CFOs und ihre Teams haben die Aufgabe, ehrgeizige Geschäftsziele zu erreichen, um die Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens zu stärken, den Umsatz zu steigern und gleichzeitig ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Doch angesichts zunehmender Compliance-Vorschriften im Finanzsektor sowie rasanter technologischer Entwicklungen wird es immer schwieriger, den hohen Erwartungen gerecht zu werden.

Intelligente Automatisierung (IA) ist dazu in der Lage, bisher von Menschen ausgeführte Aufgaben unter Beachtung der strengen Sicherheitsvorschriften im Finanz- und Rechnungswesen zu automatisieren. Die Technologie erfreut sich aufgrund ihrer Fähigkeit, Finanzprozesse zu optimieren und die Genauigkeit zu erhöhen, zunehmender Beliebtheit.

In diesem Artikel befassen wir uns neben den geschäftlichen Funktionen von Digital Workern mit innovativen Einsatzmöglichkeiten der intelligenten Automatisierung bei der Förderung Ihrer Geschäftsziele.

Was ist intelligente Automatisierung?

IA ist eine skalierbare, kognitive Automatisierungstechnologie, die die Vorteile von Robotic Process Automation (RPA), maschinellem Lernen (ML) und Künstlicher Intelligenz (KI) – und gegebenenfalls weiterer Technologien – miteinander verbindet, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Effizienz zu erhöhen und den Umsatz zu steigern.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) setzt Software-Roboter ein, um manuelle Aufgaben zu automatisieren. Sie sind der „handelnde“ Teil der umfassenderen intelligenten Automatisierung bzw. Digital Workforce.

Was sind Digital Worker?

Digital Worker sind die Software-Roboter, die innerhalb der Intelligenten Automatisierung zum Einsatz kommen. Sie sind mit einer gewissen „Entscheidungskompetenz“ ausgestattet, die menschliches Verhalten nachahmt. Sie können auf die Erledigung bestimmter Aufgaben oder sogar ganzer Prozesse programmiert und trainiert werden. Dabei kann es sich um klar definierte, einfache und wiederkehrende Prozesse oder auch um komplexe, unstrukturierte und einmalige Prozesse handeln.

Ist das Ganze ein Geheimnis? Wie steht es um die Sicherheit?

Obwohl viele Unternehmen aus dem Finanz- und Rechnungswesen ihre Finanzfunktionen automatisieren möchten oder dies bereits getan haben, ist noch nicht allgemein bekannt, welchen Mehrwert die Technologie tatsächlich bietet. Einige Unternehmen nutzen RPA, um ein paar umfangreiche Routineaufgaben zu automatisieren, und belassen es dabei. Doch angesichts der Fortschritte bei KI und maschinellem Lernen wohnt der intelligenten Automatisierung riesiges Potenzial in allen nur erdenklichen Bereichen inne.

IA kann funktionsübergreifend zum Einsatz kommen und zu einer integrierten Belegschaft beitragen. Außerdem können Sie sich die Vorteile von Business-Process-Management (BPM) zunutze machen, um einen Überblick über alle automatisierten Prozesse zu erhalten. BPM erstellt Management-Berichte, die Aufschluss über die Leistung Ihrer Digital Worker geben.

Wie steht es nun um die Sicherheit?

SS&C Blue Prism tut alles dafür, um sicherzustellen, dass unser Programm zur intelligenten Automatisierung ein Höchstmaß an Sicherheit und Compliance aufweist. Unsere intelligente Digital Workforce gewährleistet die Integrität Ihrer Daten sowie die Überprüfbarkeit von Prozessen. Mehr dazu im Abschnitt „Vorteile“.

Mögliche Einsatzbereiche für die Automatisierung

Bezüglich der Automatisierung ist es immer eine gute Idee, klein anzufangen und schnell zu skalieren. Identifizieren Sie zunächst die „Quick Wins“, die sich zur Automatisierung eignen. Dabei handelt es sich um einfache, regelbasierte Aufgaben ohne offensichtliche Engpässe oder Silos, beispielsweise die Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses.

