La productividad es la piedra angular de las empresas modernas. En una economía global que se caracteriza por la velocidad y el dinamismo, las empresas necesitan hacer más en menos tiempo y con menos recursos. Cualquier otra opción tiene el riesgo de quedarse por detrás de los competidores más ágiles y con visión de futuro.

Las tareas de back office tienden a ser repetitivas, requerir muchos empleados y consumir mucho tiempo, lo que los deja vulnerables al error humano. Pero, gracias a los prometedores saltos en automatización robótica de procesos (RPA) y automatización inteligente (AI), estas tareas pueden simplificarse. Esto ahorra tiempo y dinero a las organizaciones y libera a los empleados para que puedan realizar tareas más creativas e interesantes.

Una expectativa de la sociedad moderna es obtener resultados precisos y al instante, por lo que el personal solo no puede mantenerse al día con las demandas. Prestar servicios en todo momento cuesta tiempo y dinero, lo que merma rápidamente los resultados finales de las empresas. Es por eso que surgió un aumento del interés por la robótica, la inteligencia artificial (IA) y la gestión de procesos comerciales (BPM) como la respuesta más eficiente y rentable a estos desafíos. Ahora se ha simplificado con el software de automatización del back office.

Qué significa automatización del back office

Su back office es la sala de motores de su organización. Gran parte del trabajo que se realiza allí determina el éxito de su empresa. Las operaciones de front office de la empresa no pueden evolucionar mucho si no se transforman primero sus procesos vitales de back office. Ya sea que se trate de manejar el mantenimiento de registros en finanzas, mantener a la mano de obra saludable y productiva en RR. HH., gestionar grandes volúmenes de datos y seguridad en TI, o garantizar que la compra continúa en adquisiciones, es el trabajo a menudo no visto el que define el potencial de crecimiento de una empresa.

Sin embargo, el personal solo puede concentrarse en hacer las mismas tareas repetitivas por una cierta cantidad de horas al día. Luego de eso, aparecen los errores y el progreso se ralentiza. Muchas organizaciones tienen cientos o miles de aplicaciones, lo que da lugar a sistemas heredados ineficientes o fuentes de datos por silos. Esto reduce la productividad y repercute de forma negativa en la experiencia del cliente.

No es novedad que las tareas de back office también son el lugar donde se hunde una gran parte de los costos operativos de muchas organizaciones. De hecho, EY calcula que entre el 20% y el 60% de los costos de base para los empleados de tiempo completo podrían ahorrarse al automatizar este trabajo.

Con RPA, se pueden lograr grandes volúmenes de tareas mundanas y que consumen mucho tiempo, como la facturación y el ingreso de datos, de manera más eficiente, precisa y rentable. Varias áreas del back office pueden beneficiarse de la RPA, como por ejemplo:

• Adquisición
• Finanzas y contabilidad
• Cadena de suministro
• Recursos humanos
• Ventas y marketing
• Nómina
• Gestión de la experiencia del cliente
• Creación de informes
• Centro de servicios comerciales
  

Por qué las tareas de back office son adecuadas para la RPA

Como ya mencionamos, muchas tareas de los departamentos de back office son repetitivas y se basan en reglas, como el ingreso de datos, la nómina, y la administración diaria de RR. HH.

En este tipo de trabajo es donde se luce la RPA. La RPA fue creada para imitar e integrar las acciones del personal en los sistemas digitales. La RPA abre aplicaciones, captura e ingresa datos, activa respuestas y se comunica con otros sistemas.

Los mejores entornos para la RPA son los que se basan en reglas, están ordenados constantemente, son impulsados por plantillas, y en los que se ingresan campos de datos específicos de manera repetida. En general, estas tareas tienen una o más de las siguientes características clave:

• Cálculos manuales
• Puntos de partida y terminales electrónicos
• Altas tasas de error
• Uso intensivo de datos
• Acciones repetitivas
• Requieren una activación electrónica

¿Les suenan conocidas?

Eso es porque la RPA fue diseñada específicamente para hacer frente a muchas de estas tareas que se encuentran en el back office, de manera más rápida y precisa que una persona.

La nómina es otro gran ejemplo de una actividad lista para la RPA. Hay reglas claras para definir cómo todos reciben los pagos, en el monto correcto, a tiempo y con las deducciones adecuadas para las contribuciones fiscales, los préstamos estudiantiles y el salario.

Los contadores de la nómina pasan horas verificando esta información. Es un trabajo aburrido susceptible de errores humanos. La mayoría de los errores, como pagar de menos a un empleado, solo se descubren luego de que se finaliza la tarea.

Con la RPA, la misma tarea lleva mucho menos tiempo, se hace a un costo más bajo y se cometen menos errores. 

