Pense na automação de fluxos de trabalho como a produção de um filme. Há várias cenas ou tarefas manuais que devem ser organizadas corretamente para formar um roteiro coeso. Elas também precisam ser de boa qualidade. Para isso, você precisa que todos os elementos trabalhem em conjunto. Depois de alcançar essa harmonia, você pode expandir a automação de fluxos de trabalho por todos os departamentos para obter ainda mais eficiência, colaboração e crescimento.

Usando a automação robótica de processos (RPA), você pode automatizar as tarefas manuais fornecendo um “roteiro” aos bots de RPA. Você define as regras e a RPA as executa da forma direcionada. A automação inteligente (AI) adiciona inteligência artificial (IA) à RPA para transformá-la em um ator experiente, que chamamos de “operador digital”. O operador digital não apenas segue o roteiro, mas também adiciona seu próprio estilo. Ele identifica a maneira mais eficiente de executar a tarefa, garantindo um desempenho de alto nível ou, como diriam alguns, uma atuação premiada. Por fim, o gerenciamento de processos de negócios (BPM) é o diretor. Ele encaminha os operadores digitais para onde devem ir e verifica se eles estão trabalhando corretamente.

Então, vamos ver como você pode usar a automação de fluxos de trabalho para conseguir seu campeão de bilheteria. Luzes, câmera... ação!

O que é a automação de fluxos de trabalho (em termos técnicos)?

A automação de fluxos de trabalho otimiza e automatiza processos de negócios. Ela combina sistemas e departamentos heterogêneos, removendo as tarefas cansativas e repetitivas das pessoas para que elas possam se dedicar a trabalhos de maior valor, como suporte aos clientes e iniciativas estratégicas.

Como posso me beneficiar da automação de fluxos de trabalho?

Benefícios de um sistema de automação de fluxos de trabalho:

• Economiza tempo
• Apoia a tomada de decisões
• Aumenta a eficiência
• Reduz os erros
• Conecta a força de trabalho
• Economiza dinheiro
• Melhora o atendimento ao cliente
• Aumenta a satisfação dos funcionários
• Mostra informações e monitoramento em tempo real
• Aumenta a conformidade regulatória

O que é software de automação?

O software de automação transforma tarefas repetitivas e baseadas em regras em ações automatizadas. A AI é um exemplo disso. O software de automação é o seu centro de produção: é como você coloca todo o filme em ação, do início ao “Fim”.

Como começar a produção da automação da maneira correta?

Sua jornada de IA não se limita ao uso de tecnologias avançadas e baseadas em IA. Trata-se de integrar um fluxo de trabalho robusto com a automação de processos e estabelecer uma automação deliberada e estratégica com capacidade de expansão.

Porém, como é possível obter fundamentos sólidos?

Os fundamentos sólidos de automação exigem planejamento e compreensão dos processos no estado em que se encontram. Veja a seguir cinco etapas para integrar a automação de fluxos de trabalho:

1. Escolha seus processos. Identifique processos em que você conseguirá resultados rápidos e use tecnologias como mineração de tarefas e processos como ajuda para determinar eficientemente os melhores processos para começar.
2. Encontre casos de uso. Veja como outras organizações como a sua utilizaram a automação de fluxos de trabalho.
3. Obtenha adesão. Consiga a adesão de funcionários e líderes de negócios para a tecnologia.
4. Projete o fluxo de trabalho. Use um sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho, como o gerenciamento de processos de negócios (BPM), para criar e administrar o sistema automatizado.
5. Monitore e otimize. Conforme você automatiza o fluxo de trabalho, monitore o desempenho ao longo do tempo e rastreie os principais indicadores de desempenho (KPIs).

O que o BPM faz?

O gerenciamento de processos de negócios (BPM) auxilia na alocação de recursos, no processamento de documentos e na integração de APIs. Imagine que o BPM é o diretor do filme. É um software de gerenciamento que coordena todos os processos automatizados para garantir que eles atuem nos lugares e momentos certos.

Essencialmente, o BPM combina todos os processos automatizados com IA para facilitar o monitoramento do desempenho e a capacidade de expansão.

Seis exemplos de automação de fluxos de trabalho

Cada setor e departamento executa tarefas repetitivas, que tomam um tempo valioso. Não é uma surpresa que os funcionários prefiram trabalhar em atividades mais interessantes, em vez de passar horas digitando dados ou preenchendo formulários. Além disso, as pessoas só podem trabalhar um número específico de horas por dia. Elas precisam de intervalos. Os operadores digitais, não.

Veja a seguir seis exemplos detalhados de onde é possível adotar a automação de fluxos de trabalho.