Nachdem Sie diese greifbaren Ziele erreicht haben, können Sie sich den umfassenderen Verfahren im Finanz- und Rechnungswesen mit Umgestaltungspotenzial zuwenden.

Eigenschaften geeigneter IA- oder RPA-Kandidaten in der Frühphase

Vermutlich fragen Sie sich, in welchen Bereichen Sie die Automatisierung zuerst anwenden sollten. Fangen Sie wie gesagt am besten mit einfachen Prozessen an, bei denen eine gewisse Erfolgsgarantie gegeben ist. Diese Prozesse zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Definierter Workflow
• Hohes Volumen und geringe Komplexität
• Einsatz mehrerer Anwendungen
• Zyklisch oder regelmäßig wiederkehrend
• Strukturierte Daten

Mit zunehmender Reife Ihres Automatisierungsprogramms erweitert sich der Kreis der idealen Kandidaten auf Prozesse die Entscheidungsfindung beinhalten, unstrukturierten oder semi-strukturierten Daten, unzureichend definierten Daten mit verschiedenen Varianten und viele weitere. 

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für IA und RPA im Finanz- und Rechnungswesen?

Intelligente Automatisierung kann im Finanz- und Rechnungswesen zum Einsatz kommen, um Prozesse zu optimieren, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Wir haben verschiedene Möglichkeiten identifiziert, wie Intelligente Automatisierung die Arbeit typischer Abteilungen für Finanz- und Rechnungswesen unterstützen kann. Tatsächlich kann IA jedoch noch sehr viel mehr. Diese Anwendungsbeispiele sollen Ihnen und Ihrem Team lediglich als Orientierungshilfe dienen, während Sie selbst unablässig nach weiteren Möglichkeiten zur Ausweitung Ihrer Automatisierungsbestrebungen Ausschau halten. 

Anwendungsbeispiele für IA und RPA im Finanz- und Rechnungswesen:

• Rechnungsautomatisierung
• Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
• Automatisierung der Debitorenbuchhaltung
• Finanzberichterstattung
• Automatisierung der Gehaltsabrechnung
• Automatisierung des Bestellprozesses
• Trendprognosen

Rechnungsbearbeitung

Die Bearbeitung von Rechnungen ist für Ihre Back-Office-Mitarbeiter eine äußerst zeitraubende und datenlastige Aufgabe. Hinzu kommt, dass Rechnungen häufig unstrukturierte Datenformate aufweisen. Dadurch steigt das Risiko von menschlichen Fehlern und Verzögerungen.

Bei der intelligenten Automatisierung erleichtern Digital Worker die Rechnungserstellung. Sie extrahieren alle wichtigen Daten (u. a. Name des Anbieters, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Positionen) aus den Rechnungen und geben diese schnell und fehlerfrei in entsprechende Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme ein. Digital Worker sind außerdem dazu in der Lage, Rechnungen mit Bestellungen und Belegen abzugleichen, Fehler und Unstimmigkeiten zu finden, Rechnungen zur Freigabe weiterzuleiten und Kostenabrechnungen zu erstellen.

Durch den Einsatz intelligenter Datenerfassungstools wie der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP), die in SS&C | Blue Prism® Decipher IDP verfügbar ist, können Sie sich eine Kombination aus optischer Zeichenerkennung (OCR) und KI zunutze machen, um Informationen fehlerfrei aus komplexen Dokumenten zu extrahieren und in das entsprechende System einzugeben.

Indem sie die Rechnungsbearbeitung mit intelligenter Automatisierung optimieren, können Unternehmen Fehler reduzieren, Kosteneinsparungen erhöhen, die Durchlaufzeit verkürzen und die Compliance verbessern.

Bearbeitung von Debitoren- und Kreditorenkonten

Die schnelle und zuverlässige Bearbeitung von Konten ist für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Langsame oder fehleranfällige Prozesse führen dazu, dass Ihre Kunden das Vertrauen in Ihr Unternehmen verlieren, und können zahlreiche Compliance-Probleme zur Folge haben.

