Cómo automatizar la nómina

Rápidamente, la automatización se ha vuelto el lema de los departamentos de Recursos Humanos en todo el mundo. En una economía global frenética y altamente competitiva, las empresas enfrentan cada vez más la presión de hacer más en menos tiempo y usando menos recursos. Las empresas modernas enfrentan una elección difícil: evolucionar o quedarse atrás.

Esta presión de volverse más ágiles y eficientes impulsa a muchas empresas a evaluar el modo en que el personal aborda las tareas vitales diarias, como la adquisición, creación de informes y nómina. Estas tareas de “back office”, en general, son repetitivas, requieren de muchos empleados y tienen un gran riesgo de error humano. Después de todo, independientemente de lo diligente o perspicaz que sea el personal, solo puede concentrarse en hacer las mismas tareas repetitivas por una cierta cantidad de horas al día.

Estas tareas esenciales pero repetitivas —que se conocen como tareas de poco valor— son donde se hunde una gran parte de los costos operativos de las empresas. En una investigación de EY se calcula que entre el 20% y el 60% de los costos de base para los empleados de tiempo completo (FTE) podrían ahorrarse al automatizar este trabajo.

Existe un claro argumento comercial para automatizar el trabajo repetitivo en su totalidad, pero piense en ciertas funciones empresariales. Si se centra específicamente en la nómina, pregúntese qué la hace un candidato tan atractivo para la automatización robótica de procesos (RPA). Veámoslo en términos prácticos. Y lo que es más importante, piense en cómo configurarla.

¿Qué es la automatización robótica de procesos?

Primero, debemos explicar lo que significa la automatización. Si mencionamos la palabra automatización, la mayoría de las personas pensarán de inmediato en vehículos sin conductor o en los típicos androides de ciencia ficción. La automatización es más útil y accesible cuando hace frente a las tareas más “de todos los días”. Esos procesos basados en reglas, que a menudo son tediosos y requieren de muchos empleados, son parte de todos los lugares de trabajo, tal como lo es el ciclo de la nómina.

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una metodología de automatización que imita e integra nuestras acciones en los sistemas digitales. Trabaja mediante guiones automatizados, agentes de software y robots que pueden realizar tareas de rutina a una velocidad y con una precisión impensada para un empleado regular. Esto la hace perfecta para replicar el trabajo estructurado, como el ingreso de datos y la captura de plataformas de nómina, abrir aplicaciones y generar comunicaciones entre sistemas.

La RPA funciona mejor en entornos repetitivos y basados en reglas, en los que se exige al robot realizar la misma tarea en una plantilla una y otra vez. En general, estos entornos comparten una o más de las siguientes características:

● Implican cálculos manuales

● Tienen puntos de partida y terminales electrónicos

● Tienen altas tasas de error

● Requieren de muchos datos

● Son repetitivos

● Requieren una activación electrónica

Por qué la nómina es adecuada para la automatización

Hemos explicado la justificación para la automatización de tareas repetitivas, pero ¿qué tiene la nómina que la hace tan adecuada para la RPA?

Irónicamente, la nómina no siempre fue considerada un candidato principal para la automatización. En principio, The Global Payroll Management Institute consideró que la RPA no era capaz de abordar las complejidades de los procesos manuales de la nómina. Uno de los obstáculos clave que identificó fue que los procesos manuales de la nómina, a menudo, no están correctamente documentados en los grados de granularidad de “si/entonces” que son necesarios para que la RPA pueda imitar. A diferencia de la inteligencia artificial (IA), la RPA sigue procesos en lugar de tomar decisiones. Por este motivo, la ausencia de documentación universal sobre la nómina en varios escenarios y tipos de empleados debió abordarse antes de poder establecer un software de nómina automatizada.

Si avanzamos unos años, la imagen es muy diferente. La transformación digital de las funciones de RR. HH. está progresando rápidamente, lo que significa que la documentación adecuada ahora es casi universal y hay muchas herramientas disponibles para ayudar a superar los obstáculos del software de automatización de la nómina.

Por lo tanto, ahora regresamos a nuestra preocupación inicial con una nueva perspectiva. El procesamiento de la nómina es adecuado para la RPA porque está basado en reglas de manera inherente. Para ilustrarlo, piense en lo que involucra el proceso de la nómina. Primero, debe asegurarse de que todos reciben la cantidad correcta de pago, incluidas las deducciones de impuestos, renuncias del salario, contribuciones al régimen de pensiones o préstamos estudiantiles. Segundo, debe asegurarse de que todos los empleados reciban el pago al mismo tiempo cada mes. Tercero, debe llevar un registro de toda persona que pueda solicitar una indemnización, se haya ido o se haya unido recientemente, tenga una licencia de largo plazo, o muchos otros factores potenciales.

Un contador que ejecute los procesos del sistema de nómina probablemente pase horas verificando y volviendo a verificar esta información, horas que podría pasar en tareas más productivas y fructíferas.

