Was ist Task-Mining und wie funktioniert es?

In unserer schnelllebigen Zeit ist Automatisierung ein entscheidender Bestandteil bei der grundlegenden Veränderung betrieblicher Vorgänge. Sie sparen damit Kosten, können Effizienz und Betrieb verbessern und mit der Konkurrenz Schritt halten. In den meisten Fällen jedoch ist die Suche nach Automatisierungspotenzialen leichter gesagt als getan.

Automatisierung braucht Zeit und die richtigen Ressourcen. In großen Unternehmen mit komplexeren Prozessen und mehreren Abteilungen und Vertikalen kann das mitunter noch schwieriger sein.

An dieser Stelle kommt Task-Mining ins Spiel.

Task-Mining eröffnet Ihnen einen Blick in die komplexe Art und Weise, wie Mitarbeiter mit Aufgaben umgehen. Das Ganze erfolgt zudem schnell und höchst genau. Herkömmliche Methoden zur Aufdeckung von Automatisierungsmöglichkeiten gehen mit manuellen Aufzeichnungen und Datenerfassung einher, was diese Vorgehensweisen oftmals langsam und mühsam macht.

Task-Mining findet Berührungspunkte zwischen Mitarbeitern, Aufgaben und Systemen automatisch. Das Verfahren deckt die Abhängigkeiten und Engpässe auf, die bei der manuellen Methode eventuell übersehen wurden und versetzt Sie in die Lage, diese mithilfe der richtigen Automatisierung zu beheben.

Darum geht es in diesem Leitfaden:

• Alles, was Sie über Task-Mining wissen müssen
• Damit verbundene Vorteile und der Nutzen für Ihr Unternehmen
• Einstieg mit SS&C | Blue Prism® Process Intelligence (BPPI) mit Technologie von ABBYY Timeline

Task-Mining erinnert an das Wort „Mine“ und dient zur Gewinnung von etwas Wertvollem. Anders als bei einer Mine wird hierbei aber weder Gold noch Silber abgebaut, sondern es werden Erkenntnisse aus Daten gewonnen und anschließend weiter bearbeitet, um bestimmte Prozesse und die Geschäftsproduktivität zu verbessern.

Dabei wird genau untersucht, wie im Unternehmen gearbeitet wird und jeder Bestandteil einer Aufgabe wird bis ins kleinste Detail, einschließlich seiner Prozesse und Teilprozesse, aufgeschlüsselt. Beispielsweise wird analysiert, wie der Inhalt eines Dokuments erstellt wird, wie lange es dauert, Inhalte zu formulieren und Änderungen vorzunehmen und welche verschiedenen Personen daran beteiligt sind. Anschließend werden die Daten visuell veranschaulicht, damit der Aufgabenablauf aufgezeigt werden kann.

Beim Task-Mining können aber noch andere Daten erfasst werden:

• Mausklicks
• Kopier- und Einfügevorgänge
• Tastaturanschläge
• Pro Anwendung aufgewendete Zeit
• Benutzereingaben
• Screenshots
• Aufzeichnungen

Diese Arbeiten werden üblicherweise auf dem Computer eines Mitarbeiters durchgeführt. Die Informationen können dann mit denen anderer Benutzer verglichen werden, um herauszufinden, wie verschiedenartig Aufgaben erledigt werden. Durch eine genaue Betrachtung dieser Informationen lassen sich wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben ermitteln, für die die Mitarbeiter einen Großteil ihrer Zeit aufwenden. Gleichzeitig können mit Task-Mining auch Automatisierungsmöglichkeiten an geeigneten Stellen aufgezeigt werden, um lästige Arbeiten zu automatisieren. Stellen Sie sich das Ganze so vor, als würde von Ihrem Unternehmen ein digitaler Zwilling erstellt.

Task-Mining im Vergleich zu Process-Mining

Process-Mining und Task Mining sind beides essentielle Bestandteile der Automatisierungsstrategie. Sie werden oft miteinander verwechselt und obschon sie in gewisser Weise ähnlich sind, dienen sie doch gänzlich anderen Zwecken.

