Como automatizar a folha de pagamentos

A automação se tornou rapidamente a palavra do momento em departamentos de Recursos Humanos do mundo todo. Nesta economia global frenética e altamente competitiva, as empresas sentem cada vez mais pressão para fazer mais em menos tempo, com menos recursos. Empresas modernas precisam fazer uma escolha radical: evoluir ou ficar para trás.

Essa pressão por mais agilidade e eficiência está fazendo com que muitas empresas avaliem como suas equipes abordam tarefas cotidianas importantes, como compras, relatórios e folha de pagamento. Essas tarefas “administrativas” costumam ser trabalhosas e repetitivas, além de sofrerem com alto risco de erro humano. Afinal, por mais dedicada e eficiente que seja sua equipe, não é possível se concentrar em tarefas repetitivas por mais de algumas horas ao dia.

Essas tarefas essenciais, que costumam ser desvalorizadas, são responsáveis por boa parte dos custos operacionais da empresa. Uma pesquisa da EY estima que de 20% a 60% do custo fixos de um funcionário em tempo integral (FTE) poderia ser economizado com a automação desse trabalho.

O caso de negócios para a automação do trabalho repetitivo está claro, mas considere determinadas áreas da empresa. No caso específico da folha de pagamento, pergunte-se por que ela é um candidata tão interessante para a automação robótica de processos (RPA). Pense em termos práticos. Acima de tudo, pense em como ela é configurada.

O que é a automação robótica de processos?

Primeiro, vamos explicar o que queremos dizer com automação. A maioria das pessoas, quando escuta a palavra, pensa em veículos sem motorista ou androides de ficção científica. A automação é mais útil e acessível em tarefas mais “cotidianas”. São processos baseados em regras, muitas vezes tediosos e trabalhosos, que fazem parte de qualquer local de trabalho, assim como o ciclo da folha de pagamentos.

A Automação Robótica de Processos (RPA) é uma metodologia de automação que imita e integra nossas ações com sistemas digitais. Funciona com scripts automatizados, atendentes em software e robôs que conseguem realizar tarefas rotineiras com velocidade e precisão impossíveis para um funcionário comum. Por isso, ela é perfeita para replicar tarefas estruturadas, como inserção e captura de dados em plataformas de folha de pagamento, abertura de cadastros e comunicação entre sistemas.

A RPA funciona melhor em ambientes repetitivos, baseados em regras, onde o robô deve realizar uma tarefa-modelo infinitas vezes. Geralmente, esses ambientes compartilham pelo menos uma das características a seguir:

● Envolvem cálculos manuais

● Têm pontos de partida e finalização eletrônicos

● Têm altas taxas de erros

● Usam muitos dados

● São repetitivos

● Exigem um gatilho eletrônico

Por que a folha de pagamento funciona bem com automação

Explicamos os motivos para automatizar tarefas repetitivas, mas por que a folha de pagamento se adapta tão bem à RPA?

Nem sempre a folha de pagamentos foi considerada uma boa candidata para a automação. O Global Payroll Management Institute considerou inicialmente que a RPA não conseguiria lidar com as complexidades dos processos manuais de folhas de pagamento. Um dos principais obstáculos era que os processos manuais não costumam estar documentados adequadamente com o nível de especificidade de “se/então” (if/then) para serem copiados pela RPA. Ao contrário da inteligência artificial (IA), a RPA segue processos, não toma decisões. Por isso, a ausência de uma documentação universal para folhas de pagamento em várias situações e tipos de funcionários precisou ser resolvida antes da implementação de um software automatizado.

Depois de alguns anos, a situação mudou muito. A transformação digital dos setores de RH está evoluindo rapidamente, de forma que hoje a documentação é quase universalmente adequada e existem muitas ferramentas disponíveis para resolver as dificuldades de um software de automação para automação de folha de pagamento.

Agora, voltamos à questão inicial com outra perspectiva. O processamento de folhas de pagamento adequa-se bem à RPA porque é naturalmente baseado em regras. Para fins de ilustração, considere o que está envolvido no processo. Primeiro, todos precisam receber o valor correto, com as devidas deduções de impostos, benefícios, contribuições para aposentadoria ou empréstimos estudantis. Depois, é preciso verificar se todos os funcionários recebem o mesmo todos os meses. E então, você deve acompanhar todos que têm o direito a receber pagamentos, que saíram ou entraram recentemente, que estão em licenças prolongadas ou outras situações.

Um contador que opere processos de sistemas de pagamento provavelmente gastará horas fazendo verificações cruzadas desses dados, horas que podem ser dedicadas a tarefas mais úteis e produtivas.

