ワークフローの自動化に取り掛かる時は、映画制作のように考えると良いかもしれません。筋書きを一貫させるためには全てのシーンが、手作業のタスクも含め、適切に配置されている必要があります。そして、すべてが連動していなければなりません。ワークフローの自動化を全部門に拡大することで、さらなる効率化、コラボレーション、成長を実現することができるようになります。

ロボティック プロセス オートメーション (RPA) を使用すると、RPAに「スクリプト」を与えることで、それまで手作業で処理していたタスクを自動化できます。ルールや条件を指定すれば、RPAは指示どおりにそれらに沿って実行します。インテリジェント オートメーションは、人工知能を統合することで、RPAを経験豊富な役者（デジタルワーカー）へと変えてくれます。デジタルワーカーは「台本」として準備されたスクリプトに忠実に作業しながら、高いパフォーマンスを発揮します。RPAを「役者」とするならば、BPM(ビジネス プロセス マネジメント)は「ディレクター」といった役割に相当します。BPMはデジタルワーカーが何をすべきかの指示を与え、それが適切に実現されていることを確認します。

それでは、ワークフローの自動化を成功させるためのアプローチを紹介していきます。

ワークフロー自動化とは？

ワークフローの自動化は業務プロセスを合理的に自動化します。組織内にさまざまに存在する複数の異なったシステムと部門を統合し、担当者を反復的な作業から解放します。それにより、顧客体験の向上や戦略的な取り組みなど、組織にとってより必要とされる価値の高い業務に集中できるようになります。

ワークフローの自動化から得られるメリット

ワークフロー自動化システムの利点

• 時間の節約
• 意思決定の支援
• 効率の向上
• エラーの削減
• 従業員の連携を強化
• コストの節約
• 顧客サービスの向上
• 従業員満足度の向上
• リアルタイムな分析と監視
• 規制遵守の強化

自動化ソフトウェアとは

自動化ソフトウェアは、反復的なタスクをルールと条件に基づき自動化します。RPAや、RPAにAIを統合したインテリジェント オートメーションはそのひとつです。

自動化の開始にあたってすべきこと

インテリジェント オートメーションの取組は、AIを活用した高度なテクノロジーを使用するだけではありません。強力なワークフローと自動化を組み合わせて、拡張性に優れ、戦略的に自動化を推進していけるような体制を確立することが重要です。

それでは、どのようにすれば強固な基盤を築くことができるのでしょうか。

強固な自動化基盤には、プロセスの現状を理解し、どのように進めるかの設計が重要です。以下に、ワークフロー自動化を成功させるための5つのステップを紹介します。

1. 自動化するプロセスを特定し、選択する。タスクマイニングやプロセスマイニングのようなテクノロジーを利用して、成果につながる可能性のある業務を特定し、自動化に最適なプロセスを、より迅速に決定できるようにします。
   
2. 活用例を見つける。同じ業界や同じような規模・業務の組織が、どのようにワークフローの自動化を実現しているかを知ることは重要です。
3. 関係者の協力・理解を得る。業務に関係する担当者はもちろん、それを管理する上長や役員からも自動化に関する協力を得られるようにしましょう。
4. ワークフローを設計する。BPM(ビジネス プロセス マネジメント)などのワークフロー管理システムを使用して、自動化システムを構築し、管理します。
5. 継続的な監視して最適化を行う。導入後に、時間の経過とともにワークフローのパフォーマンスを計測し、評価指標を軸にしてその結果を検証しましょう。

BPMとは

BPM（ビジネス プロセス マネジメント）は、リソースの割り当て、ファイルや文書の管理、API統合に優れた機能を備えています。ワークフロー全体において自動化されたプロセスを調整して、適切なタイミングで、適切なリソースに割り当てる管理ソフトウェアです。

BPMはインテリジェント オートメーションによって自動化されたすべてのプロセスを統合するだけでなく、パフォーマンスの監視と拡張を容易にします。

ワークフロー自動化 6つの活用例

あらゆる業界や部門で反復的な作業は存在します。そして、それらの作業に企業な時間が費やされています。担当者がデータ入力を繰り返すことに何時間もの時間を費やすのではなく、同じ時間をかけるのであれば、もっと生産性の高いことに取り組みたいと考えることは当然です。また、人は働ける時間に限りがあり休憩も必要です。しかし、デジタルワーカーは休憩を取る必要もなく、24時間365日稼働することが可能です。

