Analizar y predecir más rápidamente con la automatización inteligente

Las empresas están sufriendo una escasez de contadores, lo que las deja vulnerables ante problemas de auditoría. Cada vez menos personas estudian contabilidad y cada vez más estudian finanzas, ya que lleva un año menos de estudio y promete un trabajo más interesante.

Los puestos contables en las empresas permanecen vacíos por más tiempo a la vez que cada vez más empleados del sector contable se jubilan sin tener un reemplazo. Frente a esta realidad, muchas empresas más pequeñas no se molestan en llenar esos puestos, ya que no pueden justificar el intercambio de costo-beneficio.

Según un artículo de una revista de Wall Street, es posible que esta escasez provoque que algunas empresas deban asignar personal con menos experiencia en tareas contables fundamentales, lo que conduce a mayores deficiencias en los ICFR y fraude en la creación de informes financieros.

Los CFO y otros líderes empresariales claramente necesitan responder a este déficit mediante un cambio en la naturaleza de la contabilidad. Adoptar la automatización en los procesos contables permite a los contadores mejorar sus habilidades y centrarse en la estrategia y el progreso profesional a la vez que delegan las tareas tediosas y repetitivas a los colaboradores digitales. A su vez, a medida que la seguridad se vuelve más sólida, pueden introducir tecnologías como la IA generativa para tomar mejores decisiones. 

Cómo cambiar el sector contable mediante la automatización inteligente

Desde 2019, ha habido una caída del 17% en los contadores y auditores empleados. La automatización inteligente (AI) es adecuada para atender el trabajo que queda por hacer y cambiar el rumbo de la fuerza laboral contable cada vez más escasa al volver más interesante y centrado el trabajo de los contadores.

La AI combina la automatización robótica de procesos (RPA) con la inteligencia artificial (IA) para implementar una mano de obra digital que automatiza las tareas repetitivas, conecta los sistemas dispares y optimiza los flujos de trabajo.

¿Cuál es su objetivo?

Al comenzar con la automatización de las finanzas, es importante establecer sus resultados comerciales. ¿Qué desea lograr? Hay que dar cuenta de mucho al momento de implementar la AI (juego de palabras intencional).

La AI ayuda con lo siguiente:

• Liberar a los contadores de las tareas manuales
• Ofrecer información predictiva en tiempo real a los líderes de todos los departamentos
• Gestionar mejor el negocio
• Mejorar la toma de decisiones estratégica
• Dar a los contadores un trabajo más gratificante

Identificar oportunidades de automatización

La AI es ideal para la contabilidad gracias a sus muchas oportunidades de “ventaja rápida”. Son tareas que tienen poco valor cuando las realiza un empleado, siguen un conjunto de reglas claro (como extraer datos e ingresarlos en un software de finanzas) y son repetitivas, lo que las vuelve propensas a errores.

Los colaboradores digitales pueden recoger estas tareas y realizarlas de manera rápida y precisa, a la vez que alivian al personal del trabajo mundano y lo potencian para que se centre en iniciativas de mayor valor.

Hay cinco características de los candidatos a la automatización contable temprana que se deben buscar:

• Un flujo de trabajo definido
• Un volumen alto y baja complejidad
• Un uso de múltiples aplicaciones
• Cíclico o periódico
• Un uso de datos estructurados y bien definidos

Casos de uso de la AI en el sector de finanzas y contabilidad

Los colaboradores digitales se desempeñan sin pausas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para realizar las tareas de forma precisa y rápida, lo que los convierte en perfectos para las tareas repetitivas y aburridas. Al sacarle esas tareas a los contadores, pueden dedicar más tiempo a la toma de decisiones estratégica.

Hemos desglosado algunos casos de uso específicos en el sector de finanzas y contabilidad en los que la AI puede optimizar sus procesos comerciales.

Automatización del back office

Los colaboradores digitales asumen los procesos de ingreso de datos al extraer información de fuentes de datos estructurados y no estructurados, tales como facturas y recibos, y completan automáticamente la información en los sistemas contables relevantes.

Gestión del fraude y cumplimiento

La AI vuelve a las auditorías más fáciles al monitorear y registrar las tareas a medida que se realizan y detectar los problemas a medida que surgen. Los colaboradores digitales pueden analizar grandes volúmenes de datos en busca de inconsistencias, anomalías o fraude potencial, lo que garantiza el cumplimiento normativo de los requisitos impositivos y los estándares de informes financieros.

Cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Los colaboradores digitales pueden hacer coincidir los pedidos de compra con las facturas, validar los términos de pago, generar facturas, enviar recordatorios de pago y procesar pagos.

Preparación de impuestos y creación de informes

La AI automatiza la recopilación de datos, los cálculos de impuestos y la generación de formularios de impuestos a la vez que realiza la verificación cruzada del cumplimiento fiscal según las normativas fiscales actuales.

Los beneficios de la automatización contable son los siguientes:

• Reducción de errores
• Ahorro de tiempo y recursos
• Conexión de los sistemas
• Procesamiento de cuentas más eficiente
• Auditabilidad mejorada
• Creación de informes e información en tiempo real
• Mitigación de riesgos y fraude
• Enfoque estratégico de los empleados

¿Cómo encaja la IA generativa?

La IA generativa debe seguir trabajando en la seguridad y el cumplimiento normativo antes de poder distribuirse ampliamente en todos los procesos contables. Sin embargo, la tecnología está progresando, por lo que es bueno, al menos, considerar su potencial.

La IA generativa es una rama de la IA que genera contenido nuevo y original con base en su conjunto de datos de capacitación. Utiliza algoritmos y modelos para generar imágenes, texto, música, código, etc. Veamos algunos lugares en donde la IA generativa puede ayudar a las empresas de contabilidad a mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del cliente.

Relaciones con los clientes

Una de las principales formas en que probablemente veamos a la IA generativa mejorar la experiencia del cliente es mediante los robots de chat y asistentes virtuales de procesamiento del lenguaje natural (NLP). Estos compañeros impulsados por la IA pueden manejar las consultas de los clientes, brindar soporte en tiempo real, sugerir ofertas de productos y servicios personalizados e incluso ofrecer opciones de auto servicio.

Al ayudar a gestionar las relaciones con los clientes, la IA generativa puede liberar a los contadores y demás personal para que se centren en las excepciones y el trabajo más complejo, a la vez que mejoran los tiempos de respuesta y reducen los costos.

Detección de fraude

La IA generativa ayuda a los profesionales de la contabilidad a mitigar los riesgos en sus datos financieros al garantizar que conservan el cumplimiento y detectan cualquier problema o anomalía según los patrones de comportamiento normal. Es posible que también supervise las transacciones en tiempo real a fin de identificar actividades fraudulentas a medida que ocurren.

La IA generativa lleva la detección de fraude un paso más allá al supervisar comportamientos mediante el historial de transacciones, los patrones de gasto, etc. a fin de detectar cambios repentinos o sospechosos.

Operaciones diarias

A medida que evolucione la tecnología, se verá a la IA generativa cada vez más en usos prácticos diarios. Ya estamos viendo que la utilizan las grandes empresas de tecnología, como Microsoft y Adobe, y tales usos llegarán a las tareas contables a medida que más organizaciones la adopten.

Recordar los riesgos

Aún hay mucho por conocer acerca de la IA generativa. Toda organización que esté interesada en utilizarla debe tener en cuenta estos riesgos e implementar estrategias y salvaguardas para proteger sus datos.

Establecer su estrategia

A fin de combatir la escasez de contadores que deja a las empresas vulnerables ante los problemas de auditorías, los CFO y otros líderes empresariales deben pensar en cómo la automatización inteligente puede ayudarlos a cumplir sus objetivos comerciales y atraer y retener a los empleados correctos.

Una buena implementación de AI requiere de un objetivo y una estrategia. Busque buenos primeros candidatos para su automatización contable e impleméntelos primero; luego, amplíe a medida que su necesidad aumenta y optimice los procesos de principio a fin.

Al implementar la IA, las empresas pueden mejorar la toma de decisiones estratégica, ofrecer información predictiva en tiempo real y gestionar mejor sus negocios. Mientras que la IA generativa muestra el potencial de mejora de la eficiencia operativa y la experiencia del cliente, es importante tener en cuenta la seguridad y el cumplimiento normativo antes de introducir la adopción en toda la empresa.

Hable con uno de nuestros expertos de SS&C Blue Prism para conocer más sobre la automatización inteligente en contabilidad.