Além disso, o trabalho tedioso e repetitivo é o mais propenso a ter erros. Na maioria das empresas, o dia do pagamento é próximo ao final do mês, que também é o período mais intenso para o departamento financeiro. Juntando os cérebros cansados e o trabalho cuidadoso e metódico, temos a receita perfeita para erros administrativos. Por exemplo: quantas vezes alguém em seu escritório foi pago a mais ou a menos, pagou impostos demais ou teve o valor incorreto de dedução por empréstimos estudantis?

O software para RPA realiza a mesma tarefa com custo mais baixo, menos tempo e, a não ser que haja algum problema com as regras ou os processos definidos, sem erros. 

As vantagens de automatizar a folha de pagamento

Já mencionamos algumas vantagens da folha de pagamento automatizada, mas vamos aos detalhes.

Redução de custo

Talvez a vantagem mais óbvia de uma solução automatizada para folha de pagamentos seja o custo. E a vantagem financeira da automação já está bem estabelecida. Cerca de 59% dos entrevistados da Pesquisa Global de RPA da Deloitte citaram redução de custos com a implementação de um software de automação em seus sistemas de folha de pagamento.

O motivo pode ser o aumento da eficiência; a RPA finaliza tudo muito mais rápido. Ou pode ser a redução dos erros caros e disruptivos que costumam ocorrer no processo. A RPA também pode agregar valor a outras áreas do RH, liberando os profissionais para trabalhar em outros projetos e atingir todo o seu potencial.

Mais produtividade

Os humanos são naturalmente inaptos para tarefas repetitivas, baseadas em processos, por períodos prolongados. Não é nossa culpa: mesmo as pessoas mais concentradas se cansam, se entediam ou são interrompidas periodicamente. Nosso cérebro prefere trabalhar com estímulo constante e solução de problemas, algo que tarefas de processamento de salários ou contratações raramente oferece.

Essa situação inevitavelmente provoca tédio, com perda de foco, erros e nada que estimule a produtividade. A RPA não sofre desses problemas. Desde que seja corretamente calibrada e siga um processo sólido, ela trabalha com diligência até completar as tarefas solicitadas. E muito mais rápido que seus colegas humanos.

Além disso, não só as tarefas atribuídas ao robô de RPA terão aumento de produtividade. Os profissionais da folha de pagamentos liberados de tarefas manuais repetitivas terão tempo para trabalhar em aspectos mais complexos e recompensadores da área, principalmente solução de problemas e interações humanas. Os resultados da empresa melhoram com a equipe dedicada a tarefas com mais valor agregado, e os funcionários ficam mais satisfeitos e contentes com o trabalho, o que também estimula a produtividade.

Retorno sobre investimento (ROI)

O ROI da RPA é praticamente incomparável. Pesquisas EY e da Deloitte constatam que o tempo médio para atingir ROI foi menor que um ano. O custo operacional (OPEX) também é relativamente baixo. É fácil integrar a RPA a seus processos e sistemas existentes para folha de pagamento, sem a necessidade de reformas caras e demoradas.

Mais eficiência

Assim como na área da produtividade, o robô de RPA realiza as tarefas de folha de pagamento muito mais rápido e com menos recursos que os processos manuais equivalentes. Para tarefas únicas, como processamento de salários, representa uma vantagem incalculável. No entanto, quando a RPA é distribuída em diversos processos de software de folha de pagamentos, ela pode oferecer melhorias consideráveis de desenvolvimento para sua empresa.

Conformidade e precisão

Primeiro, conformidade. Comprovadamente, a RPA melhora a conformidade regulatória nas empresas. De acordo com a Pesquisa Global de RPA da Deloitte, 92% dos entrevistados perceberam melhora na conformidade depois da implementação da RPA. Isso é particularmente útil para departamentos de folha de pagamento, onde o cumprimento das deduções legais, além de essencial, é trabalhoso e demorado.

E, na mesma linha, a RPA também pode melhorar a qualidade e a precisão do seu setor de RH. Mais uma vez, os resultados da Pesquisa Global de RPA da Deloitte confirmam: 90% das empresas pesquisadas afirmaram que a melhora de precisão foi perceptível após a adoção da RPA.

Nos dois casos, não é difícil entender o porquê. Pensando em conformidade, um robô de RPA segue o processo rigidamente, sem desvios, a não ser em caso de erro na lógica das regras configuradas. Ele também oferece uma trilha de auditoria sempre atualizada, essencial para conformidade. A precisão é igual, pois um robô de RPA que siga regras e processos cuidadosamente definidos não deve cometer erros nem esquecimentos.