Debitoren- und Kreditorenprozesse sind zwar meist relativ zeitaufwendig, aber zum Glück handelt es sich dabei gleichzeitig um strukturierte Prozesse. Dies macht sie zu perfekten Kandidaten für die intelligente Automatisierung.

Digital Worker können die Zahlungsverarbeitung, Rechnungserstellung, Übermittlung und Verfolgung automatisieren, um die Überprüfbarkeit zu erhöhen und Zahlungsverspätungen zu reduzieren. Außerdem können Digital Worker eingehende Rechnungen automatisch an den richtigen Empfänger weiterleiten und Erinnerungen einplanen, um verspätete oder vergessene Zahlungen zu verhindern.

Finanzberichterstattung

Entscheidungsträger benötigen zeitnahen Zugriff auf genaue Informationen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Einhergehend mit der Weiterentwicklung des Marktes wird von Finanzabteilungen zunehmend erwartet, aktuellere Finanzberichte oder gar Echtzeitberichte bereitzustellen. Dies wird durch das manuelle Zusammentragen von Daten sowie die manuelle Berichterstellung erschwert.

Digital Worker können die Finanzberichterstattung unterstützen, indem sie den Prozess der Datenerfassung, -analyse und Berichterstellung automatisieren. Dies reduziert das Fehlerrisiko, erhöht die Genauigkeit von Finanzdokumenten und spart gleichzeitig Zeit und Ressourcen.

Ihre Digital Worker stellen darüber hinaus die Einhaltung der Compliance-Vorschriften sicher, indem sie die Details mit den Branchenvorschriften und -standards abgleichen.

Gehaltsabrechnung

Eine korrekte und pünktliche Gehaltsabrechnung ist von großer Bedeutung für die Mitarbeiterzufriedenheit. Entsprechend wichtig ist diese Aufgabe. Um sicherzustellen, dass direkt beim ersten Mal alles glatt läuft, müssen die Mitarbeiter in Ihrer HR-Abteilung ein langwieriges manuelles Verfahren auf sich nehmen.

Intelligente Digital Worker können zeitaufwendige, wiederkehrende Gehaltsabrechnungsfunktionen wie die Dateneingabe, die Datenmigration und die Abstimmung automatisieren, um die Effizienz zu erhöhen. Ihre Digital Worker können automatisch Gehaltsabrechnungen erstellen und einreichen, Abzüge berechnen und die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter im Blick behalten. Dadurch haben HR- und Gehaltsabrechnungsteams mehr Zeit für höherwertige Aufgaben wie die Erhöhung der Mitarbeiterbindung oder die Mitarbeiterentwicklung.

Darüber hinaus gewährleistet IA die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf Steuererklärungen, Compliance-Berichte, Steuer- und Arbeitsrecht und reduziert gleichzeitig das Risiko von Fehlern und Geldstrafen. Digital Worker automatisieren in Zusammenarbeit mit Ihrem HR-Team Routineaufgaben, um wertvolle Zeit und Ressourcen freizusetzen.

Kaufaufträge

Neben der Verwaltung von Kreditorenkonten ist Ihre Finanzabteilung möglicherweise auch direkt oder indirekt am Beschaffungsprozess beteiligt, einschließlich des Treffens von Kaufentscheidungen. In einem solchen Fall kommt es häufig zu Reibungen und Verzögerungen bei den manuellen Prozessen, auch wenn Ausgaben und Budget genehmigt werden.

Ein Digital Worker kann den Bestellprozess unterstützen, indem er die Dateneingabe und das Genehmigungsverfahren automatisiert und automatische Benachrichtigungen sendet. Dadurch wird der manuelle Aufwand für die Bearbeitung von Bestellungen reduziert und gleichzeitig ein Höchstmaß an Genauigkeit und Termintreue sichergestellt.

Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz einer intelligenten Digital Workforce eine bessere Nachverfolgung und Analyse von Bestellungen, wodurch Unternehmen fundiertere Beschaffungsentscheidungen treffen können. Durch die Optimierung des Bestellprozesses trägt die intelligente Automatisierung zur Steigerung von Effizienz und Produktivität bei und schenkt den Mitarbeitern, die bisher für diese Aufgaben zuständig waren, mehr Zeit für wichtigere Dinge.