Además, el trabajo aburrido y repetitivo es el que conduce a más errores. En la mayoría de las empresas, los días de pago son cerca del final del mes, sin dudas el período con más trabajo para el departamento de finanzas. Si agregamos mentes cansadas con trabajo metódico y cuidadoso, tenemos el combo perfecto para los errores administrativos. Por ejemplo, piense en con qué frecuencia alguien en su lugar de trabajo ha recibido un pago por encima o por debajo de lo correcto, ha pagado demasiados impuestos o se le ha quitado la deducción incorrecta del préstamo estudiantil.

El software de RPA realizará la misma tarea a un costo más bajo, en menos tiempo y, a menos que haya un problema con las reglas o procesos que sigue, sin errores. 

Los beneficios de la automatización de la nómina

Ya hemos mencionado algunos de los beneficios de la nómina automatizada, pero volvamos a verlos en más detalle.

Reducción de los costos

Es probable que el beneficio más evidente de una solución de nómina automatizada sea el costo. Y, en este momento, los beneficios financieros de la automatización están bien establecidos. Cerca del 59% de los participantes de la Encuesta internacional sobre RPA de Deloitte mencionaron un beneficio de la reducción de costos desde la implementación del software de automatización en sus sistemas de nómina.

Esto puede surgir de la eficiencia mejorada, ya que la RPA simplemente finaliza el proceso más rápido. O quizás surge de la reducción de los errores costosos y desestabilizadores que tienden a ser una parte natural del proceso de nómina. La RPA puede brindar valor en otras áreas de RR. HH., ya que los profesionales encargados de la nómina están libres para trabajar en proyectos alternativos y alcanzar todo su potencial.

Productividad mejorada

De manera inherente, las personas son malas para realizar tareas repetitivas e impulsadas por procesos durante largos períodos. No es culpa nuestra: hasta la persona más enfocada se cansa, se aburre o es interrumpida cada tanto. Nuestras mentes ansían recibir estímulos constantes y tener que resolver problemas, que es algo que rara vez ofrecen las tareas administrativas o de procesamiento de salarios de un principiante.

Es inevitable que esta situación conduzca al aburrimiento, falta de concentración, errores y apenas un cóctel ganador para la productividad. La RPA no tiene ninguno de estos problemas. Siempre y cuando haya sido calibrada de manera correcta y siga un proceso sólido, trabajará de manera diligente en la tarea que ha sido establecida hasta que la finalice. Esto es mucho más rápido que su contraparte humana.

No solo las tareas asignadas a un robot de RPA se benefician de mayor productividad. Al liberar a los profesionales de nómina de las tareas repetitivas manuales, también les da tiempo para trabajar en aspectos más complejos y gratificantes de su función, en particular aquellos que exigen la resolución de problemas y la interacción con personas. Sus resultados finales se beneficiarán de que el personal trabaje en tareas de mayor valor, y el personal obtendrá mayor satisfacción y disfrute de su trabajo, lo que, a su vez, es un impulsor de la productividad.

Retorno de la inversión (ROI)

La RPA proporciona ROI sin precedentes. Las investigaciones de EY y Deloitte demostraron que el tiempo promedio para un ROI era de menos de un año. También se beneficia de los costos de gastos operativos (OPEX) bajos. La RPA puede integrarse fácilmente con sus procesos y sistemas de nómina existentes, sin necesidad de una transformación costosa y que consuma mucho tiempo.

Mayor eficiencia

De manera muy similar al punto anterior sobre productividad, un robot de RPA realizará tareas de nómina mucho más rápido y con menos recursos que los procesos manuales equivalentes. Para tareas simples, como el procesamiento de salarios, esto puede ser invaluable. Pero cuando se implementa la RPA en varios procesos de software de nómina, puede traer drásticas mejoras de eficiencia para su empresa.

Cumplimiento y precisión

Lo primero es el cumplimiento. La RPA ha demostrado impulsar el cumplimiento normativo en las empresas. Según la encuesta internacional sobre RPA de Deloitte, el 92% de los participantes experimentaron una mejora en el cumplimiento luego de implementar la RPA. Esto es especialmente útil para los departamentos de nómina, donde el cumplimiento de los informes de impuestos legales no solo es esencial sino que consume mucho tiempo y recursos.

En relación con esto, la RPA también puede mejorar la calidad y precisión de sus funciones de RR. HH. Nuevamente, las respuestas de la encuesta internacional sobre RPA de Deloitte lo confirman. El 90% de las empresas encuestadas mencionaron a la precisión como un beneficio notable de la adopción de la RPA.

En ambos casos, no es difícil ver el por qué. Desde una perspectiva de cumplimiento, un robot de RPA seguirá con firmeza el proceso sin desviaciones, a menos que haya un error en la lógica de las reglas que se han establecido. También proporciona un registro de auditoría constantemente actualizado, que es un elemento esencial del cumplimiento. Con la precisión sucede lo mismo; un robot de RPA que sigue reglas y procesos bien definidos es poco probable que cometa errores y descuidos.

Confiabilidad

El beneficio más simple es la confiabilidad de la RPA en la automatización de soluciones de software de la nómina. Debido a su naturaleza relativamente simple, es poco probable que la RPA sufra cortes extendidos, en particular si está alojada en un proveedor en la nube con garantía de tiempo de actividad. A diferencia de los procesos manuales, la RPA seguirá reproduciendo, incluso cuando la oficina esté cerrada u otras áreas de la empresa tengan interrupciones.