Wie besprochen zeichnet sich Task-Mining durch eine weitaus genauere Herangehensweise aus. Es betrachtet die speziellen Aufgaben, die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit durchführen und gibt somit Einblick in die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters.

Process-Mining ist breiter gefächert. Hier wird untersucht, wie gut das System (in dem diese Aufgaben stattfinden) im weiteren Sinne funktioniert. Mit Process-Mining erhalten Sie einen durchgängigen und realistischen Einblick in die kombinierte Leistung von Prozessen.

Beispielsweise werden beim Task-Mining die Aktivität und die Tastaturanschläge eines Mitarbeiters am Desktop-PC untersucht, beim Process-Mining hingegen primär die Systemprotokolle am Back-End. Zusammen eingesetzt helfen Process-Mining und Aufgaben-Mining dabei, die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, zu verändern.

Task-Mining und Process-Mining werden oft zusammen als Teil einer Process-Intelligence-Plattform eingesetzt. Process Intelligence vermischt beide Ansätze, um eine ausführliche Übersicht über Prozesse und Aufgaben im gesamten Unternehmen zu erhalten. So lassen sich wiederkehrende und wenig rentable Aufgaben, die Prozesse zudem verlangsamen, ermitteln, damit Sie ihnen die richtigen Ressourcen zuweisen können. All dies ist ein grundlegender Teil von Hyperautomatisierung und intelligenter Automatisierung (IA). An späterer Stelle wird hierauf noch gesondert eingegangen.

Aufgrund seiner Ähnlichkeit mit Process-Mining sind auch die Vorteile von Task-Mining mit denen von Process-Mining vergleichbar. Dies sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Mehr Produktivität: Aufgaben-Mining liefert aussagekräftige Daten zur Untersuchung der Produktivität der Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter. Sie sehen, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben an welcher Stelle aufgewendet wird und können erkennen, wo Mitarbeiter bei der Arbeit am produktivsten sind und in welchen Bereichen es noch hapert.
• Kostensenkung: Durch die Beseitigung von Ineffizienzen und die Erkennung von immer mehr Aufgaben, die sich automatisieren lassen, können Sie Kosten und Ausschuss spürbar reduzieren. Auch versunkene Arbeitskosten gibt es nicht, denn die Mitarbeiter haben nun Zeit für höherwertige Arbeiten.
• Prozessverstöße: Indem die Abwicklung der einzelnen Aufgaben veranschaulicht wird, lassen sich Lücken zwischen den einzelnen Schritten erkennen. Sie sehen, welche Aufgaben falsch durchgeführt werden, fehlen, wiederholt werden usw.
• Bessere Compliance: In Kombination mit Process-Mining erlaubt Aufgaben-Mining einen auflagenkonformeren Betrieb. Dies wird erreicht durch Ursachenanalyse, Prozesserkennung, Leistungsanalysen, Geschäftsprozessanalysen usw.
• Ermittlung von Automatisierungsmöglichkeiten: Sie sehen, welche Aufgaben unproduktiv und repetitiv sind und daher automatisiert werden können.
• Weniger erneute Automatisierungen: Aufgaben-Mining liefert Ihnen genaue Vorschläge dazu, wo Sie mit Automatisierungen einen Nutzen erzielen können. Das bedeutet auch ein geringeres Risiko, dass Automatisierungen verändert werden müssen, was Zeit und Ressourcen bindet.
• Investitionsrendite (ROI): Stimmige und ausführliche Daten sind die Basis für einen guten Business-Case für Automatisierung und einen positiven ROI.
• Mehr Kundenzufriedenheit: Indem Sie die Aufgaben aufdecken, die Prozesse verlangsamen, können Sie die Kundenzufriedenheit steigern. Wartedauer und Fehleranzahl lassen sich verringern und das Personal kann sich statt wiederholter und lästiger Arbeiten gezielt um die Kunden kümmern.
• Kontinuierliche Verbesserung: Aufgaben-Mining ist nicht begrenzt. Es kann bei der Suche nach Automatisierungsmöglichkeiten durchgehend als Teil Ihrer Strategie zur Prozessverbesserung im gesamten Unternehmen stattfinden.