以下に、ワークフローの自動化によって得られるメリットの例を6つ紹介します。

1 – IT部門のリクエスト処理

優れたIT部門は、技術的なサポートのリクエストを効率的に処理することの重要性を認識しています。たとえば、ユーザーはIT利用で困った時にIT部門に電子メールを送りサポートをリクエストしますが、電子メールを受け付ける代わりにフォームからの送信に置き換えることができます。フォームからの通知を受け取ったワークフロー自動化システムは、リクエストをチケットとして管理します。そして、対応可能なサポート担当者にチケットを割り当てることで、サポート担当者がリクエストの追跡・管理・対応をより迅速に行えるようにします。

2 – 新入社員のオンボーディング

新入社員のデータを人事管理システムに入力する作業も、人事担当者にとって負担の大きい業務のひとつです。入社する人の機微な情報を扱うことがあり、それらの記録・管理には細心の注意を必要とします。名前の打ち間違いや保険関連情報の入力ミス、関係各所への届出の遅れなどはできず、精神的にも負担の大きい業務です。

ワークフローを自動化することで、標準化された正確なオンボーディングプロセスが整備されます。必要なデータの確実な収集、管理システムへの正確な登録が行われます。就業前に案内すべき情報（入社時の案内やコンプライアンス関連文書類）などを入社日に先立って送信することにも役立ちます。また必要な情報の不備があった場合にシステムから通知し、提出を促すことも可能です。これらを自動化することで、人事担当者は機微な情報を扱う負担と繰り返し作業の負担から解放されます。

3 – 経費精算

経費精算は、提出と承認を繰り返すワークフローのひとつです。経費精算の報告書作成、上長への承認依頼、上長の承認後に財務部門に転送されて、決裁の承認がされますが、これらの手順には長い時間が掛かる場合があります。

経費精算のワークフローを自動化することにより、これらの申請と承認のプロセスをオンラインで一元的に完結できるようになります。申請を受け付けた上長が承認すると、その内容はすぐに財務部門に転送され、精算金額とともに記録されます。

4 – 請求書

財務・経理部門が作成・発行する請求書関連業務は時間がかかる業務プロセスのひとつであり、自動化には最適なプロセスの一つでもあります。しかし、一方で、請求書の発行はしばしば遅れや、請求金額の間違いが発生するなどのミスも起こりやすい業務のひとつでもあります。しかし、請求書のワークフローを自動化することで、経理業務を一変させ、時間とコストを削減することができます。

ワークフロー自動化ソフトを利用することで、トランザクションが完了するたびに、自動的に請求書が作成されるプロセスを設定できます。受注システム内の日付データや金額と連携した発行スケジュールも設定できるため、正確な請求額を指定した時間に顧客に自動送信します。

5 – カスタマーサポート

顧客向けのサポート業務にチャットボットを組み入れることで、顧客は昼夜を問わず即時にサポートを受けられるようになります。チャットボットはトピックの選択に基づき質問に対する解決を促します。

6 – タスク管理

ワークフローの自動化により、時間管理、To-Doリストの自動作成、プロジェクト管理ソフトウェアへの転送に役立ちます。重要なタスクの取りこぼしがなくなり、チームは計画通りに進行できるようになります。

ワークフローを統合する最適な方法

ワークフローは一つのプラットフォームに集約しましょう。

AIとRPAを組み合わせて、ワークフローを一貫性のある効率的な運用に統合することで、ガバナンスとコンプライアンスを確保しながら、時間とコストを節約します。

たとえば、SS&C Blue Prismは、より優れたワークフロー自動化を開発するためにServiceNowと連携させることが可能です。ServiceNowはワークフロー構築やサポートデスクの運用管理をはじめとした企業内の業務システムを管理するクラウドサービスです。ServiceNow と SS&C Blue Prismを組み合わせることで、アカウント作成、コスト管理、ビジネス プロセス全体での一元的なデータ管理、シームレスなアプリ接続、増加するワークフローを迅速かつ正確に処理できるようになります。

ワークフロー自動化に向けて

ワークフローの自動化は、エラーを減らし、業務プロセスを標準化することで、ワークフロー全体を自動的に最適化して顧客と従業員の満足度を高めます。SS&C Blue Prismはお客様のワークフロー自動化の実現を支援します。