Hay una serie de tareas administrativas diarias que están listas para la RPA, pero algunos ejemplos son:

• Procesamiento de facturas
• Conciliación de cuentas
• Ingreso de datos
• Planificación de los recursos empresariales
• Seguimiento y realización de pedidos para adquisición
• Creación de informes
• Consultas de los sistemas
• Incorporación de clientes
• Validación de datos

Muchas de estas tareas siguen procesos directos, por lo que no es necesario implementar la inteligencia artificial o el machine learning. De manera similar, no es necesario cambiar los procesos existentes que funcionan; solo se trata de usar la automatización basada en reglas para realizarlos.

Los beneficios medibles

Ya hemos cubierto de manera breve cómo la RPA puede reducir los errores humanos, pero su potencial va más allá de la simple reducción de errores. La automatización de procesos puede transformar por completo el modo en que su empresa cumple con las tareas administrativas y de back office.

Mayor productividad

Hay un temor de que la automatización “reemplazará” los puestos de trabajo. Es cierto que, probablemente, algunas de las habilidades que desempeñan las personas se vuelvan menos relevantes. Por ejemplo, Mckinsey calcula que más del 81% del trabajo físico predecible, el 69% del procesamiento de datos y el 64% de las actividades de recopilación de datos pueden ser automatizadas.

Pero mostrar a la RPA como una amenaza al personal le quita valor a su potencial, y al del personal. Más allá de los errores y el costo, nuestras mentes divagan, nos aburrimos, nos cansamos, o nos interrumpen. En muchos casos, simplemente no disfrutamos del trabajo. Eso no es ideal para la productividad y el bienestar del empleado.

Entonces, ¿por qué le seguimos pidiendo al personal que realice estas tareas cuando existe una alternativa mejor? Las personas tienen talentos que ningún robot puede igualar. Somos creativas, empáticas, capaces de tener conversaciones llenas de matices y podemos resolver problemas de manera excelente.

Todas estas habilidades pueden aprovecharse para brindar una excelente experiencia del cliente o empujar una empresa hacia nuevos horizontes. Al hacerse cargo de las funciones repetitivas de back office, la RPA simplemente libera a los empleados de tareas para las que no son aptos y los dirige hacia actividades que impulsan un valor comercial mucho mayor.

Reducción de los costos

Otro beneficio significativo de la automatización del back office es la reducción de los costos. El 59% de los participantes de la Encuesta internacional sobre RPA de Deloitte mencionaron el beneficio de la reducción de costos desde la implementación de la RPA en sus empresas. Mientras tanto, EY calcula que la RPA puede proporcionar ahorros de costos que van del 20% al 60% del costo de base de los empleados de tiempo completo.

Ya sea mediante el impulso de la eficiencia o la reducción de errores costosos, el uso de la automatización de procesos, a menudo, es mucho más rentable que la realización manual de los procesos.

Precisión mejorada

Las empresas que automatizan procesos como el ingreso de datos o la creación de informes ven una mejora significativa en la precisión y la calidad de la producción. Cerca del 90% de los participantes de la Encuesta internacional sobre RPA de Deloitte sostienen que el uso de la tecnología ha mejora la precisión en su organización.

Dado que la RPA sigue las reglas correctas, los errores son poco comunes.

Cumplimiento mejorado

La RPA también puede tener un impacto positivo en el cumplimiento de las empresas. De hecho, según los participantes de la Encuesta internacional sobre RPA de Deloitte , la única área de mejora más allá de la precisión es el cumplimiento (92%).

Hay dos motivos por lo que esto se destaca: Primero, un colaborador digital que sigue un proceso rígido de cumplimiento no se desviará jamás de él, a menos que haya algún error en él. Esto mejora el cumplimiento de manera inmediata. Además de esto, la RPA proporciona un registro de auditoría preciso y completamente mantenido que es esencial para el cumplimiento.

Mayor eficiencia

A menudo, los colaboradores digitales realizan las mismas tareas mucho más rápido que el personal. Después de todo, un robot no se cansa ni se distrae. Si se toman estos retrasos en conjunto, la RPA puede realizar el mismo trabajo —o uno mejor— en menos tiempo.

Confiabilidad

La confiabilidad es un beneficio simple que no debe pasarse por alto. La RPA opera sin descansos y es poco probable que esté inactiva por períodos prolongados, en especial si está alojada en un proveedor en la nube que garantiza un tiempo de actividad significativo, como SS&C | Blue Prism® Cloud. Solo imagine lo que puede lograr con la automatización disponible todo el tiempo, en cualquier lugar donde haga negocios.

Localización correcta

En el pasado, reducir los costos implicaba la deslocalización de una parte de su mano de obra. Estas técnicas de ahorro de costos pueden tener un impacto negativo en el control de calidad y la responsabilidad. La RPA brinda a su empresa independencia geográfica, lo que reduce la necesidad de deslocalizar puestos de trabajo y permanecer dentro del presupuesto.

