Durch Geschäftsprozessanalyse zu besseren Automatisierungslösungen

Um sowohl Verbesserungspotenziale als auch Problembereiche zu kennen, sollten Unternehmen ihre Prozesse routinemäßig bewerten. Angesichts der vielen technologischen Neuerungen und des zunehmenden Wettbewerbs können veraltete oder fehleranfällige Geschäftsprozesse schnell zum Hindernis werden. Im Rahmen einer Geschäftsprozessanalyse werden Geschäftsprozesse unter Berücksichtigung strategischer Gesichtspunkte analysiert.

Hierbei werden sämtliche Kerngeschäftsprozesse identifiziert, bei denen Optimierungspotenzial besteht. Die durch detaillierte Prozessdarstellungen gewonnenen Daten werden verwendet, um unter Berücksichtigung strategischer Gesichtspunkte ein Modell zu erstellen, anhand dem Ihre Prozesse automatisiert werden.

Es treten Engpässe in bestehenden Prozessen auf, es kommt zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden seitens Kunden und Mitarbeitern häufen sich oder die Produktivität stimmt nicht: Spätestens jetzt ist klar, dass eine Geschäftsprozessanalyse unverzichtbar ist.

Schluss mit langatmigen Analysen. Mit den Erkenntnissen, die sich Ihnen durch eine Geschäftsprozessanalyse bietet, lassen sich die zentralen Schwachstellen in Geschäftsprozessen aufdecken.

Eine Geschäftsprozessanalyse ist eine eingehende Analyse von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, ein genaues Verständnis davon zu entwickeln, welche Aspekte gut funktionieren, wo Verbesserungspotenziale bestehen und wie diese realisiert werden können.

Durch eine Geschäftsprozess- oder eine Lückenanalyse können Prozesse genauer auf Ihre Unternehmensziele ausgerichtet werden. Im täglichen Betrieb großer Unternehmen fallen meist gewaltige Datenmengen an. Diese manuell zu durchkämmen, kann ein äußerst zeit- und kostspieliges Unterfangen sein.

Durch eine Geschäftsprozessanalyse verwandeln Sie diese Daten in kohärente und strukturierte Erkenntnisse und bauen so Altlasten ab. Eine Modellvisualisierung zeigt Ihnen dabei, wo Potenzial in puncto Unternehmenswachstum und ROI besteht. Vorteile einer BPA:

• Detaillierte Abbildung von Prozessen (Process-Mapping)
• Genaue Dokumentation komplexer Prozesse
• Beständige Qualität
• Klarere Ausrichtung von Prozessen auf Unternehmensziele
• Senkung der Betriebskosten
• Vorschläge zur Vereinfachung von Prozessen
• Eingehende Evaluation interner Prozesse
• Ermittlung von Engpässen mit Blick auf Prozesse und Benutzer
• Identifikation von Schwachstellen und Redundanzen
• Datengestützte Unternehmensentscheidungen

Viele Unternehmen haben eines gemeinsam: Prozesse sind ihr blinder Fleck – zumindest so lange, bis sich größere Probleme wie hohe Fehlerquoten oder stockende Workflows bemerkbar machen. Mit einer Geschäftsprozessanalyse können Sie potenzielle Möglichkeiten für die Optimierung bestehender Prozesse ermitteln. Hieraus lässt sich eine Vielzahl von Vorteilen ableiten:

• Höherer ROI
• Effizientere Ist-Prozesse durch die zügigere Ermittlung von Verbesserungspotenzialen
• Erkenntnisse zu positiven Aspekten bestehender Prozesse und Verbesserungsbereichen
• Kostenersparnisse und verringerte Redundanzen durch Abbau überflüssiger oder sich wiederholender Abläufe
• Weniger Flüchtigkeitsfehler
• Überwachung von Prozessveränderungen, wie etwa eine abnehmende Kundenbindung, bieten einen besseren Überblick über alle Faktoren, die Ihren Geschäftswert beeinflussen
• Aufdeckung von Bereichen mit geringerer Mitarbeitermotivation
• Ermittlung von Engpässen
• Erarbeitung von Prozessen zur Optimierung von Automatisierungen und Skalierbarkeit

Mit einer Geschäftsprozessanalyse sorgen Sie für optimierte Workflows. Denn so strukturieren Sie Ihre Daten und können feststellen, wo Verbesserungspotenziale liegen. Gleichzeitig können Sie so komplette Geschäftsprozesse sowohl vor als auch während der Implementierungsphase leichter steuern.