Trendprognosen

Finanzberichte und -daten müssen korrekt eingegeben und verwaltet werden, damit Ihre Experten darauf aufbauend entsprechende Prognosen treffen können. Die manuelle Bearbeitung geht jedoch mit einem erhöhten Fehlerrisiko einher, wenn Daten aus verschiedenen Quellen zusammengetragen und eingegeben werden müssen.

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) kann die Analyse und Prognose von Finanztrends unterstützen. Dank der Automatisierung müssen Finanzexperten weniger Zeit für manuelle Aufgaben aufwenden und gewinnen zusätzliche Zeit für die strategische Entscheidungsfindung. Außerdem erhöht IA die Genauigkeit und reduziert das Risiko menschlicher Fehler, wodurch die Finanzdaten eine insgesamt bessere Qualität aufweisen. 

Die Vorteile von IA und RPA für das Finanz- und Rechnungswesen

Intelligente Automatisierung kann Abteilungen für Finanz- und Rechnungswesen in zahlreichen Bereichen unterstützen. Sie trägt zu Verbesserungen hinsichtlich Genauigkeit, Compliance und Produktivität bei und macht den Weg frei für höherwertige Aufgaben.

Mit der intelligenten Automatisierung von SS&C Blue Prism können sich die für das Finanz- und Rechnungswesen zuständigen Teams ganz auf die strategische Geschäftsplanung konzentrieren, während Digital Worker die zeitaufwendigen Aufgaben übernehmen. Im Folgenden sehen wir uns drei zentrale Vorteile der Integration einer Digital Workforce in Systeme für das Finanz- und Rechnungswesen näher an.

Datenintegrität

IA unterstützt Experten für das Finanz- und Rechnungswesen, indem sie manuelle Prozesse, die Raum für uneinheitliche, fehleranfällige Daten lassen, automatisiert. Mit IA können Sie manuelle Aufgaben über verschiedene Systeme und Datensätze hinweg an Digital Worker übertragen. Das Ergebnis sind eine höhere Datenintegrität und einheitliche Prozesse. Gleichzeitig erhalten die Teams die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten für höherwertige Aufgaben einzusetzen, beispielsweise für Analysen oder die strategische Finanzplanung.

IA ermöglicht das sichere Speichern und Abrufen von Daten, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff, Datenschutzverletzungen und Verlust zu schützen. Dies erhöht die Qualität und Zuverlässigkeit der Daten, ermöglicht das Treffen schnellerer Entscheidungen und reduziert die betrieblichen Risiken und Kosten, die mit einer schlechten Datenqualität einhergehen.

Betriebliche Effizienz

Einer der größten Vorteile einer Digital Workforce sind die beachtlichen Effizienz- und Produktivitätssteigerungen, zu denen diese in der Lage ist. Durch die Automatisierung zeitaufwendiger Routineaufgaben wie Dateneingabe, Hauptbucheinträge, Kunden-Onboarding, Rechnungsbearbeitung und Kontoabstimmung sorgen Digital Worker dafür, dass ihre menschlichen Kollegen mehr Zeit für höherwertige Aufgaben haben. Dies wirkt sich positiv auf Produktivität und Effizienz aus und reduziert die zur Erledigung von Aufgaben benötigte Zeit.

Nur wenn Teams ihr Potenzial voll ausschöpfen können, ist nachhaltiger Unternehmenserfolg möglich. Angesichts des zunehmenden Drucks, sich in einem veränderlichen Marktumfeld zu behaupten, bietet IA die Möglichkeit, das Potenzial von Prozessen, Systemen und Teams auf einer sicheren, skalierbaren und integrierten Plattform auszubauen.