Retorno de la inversión (ROI)

Por último, la RPA brinda un ROI impresionante. Tanto Deloitte como EY calculan que el período de recuperación promedio para la RPA es menos de un año. Y no es necesario transformas los procesos existentes. Los gastos operativos (OPEX) para configurar la RPA son relativamente bajos, y la inteligencia artificial (IA) o el machine learning (ML) amplían qué tareas pueden automatizarse.

Cómo se ve en la práctica

Hemos conversado sobre los beneficios de la RPA, pero ¿cómo se ve cuando se la aplica a una empresa? Veamos un par de casos de uso. 

Finanzas

La RPA ayuda a los empleados a encontrar datos más rápido. En finanzas, esto puede significar hacer el seguimiento de las ganancias minuto a minuto, gestionar documentos, revisar los contratos de leasing y usar herramientas de predicción. Los colaboradores digitales predicen, personalizan, aprenden y evolucionan según las necesidades de su back office.

En lugar de buscar en hojas de cálculo o informes de mercado, los analistas financieros pueden usar los robots de RPA para cribar el sistema y rastrear la información. La automatización inteligente puede hacer un seguimiento en tiempo real del fraude y las anomalías para reducir los riesgos y desperdicios. Además, las transacciones son más seguras y rápidas que nunca gracias al software de cifrado de los datos.

La AI establece procesos eficientes y de ahorro de costos. La automatización de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar procesará las facturas electrónicas con su flujo de trabajo automatizado, y trabajará con muchas más facturas que su contraparte humana. Donde un empleado debería ingresar los datos de forma manual de los pedidos de compra, una RPA manejaría eso en menos tiempo y sin errores.

El procesamiento de cuentas automatizado reduce los costos al eliminar la necesidad del ingreso manual y la redirección de los datos de la factura. Ya sea que esté trabajando con la facturación, el cumplimiento de pedidos, el procesamiento de pedidos o la asignación del efectivo, se hace mucho más fácil con una RPA integrada. Elevará la funcionalidad del back office al automatizar las tareas repetitivas que requieren muchos empleados, como la adquisición, finanzas y contabilidad y creación de informes. La RPA hace que sus procesos de finanzas de back office sean más eficientes, precisos y rentables.

Considere el ejemplo de una empresa de procesamiento de créditos. Imaginemos que la organización está manejando la asignación, conciliación y procesamiento de los datos de crédito sobre la deuda de un cliente. Naturalmente, trabajar con grandes volúmenes de archivos y datos de manera manual presenta un riesgo alto de cometer errores, posibles problemas de cumplimiento y el potencial impacto negativo en el cliente, y ninguna de estas cosas es aceptable para hacer prosperar una empresa financiera.

Esta situación es un área ideal para implementar la RPA. Al hacerlo, la empresa puede reducir o, en última instancia, eliminar estas tareas repetitivas propensas a errores de los flujos de trabajo de los empleados. Como consecuencia, la empresa puede esperar un aumento de la precisión, un cumplimiento mejorado y la liberación del personal para otras tareas fundamentales para la empresa, como tratar las anomalías y la limpieza de datos. 

RR. HH. y nómina

Tomemos el ejemplo hipotético de una empresa mediana con cerca de 5000 empleados que gestiona una incorporación y salida de 500 empleados cada año. Una tasa de rotación de empleados por encima del promedio está compuesta por un sistema de RR. HH. complejo y que requiere muchos recursos.

La RPA es una herramienta ideal para hacer frente a este tipo de problemas. Con la automatización de procesos, los sistemas dispares de las empresas se conectan en un solo flujo de trabajo de principio a fin para impulsar la eficiencia. Por su parte, las tareas de incorporación y salida de los empleados se realizan del mismo modo que lo haría el personal, solo que más rápido y con una menor probabilidad de cometer errores.

Como no es necesario que los empleados intervengan y vuelvan a ingresar los datos, la organización puede mejorar la eficiencia y la seguridad de los datos cuando se incorpora o se saca al personal de la empresa.

La nueva normalidad

La posibilidad de la automatización captura nuestra imaginación colectiva. Pero nunca antes ha sido tan fácil la liberación de los empleados del trabajo repetitivo y poco productivo dentro del alcance de las empresas, ni ha estado tan cerca de la adopción generalizada.

Mckinsey predice que, durante los próximos 10 a 15 años, la adopción de la automatización y las tecnologías de IA transformará el lugar de trabajo y dará paso a un crecimiento económico y un desempeño corporativo mejorado.

En este entorno, la tecnología como la RPA no parece ser una apuesta sino una inversión inteligente. Muchas empresas ya están reaccionando en consecuencia. Cerca del 53% de los participantes de la encuesta internacional sobre la RPA de Deloitte ya comenzaron su trayecto hacia la RPA, y se estima que este número aumente a 72% en dos años.

¿Su empresa está pensado en una mejor forma de asignar los recursos? ¿De qué manera la RPA puede transformar su manera de trabajar?