Beim Task-Mining werden Daten zu einzelnen Aufgaben gesammelt. Auf deren Grundlage werden dann präzise und verlässliche Empfehlungen zu Automatisierungsmöglichkeiten gegeben. Ein typischer Task-Mining-Prozess verläuft in diesen Schritten:

1. Aufzeichnung: Die Interaktionen, die ein Benutzers auf einem Desktop-PC zur Erledigung von Aufgaben tätigt, werden aufgezeichnet. Dabei werden alle Abweichungen der verschiedenen Mitarbeiter von den Regeln zur Datensicherheit erfasst. Die Datenerfassung kann sehr detailliert erfolgen, beispielsweise durch Aufzeichnung bestimmter Tastaturanschläge.
2. Analyse: Nachdem die Daten erfasst wurden, werden sie auf Muster und Möglichkeiten zur Automatisierung hin untersucht. Hierbei wird geprüft, welche Aufgaben wiederholt durchgeführt werden, langsam verlaufen, kompliziert sind usw.
3. Empfehlungen: Je nach den Anforderungen und Kriterien des Unternehmens werden die besten Automatisierungsmöglichkeiten empfohlen. Die Automatisierung von Aufgaben kann auch fortschrittlicher ausgerichtet sein und einen Transformationsplan zur Automatisierungsskalierung im Unternehmen vorschlagen.

Moderne Task-Mining-Tools haben Funktionen wie Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) oder optische Zeichenerkennung (OCR), um in komplexen Geschäftskennzahlen in Echtzeit Wechselbeziehungen zu erkennen.

Mit Process Intelligence können Unternehmen vier grundlegende Schritte durchführen:

Aufzeichnung von Aufgaben

• Zeichnet Benutzerinteraktionen auf, um Daten zu erfassen
• Wird auf dem Desktop eines Mitarbeiters bereitgestellt
• Erstellt regelmäßig Screenshots und erfasst Informationen, die an die Software übertragen werden

Analyse von Aufgaben

• Erkennt Muster bei den Benutzerinteraktionen
• Erkennt Abweichungen bei der Durchführung von Aufgaben

Kontexterkennung

• Erkennt während der Aufzeichnung alle Benutzerinteraktionsdaten und wandelt diese mithilfe von OCR-Technologie in strukturierte Daten um 

Erweiterte benutzerdefinierte Aufzeichnung

• Nutzt erweiterte benutzerdefinierte Aufzeichnungen, um noch genauere Daten zu gewinnen
• Erlaubt eine unterschiedliche Herangehensweise im Hinblick auf die durchgeführten Schritte, die aufgewendete und die verlorene Zeit

Beispiele für Task-Mining

Aufgaben-Mining eignet sich optimal zur genauen Untersuchung verschiedener Aufgaben – angefangen bei Back-Office-Arbeiten bis hin zu Arbeiten mit Kundenkontakt in vielerlei Branchen. Betrachten wir einige typische Anwendungsfälle für Aufgaben-Mining:

Banken und Finanzdienstleister

Aufgaben-Mining deckt nonkonforme Aufgaben mit Verbesserungspotenzial auf. Im Bankwesen unterstützt es soweit wie möglich die Fertigstellung von Know-your-customer-Prüfungen. Mithilfe dieser Prüfungen können Kunden einfach und schnell ein Bankkonto eröffnen oder weitere Produkte beantragen, indem wichtige Entscheidungen schneller und fundierter getroffen werden, was sich im Endeffekt auch positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Versicherungen 

Versicherungsnetzwerke sind komplex und erfordern zur Abwicklung von Forderungen verschiedene und voneinander abhängige Aufgaben. Durch Aufgaben-Mining können Engpässe bei den Schritten zur Bearbeitung von Forderungen erkannt werden. Versicherungsunternehmen können außerdem genau feststellen, wo Aufgaben abweichen, übersprungen oder wiederholt werden. Dies ließe sich durch eine Automatisierung beheben. Das Ergebnis sind strukturiertere Versicherungsleistungen.

