SS&C Blue Prismのプロフェッショナルサービスチームが、紹介状の業務プロセス自動化を５週間で立上げ

英国のある医療機関は、国内で最も優れた緊急医療機関になることを目指し、約100万人の患者に最先端の医療を提供しています。

医療サービスを強化するために、この組織は大規模な技術刷新を行い、大きなメリットを期待してEpic社が開発した電子カルテ(EPR: Electric Patient Record)照会システム「Epic」を導入しました。しかし、それまで利用していた照会システム(ERS: Electric Referral System)をEpicに接続することは困難でした。照会システムを途切れなく接続することは極めて重要でした。

この医療機関は、SS&C Blue Prismのプロフェッショナルサービスチーム と提携し、2つのシステムを接続するインテリジェント オートメーションを迅速に導入しました。

新しいデジタルシステムがもたらした新たな課題

以前は同機関では200以上の紙のカルテや電子カルテを管理して治療にあたっていましたが、業務を標準化し、患者の記録を集約して管理できるシステムを構築するために、Epicの導入を決定しました。
英国全土の緊急医療機関では、一般開業医、専門医、病院とERSでカルテを送受信しています。緊急医療機関は患者を治療するために、その治療結果を送り戻すために、ERSからEpicにカルテを転送する方法が必要でした。管理部門は、ERSからEPRシステムへのカルテ入力を手作業で行っていましたが、負担も多く持続性の点で課題となっていました。作業工数の削減は、Epicを導入するメリットのひとつであるため、人がカルテ入力をし続けることは意味がありませんでした。

さらに、Epicがオンライン化することにより、すべての記録情報を一括してシステムに登録する必要がありましたが、この作業を人が行うには、臨時の従業員を採用して大規模な人的リソースを追加しなければなりませんでした。
Epicのオンライン化は３週間後まで迫っており、外来チームは、迅速かつ効果的なソリューションを必要としていました。

SS&C Blue Prismの自動化マネージドサービスチームによる支援

その医療機関は、紹介状をERSからEpicに迅速に移行させるためには、インテリジェント オートメーションが最適なソリューションであると判断しました。
しかし、そのソリューションを実装するためには、組織内のリソースと専門知識は限られており、特にこのような限られた時間の中での実現は不可能でした。

SS&C Blue Prismには、紹介状の管理を支援するデジタルワーカーと、外来チームと連携して一緒に作業できる自動化の専門家と開発者のチームがいます。外来チームは、SS&C Blue Prismの自動化マネージドサービスプログラムを活用したことにより、複数の新しいテクノロジーを習得する必要がなくなりました。

それだけでなく、代わりに、SS&C Blue Prismのチームが自動化を開発する間、Epicの操作や活用方法を習得することに集中する時間を持てるようになりました。
4名のSS&C Blue Prism専属開発者が、外来チームと連携して協力した結果、その医療機関は、わずか5週間で30,000件近くの紹介状をEpicに転送させることに成功しました。

デジタルワーカーによる患者体験の向上とリスク軽減

現在は、一般開業医がERSでカルテを作成すると、デジタルワーカーがそれを探し出し、照会したうえでEpicの患者カルテに直接記録して、コンサルタントが治療の優先順位を決めることができるようにします。新しい患者の場合は、デジタルワーカーが登録します。

デジタルワーカーは、それだけに留まりません。コンサルタントによる優先順位決めが終わると、デジタルワーカーはその結果を収集し、EpicからERSに送信することで、開業医は患者の治療に関する最新情報を得ることができるようになっています。以前は、職員が人手で登録し、8～10分近く掛かっていた作業時間を、デジタルワーカーはわずか4分で完了し、処理に要する時間を60%短縮しています。

自動化の稼働後、治療現場で自動化が担う役割は大きく、終日かつ毎日の安定稼働が必須でしたが、組織内には自動化をサポートする内部リソースがなかったため、SS&C Blue Prismのプロフェッショナルサービスチームに、自動化の保守と運用のための継続的なサービスを依頼しました。

今後の展望

現在は、アドバイスとガイダンス(A&G: Advice & Guidance)のプロセスで行われるすべてのコミュニケーションを、デジタルワーカーを活用してEpicに記録しています。

デジタルワーカーは、ERSを抽出・更新し、一般開業医に連絡することで、不必要な外来予約を回避し、患者の時間節約と患者体験を向上しています。また、今後は人事部門とデータ検証部門の業務においてもデジタルワーカーによる自動化の展開を予定しています。