Diese sechs Schritte sollten Sie bei der Durchführung einer Geschäftsprozessanalyse beachten:

Ermitteln Sie, um welche Prozesse es geht

Starten Sie mit einer konkreten Fragestellung. Was ist das Ziel Ihres Unternehmens? Für welchen Prozess besteht der höchste Optimierungsbedarf? An diesen Fragen richten Sie Ihr weiteres Vorgehen aus. Sobald Sie das primäre Ziel festgelegt haben, können Sie andere Beteiligte wie Stakeholder über die erforderlichen Änderungen informieren. Außerdem ist es wichtig, sich mit der Projekthistorie vertraut zu machen, um Doppelarbeit zu vermeiden.

Machen Sie sich an die Detailarbeit

Sobald das Ziel steht, ist es an der Zeit mit Detailarbeit zu beginnen. Identifizieren Sie sämtliche Prozesselemente und erstellen Sie eine Liste aller relevanten Daten. Dies sollte auch Dokumentationen zur vorhandenen Diensten und Systemen einschließen. Stecken Sie den Umfang ab. So können Sie auf Grundlage Ihrer Projektziele ermitteln, wo die Schwerpunkte der Analyse liegen sollen. Legen Sie Aspekte wie Zeitplan, Spezifität und Prozesstypen fest.

Sammeln Sie Daten und messen Sie diese

Im Gegensatz zu Schritt 2 können in der Datenerfassungsphase Process- und Task-Mining eingesetzt werden.

Beim Process-Mining werden Geschäftsprozesse anhand verschiedener Methoden analysiert und Leistungsindikatoren (KPIs) und potenziell dahinter liegende Probleme überwacht. Auf diese Weise entsteht ein Bild der Ist-Prozesse. Hierbei werden End-to-End-Prozesse ebenso wie Elemente aus anderen IT-Systemen untersucht.

Beim Task-Mining werden die kleineren Komponenten eines Prozesses betrachtet. Dabei schauen wir uns an, wie eine Aufgabe auf granularer Ebene ausgeführt wird. Das Schafft Transparenz zu den einzelnen Schritten, in die sich Aufgaben oder Geschäftsfunktionen gliedern.

Sowohl Process- als auch Task-Mining sind Werkzeuge, um End-to-End-Prozessabläufe zu ermitteln und Transaktionen anhand von Protokollen und anderen Maschinendaten zu verfolgen. Außerdem können hiermit Desktop-PCs sowie die Arbeit einzelner Mitarbeiter überwacht werden. Dabei wird eine Modellvisualisierung großer Datenmengen erstellt.

Für Altsysteme war das Reporting im Rahmen von Prozessanalysen oftmals zeitaufwändig und teuer. Dank Process- und Task-Mining können die entsprechenden Daten nun mit einer einzigen Software gesammelt werden. So können Engpässe schnell und genau ermittelt werden.

Analysieren Sie die Daten.

Jetzt geht es an die Beleuchtung der Daten, die Sie durch die Geschäftsprozessanalyse gewonnen haben. Dies kann zum Beispiel durch die IT, Business-Analysten oder Prozessarchitekten übernommen werden. Auch ein Center of Excellence (CoE) eignet sich hier bestens. Das Ziel eines CoE ist es, Automatisierungslösungen bei gleichzeitiger Sicherstellung von Compliance und Risikominderung bestmöglich zu optimieren. Hierbei werden Ihre aufbereiteten Daten extrahiert. Diese bilden die Grundlage für Ereignisprotokolle und werden für Process-Mining und Staging durch Analysten optimiert. All diese Aspekte sind wesentliche Bestandteile einer BPA.

Leiten Sie Erkenntnisse ab und optimieren Sie.

Anhand der ermittelten Daten können Sie nun die Bereiche ermitteln, für die Verbesserungspotenzial besteht. Konzentrieren Sie sich dabei auf Bereiche, die den größten Mehrwert generieren. Vergegenwärtigen Sie sich bei der Suche nach Ineffizienzen immer wieder das übergeordnete Ziel – so stellen Sie sicher, dass die aktuellen Prozesse entsprechend darauf ausgerichtet sind.

