습니다.

직원 온보딩 및 보직 이동

모든 시스템에서 직원 온보딩은 노동 집약적인 프로세스입니다. 종종 반복적인 데이터 입력을 요하며, 급여 기록을 저장하는 여러 시스템을 상대로 한 정보의 교차 검증 절차가 요구됩니다. 그리고 이미 논의한 바와 같이 일반적으로 지루하고 반복적인 데이터를 입력하다 보면 실수가 발생하기 마련입니다. 디지털 워커는 RPA를 통해 직원 데이터 관리 시스템을 지속적으로 업데이트하고 급여 자동화 시스템의 알림 기능을 사용하여 이해 관계자들에게 필요한 정보를 알리고 정확한 금액의 급여가 적시에 직원들에게 지급되도록 보장합니다.

급여 처리

급여 처리는 꼭 필요한 태스크이지만, 소수 사람만이 선호하는 직업입니다. 오랜 시간이 소요될 수 있으며 급여 계산 오류가 발생하면 불만을 가진 직원을 만나 해결해야 합니다. RPA는 이 프로세스를 사실상 고통 없는 프로세스로 만듭니다. 다중 시스템 직원 지급 프로세스를 자동으로 관리하는 기능을 사용하면 정시에 직원에게 급여를 지급하는 프로세스가 보다 빠르고 비용 효율적이며 정확도 또한 향상됩니다.

급여 검토

급여 처리 업무처럼 다양한 직원의 급여를 검토하는 작업에도 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 영업부서나 기타 커미션을 토대로 정기적으로 급여를 변경하는 상황이 일반적일 때 특히 많은 시간이 소요됩니다. 디지털 워커가 이러한 변경 항목을 산출하고, 급여 예산을 관리하고, 기록을 업데이트함으로써 검토 주기에 소요되는 시간과 노력을 절감합니다.

세무 신고

법정 세금 신고 관리 업무는 급여 담당 관리자의 관점에선 리소스 집약적인 업무입니다. 비즈니스가 여러 관할권에 소재한 경우 업무 부담은 가중됩니다. RPA는 이러한 부담을 상당 부분 제거합니다. 디지털 워커는 급여 데이터 전송 업무를 자동화하고 여러 시스템에서 진행되는 신고 내용을 동기화하여 비즈니스 구조가 아무리 복잡하더라도 관련 규정을 준수합니다.

복지·수당 사무관리

직원들에 대한 기업 복지·수당 제공은 경쟁력을 유지하고 최고의 인재를 비즈니스에 유치하는 데 필수적인 요소입니다. 그러나 급여 담당 직원에게는 노동 집약적인 업무가 될 수도 있습니다. 의료 프로그램, 급여 자진 납부(salary sacrifice) 제도나 추가 연금 기여금을 설정한 직원을 제대로 추적하는 데는 시간과 리소스가 요구됩니다. 제도 가입, 업데이트, 등록 및 서비스 제공 과정을 자동화함으로써 RPA를 통해 리소스의 소모 없이 최고 수준의 혜택을 제공할 수 있습니다.

급여 자동화: 급여 자동화 도입 방법은?

급여는 자동화에 가장 적합한 HR 업무 가운데 하나입니다. 그렇다면 RPA가 단지 '있으면 좋은 기술'에서 급여 담당 부서의 중요한 일상적인 운영의 일환으로 전환하는 방법은 무엇인가요?

가장 먼저 유의해야 할 사항은 RPA가 귀사 비즈니스와 인력에 적합한 형태로 구성할 수 있다는 점입니다. 일부 조직은 급여 처리 및 세무 신고와 같은 직원 급여 시스템용 특정 소프트웨어에 한정하여 자동화 기술을 적용하기 시작할 것입니다. 이를 '탠덤'(협업형) RPA라고 합니다. 정규 직원이 RPA와 함께 작업을 수행하는 데서 비롯된 용어입니다. RPA에 대한 사용 사례를 구현하고자 할 때는 이 접근 방식이 가장 바람직합니다.

반면, 일부 비즈니스는 전체 급여 프로세스를 한 번에 자동화하는 작업에 돌입합니다. 이를 무인 RPA라고 합니다.

도입 방식을 결정한 후에는 자동화하고자 하는 각 프로세스를 신중하게 매핑하면 됩니다. 요구되는 예/아니오 조건에 대한 의사결정을 포함하여, 신규 직원을 가르치듯 해당 프로세스의 요소별로 간단한 단계적 가이드를 적용해 나가면 됩니다. 이어 그러한 가이드를 RPA 소프트웨어에 적용하여 신속하게 작업에 투입할 수 있습니다.

자동화 기술은 업무 세계에 변화를 가져오고 있으며, 아마도 급여 처리 업무보다 RPA에 더 적합한 태스크는 거의 없을 것입니다. 회계 부서와 HR 부서의 관점에서 급여 업무 관리 업무는 전 세계적으로 보아 유익한 태스크에 투입하면 더 잘 사용할 수 있는 리소스와 귀중한 역량을 앗아가는 상황에 있습니다. 그러나 보다 효율적이고 비용 효율적인 대안을 쉽게 사용할 수 있게 되므로 직원의 급여 처리 업무가 발목을 잡는 일은 지나간 시대의 고민이 되어야 마땅할 시점입니다.