Gesundheitswesen

Aufgaben-Mining verbessert letztendlich die Patientenzufriedenheit und den Behandlungserfolg. Sie erhalten Informationen zu gängigen Abweichungen bei der Umsetzung, Kontrolle und Durchführung von Pflege- und Betreuungsvorgaben. Ist das Personal mit Hindernissen konfrontiert, verhindern Automatisierungsmöglichkeiten, dass die gleichen Probleme erneut auftreten. Die Mitarbeiter haben so Zeit für die Patienten und müssen sich nicht länger mit händischen und repetitiven Verwaltungsarbeiten auseinandersetzen.

Lieferkette

Erfahren Sie mithilfe einer Aufschlüsselung bis zu den einzelnen Aufgaben, wie Beschaffungsprozesse bei Ihnen wirklich ablaufen. Sehen Sie, wie Mitarbeiter mit Bestandssystemen arbeiten, den Bestand überwachen und Lieferungen auslösen, und betrachten Sie dabei besonders mögliche Engpässe, die mitunter die Effizienz verschlechtern. Suchen Sie auch gezielt nach Bereichen, in denen Aufgaben automatisiert werden könnten.

Process Intelligence einschließlich Aufgaben-Mining und Process-Mining spielt eine entscheidende Rolle bei IA. Es beseitigt einige der größten Hindernisse, denen sich Unternehmen gegenübersehen:

• Schwierigkeit, versteckte Informationen zu Prozessen zu ermitteln, mit denen sich eine große Wertschöpfung erzielen ließe
• Eingeschränktes Verständnis des Automatisierungspotenzials
• Probleme bei einer schnellen und klaren Automatisierungsskalierung durch bloße Vermutungen
• Mangel an Priorisierung, so dass Projekte zur Prozessautomatisierung Zeit und Ressourcen verschlingen

Kurz gesagt: Mit Process-Mining können Sie beurteilen, wie geeignet Prozesse allgemein für eine Automatisierung sind, damit Sie diese Hindernisse überwinden und Ihre IA strategisch durchdacht weiter skalieren können. Process-Mining ist der erste Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation und Ausschöpfung des gesamten Potenzials von IA. Wie beim Hausbau steht auch hier am Anfang ein solides Fundament, auf dem alles Weitere aufbaut. Process Intelligence ist der Schlüssel, um die verschlungenen Pfade und komplexen Funktionsweisen der Systeme in Ihrem Unternehmen im Geschäftsalltag aufzudecken. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen können Sie dann bei allen Vorhaben nach einem gut ausgearbeiteten Ansatz verfahren.

Bevor Sie mit Task-Mining loslegen, überlegen Sie, in welchem Unternehmensbereich Sie es zuerst ausprobieren möchten. Es empfiehlt sich, ausgehend von einem kleinen Pilotprojekt einen größeren Anwendungsfall zu entwerfen, um sich das gesamte Potenzial und die Grenzen von Aufgaben-Mining vor Augen zu führen. Sofern möglich, konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die den Großteil der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter beanspruchen.

Wichtig ist auch, die richtigen Personen am Projekt zu beteiligen. Je mehr Sie über die verschiedenen Mitarbeiter und ihre Arbeitsweise wissen, desto aussagekräftiger sind die mit Aufgaben-Mining erzielten Erkenntnisse. An dieser Stelle sollten Sie ein Center of Excellence (CoE) bestehend aus einem Team von geschulten Wissensarbeitern einrichten, die andere Mitarbeiter über Best Practices bei der Automatisierung von Aufgaben informieren und die Anwendung dieser Vorgehensweisen fördern.

Legen Sie abschließend die Ziele und die wichtigsten Leistungskennzahlen fest. Ohne diese kann die Auswertung der Ergebnisse Ihrer Aufgaben-Mining- und Process-Mining-Projekte schwierig werden.