1 – Solicitações de serviços de TI

Todos os bons departamentos de TI conhecem a importância de tratar de forma eficiente as solicitações de ajuda técnica. Há muitas delas e a simplificação desse processo pode evitar muitas dores de cabeça. Em vez de enviar um e-mail para TI quando algo não funciona, os funcionários podem enviar um formulário. Um sistema de automação de fluxos de trabalho atribui o tíquete a uma pessoa de suporte disponível, facilitando e agilizando o rastreamento, o gerenciamento e as respostas às solicitações.

2 – Integração de funcionários

Se estamos falando sobre tarefas tediosas, não há nenhuma tão repetitiva e demorada quanto a digitação de dados de um novo funcionário em sistemas de recursos humanos (RH). Os registros de pessoal exigem muito cuidado. Você trabalha com dados confidenciais e qualquer erro de digitação pode ter um impacto de alto custo na organização. Imagine chegar a um cenário e perceber que seu empregador digitou seu nome incorretamente em todos os documentos ou esqueceu de enviar o equipamento para você começar a trabalhar. Sua primeira impressão não seria boa, e primeiras impressões são importantes.

A automação de fluxos de trabalho cria um processo de integração padronizado e preciso. Ele coleta e insere os dados relevantes dos funcionários sem erros, além de ajudar a equipe de RH a enviar formulários de funcionários e documentos de conformidade antes da data de início. Isso elimina esses processos manuais dos funcionários, que agora podem se concentrar em dar as boas-vindas à nova contratação, que por sua vez passa a confiar mais na organização.

3 – Reembolso de despesas

Para reembolsar funcionários, o processo de envio e aprovação exige muitas etapas: criar um relatório de despesas, enviá-lo para aprovação por um gerente, encaminhar essa aprovação para o departamento financeiro e, finalmente, inserir manualmente as informações no sistema. Tudo isso, antes de reembolsar o funcionário. Esse processo pode ser demorado.

Com a automação, um funcionário pode preencher e enviar um formulário online, que é automaticamente direcionado para aprovação pelo gerente. Após a aprovação, o formulário vai diretamente para os registros do departamento financeiro e o reembolso é adicionado ao próximo pagamento do funcionário. Bastante eficiente.

4 – Faturas

Os departamentos financeiro e contábil constantemente geram faturas, uma tarefa demorada e perfeitamente adequada para automação. As faturas frequentemente não são notadas porque ficam em segundo plano. No entanto, a automação do fluxo de trabalho da fatura pode transformar completamente as tarefas de contabilidade, economizando tempo e dinheiro para a organização.

Um software de automação de fluxo de trabalho pode configurar um processo que gera automaticamente uma fatura no sistema sempre que uma transação é concluída. Você pode até configurar faturas recorrentes em um cronograma confiável para sempre enviar aos clientes faturas com o valor correto dentro do prazo esperado.

5 – Atendimento ao cliente

As automações garantem um suporte imediato, 24 horas por dia, aos clientes. Se um cliente tem uma pergunta urgente ou um problema que precisa resolver rapidamente, a automação de fluxos de trabalho pode usar um chatbot para ajudar e orientar o cliente em um fluxo de chat baseado nos tópicos que escolheu. Além disso, a automação pode manter registros detalhados dessas interações e do feedback dos clientes, garantindo um final feliz para todos os participantes.

6 – Gerenciamento de tarefas

A automação de fluxos de trabalho pode reduzir e simplificar os canais de comunicação entre funcionários e gerentes de projeto, garantindo a conclusão do projeto no prazo e a consideração de todas as informações importantes.

A automação de fluxos de trabalho também pode ajudar a gerenciar o tempo, criar automaticamente listas de tarefas e até mesmo transferi-las para o seu software de gerenciamento de projetos preferido. Nenhuma tarefa é esquecida e as equipes permanecem no rumo. Uma salva de palmas para a produtividade!

Como combinar os fluxos de trabalho?

É simples: em uma plataforma unificada. Depois de definir o cenário, junte todos os atores na tela.

A AI, em conjunto com IA e RPA, combina fluxos de trabalho em uma operação mais coesa e eficiente, assegurando governança e conformidade e economizando tempo e dinheiro para a empresa.

Estamos aprimorando a automação de fluxos de trabalho com a RPA da ServiceNow e a AI da SS&C Blue Prism. Nossa parceria com a ServiceNow oferece aos clientes facilidade de criação de contas, conectividade contínua, ferramentas de automação de fluxos de trabalho consolidadas em uma única plataforma e mais controle para acelerar a transformação digital. Dessa forma, oferecemos aos usuários de negócios maior facilidade de aprimoramento de fluxos de trabalho e operações.

Corta! Acabou!

A automação de fluxos de trabalho é projetada para reduzir erros, otimizar processos e aumentar a satisfação de funcionários e clientes. Ela dirige, atua e produz automaticamente um fluxo de trabalho inteiro. A SS&C Blue Prism está aqui para ajudar a implementar a automação de fluxos de trabalho em sua organização.

Vamos ver os créditos?