Überwachen Sie die Automatisierungen.

Nach der Einführung einer RPA bzw. der Intelligenten Automatisierung ist ein zuverlässiges System für die Steuerung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse unerlässlich. So kann sichergestellt werden, dass die Geschäftsprozessanalyse klar auf Ihre Unternehmensziele ausgerichtet ist.

Es gibt eine ganze Menge effektiver Tools, die für eine Prozessanalyse genutzt werden können. Wichtig ist dabei vor allem, strategisch vorzugehen. Ohne geeignete Strategie kann es schnell unübersichtlich werden und ihr Unternehmen kann das Ziel vor den Augen verlieren. Mit den richtigen Tools und den Erkenntnissen einer BPA sind Sie jedoch bestens gerüstet, um Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen.

SS&C – Blue Prism Process Intelligence (BPPI)

Mit BPPI werden Process- und Task-Mining für die Analyse Ihrer Prozesse kombiniert. Dabei werden unter anderem Erkenntnisse zu optimalen Prozesspfaden, Ursachenanalysen zu Prozessvariationen und Simulationen zur Vorhersage des bestmöglichen Ergebnisses geliefert.

Ab diesem Punkt wird automatisch immer der Prozesspfad ausgewählt, der den höchsten ROI verspricht, und nach und nach optimiert. Durch die Automatisierungslösung können Prozesse so verwaltet und angepasst werden, dass ihr volles Potenzial ausgeschöpft werden kann – unternehmensweit und in Echtzeit.

SS&C | Mit Blue Prism® Process Intelligence (BPPI) werden Process- und Task-Mining für die Analyse Ihrer Prozesse kombiniert.

SS&C | Blue Prism® Process Assessment Tool (PAT)

Unternehmen brauchen einen Überblick darüber, wie ihre Pipeline mit Blick auf potenzielle Automatisierungen aussieht. Außerdem sind umfassende Analysen oder Visualisierungen ihrer Geschäftsprozesse wichtig, bevor Automatisierungsinitiativen angegangen werden sollten. Hier kommen Process Assessment Tools (PAT) ins Spiel.

Manuelle Prozesserkennungen und -bewertungen sind kostspielig und zeitaufwändig. Auch schleichen sich hier nicht selten menschliche Fehler ein. Auch bestehen die Gefahr eines Engpasses und Risiken wie fehlende Transparenz und Compliance. Mit dem Blue Prism Process Assessment Tool (PAT) von SS&C lassen sich Daten extrahieren und solche Hindernisse aus dem Weg räumen. Das Ergebnis: besser skalierbare Automatisierungspipelines.

SS&C | Das Blue Prism® Process Assessment Tool (PAT) ist ein webbasiertes Werkzeug zur Automatisierung von Prozessanalysen. Gleichzeitig können damit skalierbare Automatisierungspipelines erstellt und gesteuert werden.

In drei Schritten zum Ziel:

1. Prozessbewertung Machen Sie bei unserer kurzen Online-Umfrage mit, an deren Ende Optimierungsempfehlungen auf Sie warten.
2. Ihre Prozesse Nach der Bewertung einiger bestehender Prozesse sehen Sie auf dem Dashboard, wie viele dieser Prozesse sich für die Automatisierung eignen. Auch sehen Sie hier, wie viele noch zu überprüfen sind und wie viele überarbeitet werden müssen, bevor eine Automatisierung infrage kommt.
3. Ihre Bereiche „Your Spaces“ ist eine flexible und sichere Plattform zur Verwaltung von Benutzergruppen und die sichere unternehmensweite Einführung und Unterstützung von Prozessbewertungen.

Ein gutes Process Assessment Tool zeigt Ihnen, wie Prozesse optimal genutzt und bestmöglich optimiert werden können. Daraus ergeben sich gleich mehrere Vorteile:

• Genaue IA Erfahren Sie, welche Prozesse sich am einfachsten implementieren lassen, um Optimierungen im Bereich IA zu realisieren.
• Kosteneinsparungen Profitieren Sie von einer bestens aufstellten Digital Workforce, die für schnelle und wiederholbare Erfolgserlebnisse sorgt.
• Strategische Analyseschritte Erreichen Sie Ihre Unternehmensziele durch datengestützte Entscheidungen.
• Skalierbare Automatisierungen Erstellen Sie eine skalierbare Automatisierungspipeline basierend auf Preis-Leistungsverhältnis und Regelkonformität Ihrer Prozesse.