Je nach den Anforderungen des Unternehmens überlegen Sie auch, ob eine umfassende Process-Intelligence-Lösung nicht vielleicht die bessere Alternative ist.

Überlegungen im Hinblick auf Task-Mining

Wird Task-Mining falsch implementiert oder missverstanden, können Anwendung und Weiterführung zum Problem werden. Daher sollte von Anfang an alles richtig gemacht werden. Hier sind einige Tipps für eine gelungene Implementierung:

• Organisieren Sie Schulungen zum Task-Mining, einschließlich einer Erklärung was es ist und was es leisten kann. Aus Sicht der Mitarbeiter kann Task-Mining wie ein Monitoring-Tool erscheinen, dem nicht zu trauen ist. Dieses Missverständnis muss dringend komplett geklärt werden.
• Verfahren Sie nach Strategien, die sicheres Aufgaben-Mining ermöglichen. Beim Aufgaben-Mining werden personenbezogene Benutzerdaten abgerufen und erfasst. Sicherlich möchten Sie Datenschutz und Vertraulichkeit dieser Daten gewährleisten.

SS&C Blue Prism Process Intelligence mit Technologie von ABBYY Timeline erlaubt eine enge Integration von Process-Mining, Task-Mining und intelligenter Automatisierung. Es kombiniert außerdem Funktionen von Geschäftsprozessmanagement, um die Entscheidungsfindung zu vereinfachen und eine einheitliche Belegschaft zu etablieren, die in der Lage ist, den Betrieb zu überwachen, zu reagieren und zukünftige Ergebnisse zu prognostizieren.

Sie erhalten eine Rundum-Ansicht sämtlicher Geschäftsprozesse, einschließlich genauer Informationen dazu, welche Mitarbeiter, Prozesse und Aufgaben derzeit im Unternehmen tätig sind bzw. laufen, welche Engpässe bestehen und wie gut die bisherigen Automatisierungen funktionieren. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt helfen Ihnen diese Informationen dabei, im Hinblick auf Ihre Automatisierungen immer auf dem neuesten Stand zu sein und mit wenig Aufwand weiteres Verbesserungspotenzial auszuloten.

Soeben haben Sie eine Menge über Aufgaben-Mining und Process Intelligence gelesen. Hier nun eine kurze Zusammenfassung:

• Task-Mining ist ein integraler Bestandteil Ihrer Pläne für IA und die digitale Transformation.
• Dabei wird genauestens aufgeschlüsselt, wie Aufgaben im Unternehmen erledigt werden. Zudem erhalten Sie eine ausführliche Analyse darüber, an welchen Stellen eine Automatisierung hilfreich wäre.
• In Kombination mit Process-Mining wird Task-Mining zu einem leistungsstarken Tool, mit dem Sie sich einen flächendeckenden Überblick über Ihre Prozesse verschaffen können.
• In allen Branchen bieten sich umfangreiche Anwendungsmöglichkeiten.

Aufgaben können Ihr Unternehmen in seinem Fortschritt behindern und zulasten von Wachstum und der Effizienz gehen. Die Probleme bleiben bestehen – angefangen von der Notwendigkeit einer raschen und akkuraten Inhaltsverarbeitung, über die Dateneingabe bis hin zur Weiterleitung von Dokumenten zwecks Genehmigung. Jede Aufgabe besteht aus einem Geflecht von Teilaufgaben und Prozessen, bei denen Fehler auftreten, Dinge übersehen und Auflagen missachtet werden können.

Mit Task-Mining können diese Probleme minimiert und Automatisierungspotenziale erkannt werden. Task-Mining veranschaulicht auf verständliche Weise die Komplexität, die mit der Durchführung von Aufgaben einhergeht. In Kombination mit Process-Mining und nochmals erweitert durch Process Intelligence können Sie die Voraussetzungen für mehr Produktivität und bessere Prozesse schaffen, um letztendlich den Erfolg des Unternehmens zu verbessern.