Confiabilidade

A vantagem mais simples é a confiabilidade da RPA na automatização de soluções de software para folha de pagamento. Como seu funcionamento é relativamente simples, é improvável que a RPA fique fora do ar por muito tempo, principalmente se estiver em um fornecedor de nuvem com disponibilidade garantida. Ao contrário dos processos manuais, a RPA continua produzindo, mesmo com o escritório fechado ou dificuldades em outras áreas da empresa.

Satisfação dos funcionários

Uma solução automatizada de folha de pagamento melhora a satisfação dos funcionários, pois reduz o trabalho manual e repetitivo. As equipes ficam livres para trabalhar em tarefas com mais valor agregado, o que ajuda a reduzir a carga de trabalho e o estresse dos funcionários. Além disso, como as tarefas administrativas são mais precisas e há menos erros na folha, os funcionários perdem menos tempo corrigindo erros em salários ou deduções.

A quais processos de folha de pagamento a RPA pode ser aplicada?

Já falamos de algumas vantagens da RPA, mas agora vamos analisar quais funções são mais adequadas para ela.

Integração e transferência de funcionários

Integrar funcionários em todos os sistemas é um processo trabalhoso, que costuma exigir entradas de dados repetitivas e verificação de informações em diversos sistemas que armazenam registros de folha. Como já discutimos, erros são comuns em processos com entradas tediosas e repetitivas. Com a RPA, os operadores digitais atualizam constantemente os sistemas de gerenciamento de dados de funcionários, mantêm os stakeholders informados, com notificações, e garantem pagamentos corretos e pontuais.

Processamento de salários

Processar salários é necessário, mas pouca gente gosta dessa tarefa, que pode levar horas e qualquer erro no cálculo da folha resulta em reclamações dos funcionários. Com a RPA, o processo fica praticamente indolor. Gerenciando automaticamente processos de pagamentos de diversos sistemas, sua equipe será paga pontualmente, com mais economia, rapidez e precisão.

Reajustes de salários

Assim como o processamento, os reajustes de pagamentos são uma tarefa demorada, principalmente quando é normal que haja muitas variações, como em vendas e outras áreas que trabalham com comissão. Um operador digital faz os cálculos para você, gerencia o orçamento e atualiza os registros, reduzindo tempo e esforço gastos no ciclo de reajustes.

Declaração de impostos

A gestão de declarações fiscais obrigatórias custa muito trabalho à gestão de folha de pagamento, e ainda mais se sua empresa estiver em mais de uma jurisdição. A RPA elimina boa parte desse trabalho. Operadores digitais automatizam as transferências de dados de folha e sincronizam os relatórios de diversos sistemas, mantendo a conformidade em qualquer nível de complexidade organizacional.

Administração de benefícios

Oferecer benefícios aos funcionários é fundamental para a competitividade da empresa e para atrair os melhores talentos. No entanto, também é um trabalho demorado para a equipe de folha de pagamentos. Acompanhar quem paga seguro de saúde, descontos por benefícios ou contribuições extras para fundos de pensão demanda tempo e recursos. Automatizando assinaturas, atualizações, cadastros e entregas, a RPA permite que você ofereça os melhores benefícios sem custo administrativo.

Automação da folha de pagamento: como fazer

A folha de pagamento é uma das áreas mais automatizáveis do RH. Como fazer com que a RPA deixe de ser só “uma boa opção” e se torne parte integral da gestão cotidiana de sua folha?

Primeiro, a RPA pode ser adaptada à sua empresa e equipe. Algumas começam automatizando somente alguns softwares, como processamento de salários e declarações fiscais. É a chamada RPA “paralela”: os funcionários estarão trabalhando lado a lado com a RPA. Essa abordagem funciona melhor se você estiver tentando comprovar as vantagens da RPA.

Contudo, algumas empresas preferem automatizar imediatamente todo o processo de folha da pagamento, o que chamamos de RPA autossuficiente.

Depois de escolher uma opção, basta mapear cuidadosamente todos os processos que serão automatizados. Pense que não é diferente de instruir um recém-contratado: você cria um guia passo a passo de cada elemento do processo, inclusive as decisões binárias. O software de RPA é alimentado com esse guia e já pode começar a trabalhar.

A automação está mudando o mundo do trabalho, e poucas tarefas estão mais preparadas do que a folha de pagamentos. Em departamentos de contabilidade e RH do mundo todo, a gestão de folha drena recursos e habilidades valiosas que poderiam ser mais bem utilizados em tarefas mais produtivas. Porém, com uma alternativa mais eficiente e econômica à mão, chegou a hora de livrar os funcionários do purgatório da folha.