Allgemeine Begriffe zum Thema Prozessanalyse

Wenn es um das Thema Analyse von Geschäftsprozessen geht, fallen immer wieder bestimmte Begriffe. Hier haben wir zusammengestellt, was einige dieser Begriffe im Zusammenhang mit BPA bedeuten:

• Bei einer Lückenanalyse werden Lücken zwischen Ist- und Wunsch-Zustand Ihrer Prozesse aufgedeckt.
• Business Process Management (BPM) bezeichnet die Überwachung und Optimierung von Prozessen zur Erzielung der bestmöglichen Geschäftsergebnisse. Die intelligente Automatisierungstechnologie verbindet dabei End-to-End-Prozesse und richtet Geschäftsprozesse an übergeordneten Unternehmenszielen aus, um Workflows effizienter zu gestalten.
• Bei einer Prozessmustersuche bzw. Suche nach Process Patterns können unkompliziert per Drag-and-Drop Abfragen erstellt werden, um Prozesse zu finden, die diesen Bedingungen entsprechen.
• Eine Analyse des Mehrwerts deckt Probleme in Prozessen auf, indem die wichtigsten Komponenten identifiziert werden und dann ermittelt wird, wo Einsparungen möglich sind.
• Bei der Ursachenanalyse (oder Root Cause Analysis, RCA) wird die tiefere Ursache von Prozessproblemen ermittelt.
• Im Rahmen einer detaillierten Fallanalyse werden unerwartete Probleme sowie die Ursachen für dieses Prozessverhalten identifiziert.
• Bei einer Beobachtungsanalyse werden sich laufende Prozesse angesehen, um Problembereiche aufzudecken.
• Eine Experience-Examination-Analyse beleuchtet wichtige Prozessbereiche auf Grundlage der Erfahrung von Mitarbeitern oder Unternehmensanalysten.
• Workflow- oder Journey-Mapping bezeichnet die Routing-Analyse auf Basis von Warteschlangen beim Kundenservice.

Die Durchführung einer Business Process Analysis hängt von der jeweiligen Branche ab. Im HR-Bereich kann eine BPA zum Beispiel beim Onboarding neuer Mitarbeiter eingesetzt werden, um entsprechende Prozesse einheitlicher und effizienter zu gestalten.

Im Einzelhandel ermöglicht eine BPA die Verfolgung der Auftragsabwicklung. So kann der Auftragsstatus eingesehen und sich auf mögliche Lieferverzögerungen vorbereitet werden. Selbst bei der Terminplanung und anderen Aufgaben mit Kundenkontakt kann eine BPA hilfreich sein.

Sie haben Ihre Geschäftsprozesse analysiert? Dann ist es jetzt an der Zeit, diese zu optimieren. Eine BPA gibt Transparenz zu Ihren Geschäftsprozessen. Dennoch ist es wichtig, selektiv vorzugehen, um Automatisierungen möglichst effektiv zu implementieren. Process-Mining beschleunigt zwar die Automatisierung ungemein, ist aber kein Allheilmittel gegen Fehler. Stellen Sie sicher, dass eine solide Grundlage für die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse besteht. Wird nämlich ein fehlerhafter Prozess automatisiert, stellt dies schlicht keine Verbesserung dar.

Erst nach einem Streamlining Ihrer Prozesse kann mit der Automatisierungsimplementierung begonnen werden. Beginnen Sie klein und konzentrieren Sie sich auf skalierbare und effiziente Lösungen. Überwachen Sie anschließend Ihre Prozessleistung. Stellen Sie sicher, dass die Abläufe reibungslos funktionieren und Sie die Vorteile der Automatisierungen auch voll ausschöpfen – und Sie gleichzeitig Ihre Geschäftsziele verfolgen.

Feilen Sie weiter an Strategie und Optimierungsmöglichkeiten, um vollumfänglich von den Vorteilen der Prozessanalyse und von intelligenten Automatisierungen profitieren zu können.