Satisfacción de los empleados

Una solución de nómina automatizada mejora la satisfacción de los empleados al reducir la cantidad de tiempo que pasan en procesos repetitivos y manuales. Los equipos de nómina están libres para centrarse en tareas de mayor valor, lo que ayuda a reducir la carga de trabajo y el estrés para los empleados. Además, al ser más precisos con las tareas administrativas y reducir los errores de la nómina, los empleados pasan menos tiempo solucionando problemas con funciones como los salarios y normas impositivas.

¿A qué procesos de la nómina puede aplicarse?

Hemos cubierto algunos de los beneficios de la RPA, pero ahora veamos a qué funciones de la nómina se adapta mejor.

Integración al sistema y transferencias de los empleados

La integración al sistema de los empleados en todos los sistemas es un proceso laborioso. A menudo, requiere el ingreso de datos repetitivos y la verificación cruzada de información en varios sistemas que almacenan registros de nómina. Como ya hemos conversado, en general los errores surgen cuando se hay un ingreso de datos repetitivo y aburrido. Con la RPA, los colaboradores digitales actualizan constantemente los sistemas de gestión de datos de los empleados, informan a las partes interesadas que usan las notificaciones del sistema de nómina automatizado y garantizan que el personal reciba el pago correcto a tiempo.

Procesamiento de salarios

El procesamiento de salarios es una tarea necesaria, pero es el trabajo favorito de muy pocas personas. Puede llevar horas y cualquier error con los cálculos de la nómina se encontrará con empleados descontentos. La RPA hace que casi no haya sufrimiento en los procesos. Con su capacidad para gestionar de manera automática procesos de pago de empleados de múltiples sistemas, el proceso de garantizar que su personal recibe el pago a tiempo se vuelve más rápido, rentable y preciso.

Revisiones de los salarios

Como con el procesamiento de los salarios, revisar lo que se paga a cada empleado puede consumir mucho tiempo. Esto sucede especialmente cuando ocurren cambios salariales de manera regular, en ventas y en otros entornos que se basan en comisiones. Un colaborador digital calculará estos cambios por usted, al gestionar los presupuestos salariales y actualizar los registros sin usar el tiempo y los esfuerzos del ciclo de revisión.

Informes de impuestos

La gestión de los informes de impuestos legales es una tarea que consume muchos recursos para los gerentes de nómina, más aún si su empresa abarca varias jurisdicciones. La RPA elimina gran parte de esta carga. Los colaboradores digitales pueden automatizar transferencias de datos de nómina y sincronizar la creación de informes en varios sistemas, mientras lo mantiene en cumplimiento sin importar la complejidad de la estructura de su empresa.

Administración de los beneficios

Ofrecer a su personal beneficios corporativos es una parte importante de mantenerse competitivo y atraer el mejor talento para su empresa. Sin embargo, puede requerir mucho trabajo por parte de su personal de nómina. Llevar un registro de quiénes están preparados para programas de atención médica, esquemas de sacrificio salarial o contribuciones de pensión adicionales lleva tiempo y recursos. Al automatizar las suscripciones, actualizaciones, inscripciones y entrega, la RPA le permite ofrecer beneficios de primera clase sin agotar los recursos.

La automatización en la nómina: ¿Cómo lo hace?

La nómina es una de las funciones de RR. HH. más apta para automatización. ¿Cómo se pasa de que “sea bueno” tener la RPA a que sea una parte vital de las operaciones diarias de su departamento de nómina?

Lo primero para tener en cuenta es que la RPA puede moldearse para que se adapte a su empresa y su personal. Algunas organizaciones comienzan por automatizar solo ciertos softwares para los sistemas de nómina de los empleados, como el procesamiento de salarios y la creación de informes de impuestos. Esto se conoce como RPA “en tándem” debido a que implica que los empleados regulares trabajen junto con la RPA. En general, este enfoque es mejor si está buscando crear un caso de uso para la RPA.

Por otra parte, algunas empresas se sumergen directo en la automatización de todo el proceso de nómina de una sola vez. Esto se conoce como RPA no asistida.

Una vez que ha decidido qué ruta tomar, solo se trata de hacer un mapeo detallado de cada proceso que quiere automatizar. Si es principiante, puede hacer esto todo lo que quiera, una guía sencilla paso a paso de cada elemento del proceso, incluidas las decisiones necesarias de sí/no. Esto puede integrarse al software de RPA y ponerse rápidamente en funcionamiento.

La automatización está cambiando el mundo del trabajo, y hay muy pocas tareas más maduras para RPA que las de nómina. En los departamentos de RR. HH. y contabilidad, el mundo de la administración de la nómina está agotando los recursos y habilidades valiosas que podrían usarse mejor en tareas más fructíferas. Sin embargo, con una alternativa más eficiente y rentable a disposición, es hora de que el purgatorio de la nómina los empleados sea algo del pasado.