Vor dem Hintergrund der fortschreitenden digitalen Transformation Ihres Unternehmens können Ihre Teams mit weniger Aufwand mehr erreichen und gleichzeitig die Auswirkungen auf bestehende Systeme und Abläufe minimieren. Das SS&C | Blue Prism® Robotic Operating Model (ROM) bietet das erforderliche Framework für eine schnelle Integration der intelligenten Automatisierung in Ihre bestehenden Teams und Systeme und unterstützt Sie bei der erfolgreichen Einführung, Skalierung und Verwaltung Ihrer Automatisierungsumgebung.

Proaktives Reporting und Analysen

Mit IA können die für das Finanz- und Rechnungswesen zuständigen Teams Geschwindigkeit und Konsistenz für den Zugriff auf unterschiedliche Systeme und Daten, die zur Erstellung von Finanzanalysen und -berichten erforderlich sind, exponentiell erhöhen.

Die Compliance spielt im Finanz- und Rechnungswesen eine wichtige Rolle. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann hohe Geldstrafen zur Folge haben und den Ruf des Unternehmens nachhaltig schädigen. Durch die Automatisierung von Compliance-Prüfungen kann IA die Compliance verbessern und Risiken minimieren.

Darüber hinaus analysiert IA umfangreiche Datensätze, erkennt Unregelmäßigkeiten und Muster und extrahiert Informationen, die das Treffen fundierter Entscheidungen ermöglichen. Dadurch werden Unternehmen dazu in die Lage versetzt, Finanzberichte schneller zu erstellen, Trends korrekt zu prognostizieren und Ressourcen intelligent zuzuteilen, um den Return on Investment (ROI) zu maximieren.

IA bietet Überwachung in Echtzeit und benachrichtigt Interessenvertreter zeitnah über finanzielle Risiken und Chancen, um die proaktive Verwaltung und Umsetzung von Strategien zu ermöglichen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass intelligente Automatisierung Unternehmen bei der Optimierung ihrer Finanzleistung unterstützt, indem sie das Treffen präziser und fundierter Entscheidungen ermöglicht.

Weitere Vorteile

Die Liste der Vorteile ist lang. Je weiter Ihr Unternehmen mit der Automatisierung voranschreitet, desto mehr Einsatzmöglichkeiten für Digital Worker werden Sie in Ihren Geschäftsprozessen finden. Hier einige weitere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Abteilung für Finanz- und Rechnungswesen mithilfe von Automatisierung verbessern können:

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
• Besserer Kundenservice
• Größere Kosteneinsparungen
• Erweiterte Skalierbarkeit von Prozessen
• Stärkere Risikominderung
• Bessere Prüfpfade
• Optimierte Abläufe

Gründe, die für die intelligente Automatisierung von SS&C Blue Prism sprechen

RPA und intelligente Automatisierung bedeuten für das Finanz- und Rechnungswesen eine grundlegende Veränderung. Durch die Automatisierung manueller Routineaufgaben können Sie Verbesserungen hinsichtlich Effizienz, Genauigkeit, Compliance, Risikominderung, Kosteneinsparungen und Mitarbeiterzufriedenheit erzielen.

Unternehmen, die sich diese Technologie zu eigen machen, profitieren von einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil am Markt. Die Vorteile von IA für das Finanz- und Rechnungswesen sind zahlreich und es gibt keinen besseren Zeitpunkt als heute, sich eingehender mit den Möglichkeiten zu beschäftigen.

Wenn Sie sich für SS&C Blue Prism entscheiden, profitieren Sie von einer flexiblen intelligenten Automatisierungslösung mit Bereitstellungsoptionen in der Cloud oder On-Prem. Außerdem erhalten Sie eine skalierbare Digital Workforce, die unser Automatisierungsframework verwendet, einschließlich des ROM und SS&C | Blue Prism® Process Intelligence (BPPI), um die für die Automatisierung geeigneten Prozesse zu finden.

Wir unterstützen Sie bei der Integration der Software von Drittanbietern sowie der Implementierung von Desktop-Anwendungen. Sie profitieren von vorgefertigten, sofort einsatzbereiten Lösungen und können sich auch sonst jederzeit an unsere Experten wenden.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile von SS&C Blue Prism für Ihr Automatisierungsprogramm im Finanz- und Rechnungswesen.