Life Healthcare ist ein internationaler Gesundheitskonzern aus Südafrika, der den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Das Unternehmen betreibt derzeit 68 Gesundheitseinrichtungen. Der Konzern ist Eigentümer der Alliance Medical Group, dem führenden unabhängigen Anbieter für bildgebende Diagnostik im Vereinigten Königreich und Europa. Life Healthcare verbessert das Leben von Patienten, Ärzten und Mitarbeitern durch die in Südafrika erbrachten Patienten- und Finanzdienstleistungen sowie die dort ansässige Kreditrisikoabteilung. Mithilfe von RPA entlastet das Unternehmen seine Mitarbeiter von manuellen Routineaufgaben, verbessert die Bearbeitungszeiten und bietet eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung, um seinem eigenen Anspruch Making Life Better gerecht zu werden.

Herausforderung

Life Healthcare hatte mit Prozessengpässen zu kämpfen, die seinen Mitarbeitern keine Zeit für profitablere Aufgaben ließen. Zum Zeitpunkt der Einführung von SAP in der Apotheken-, Beschaffungs- und Finanzabteilung mussten täglich unzählige Apothekeneingangsrechnungen bearbeitet werden.

Dafür mussten Mitarbeiter der Finanzabteilung E-Mails mit angehängten PDF-Rechnungen zuständigen Sachbearbeitern zuweisen. Das Öffnen dieser Rechnungen war äußerst zeitaufwendig: Nach der manuellen Datenerfassung im SAP-System musste eine Dokumentnummer erstellt und anschließend das Ganze auf eine freigegebene SAP-Festplatte kopiert werden. Alles in allem dauerte die manuelle Bearbeitung einer Rechnung 7 bis 20 Minuten. Von den täglich 1000 bis 1500 eingehenden Rechnungen konnten die Mitarbeiter nur rund 80 Rechnungen pro Tag bearbeiten.

Lösung

Um die Prozessengpässe zu beheben, entschied sich Life Healthcare für Decipher IDP und die RPA-Lösungen von SS&C Blue Prism.

Bis zu 5-mal schnellere Bearbeitung von Kreditorenrechnungen

Mit SS&C | Blue Prism Decipher IDP konnte Life Healthcare auf einen „Human-in-the-Loop“-Ansatz umstellen: Digital Worker übernehmen jetzt den gesamten Prozess, lediglich die abschließende Prüfung der Daten erfolgt durch einen Mitarbeiter. Zuerst extrahiert das OCR-Tool von Decipher IDP die Informationen aus der PDF-Lieferantenrechnung und leitet die Rechnungsdaten dann an einen Digital Worker weiter. Der Digital Worker gibt die Rechnungsdaten in SAP ein, damit der Lieferant – sofern die Rechnungs- und Auftragsdaten übereinstimmen – bezahlt werden kann. Statt 7 bis 20 Minuten pro Eingangsrechnung benötigten die Bots lediglich 1 bis 1½ Minuten für die Bearbeitung. Mit der neuesten Version von Decipher konnte Life Healthcare eine Erfolgsquote von 70 bis 80 Prozent erzielen, indem es die Bearbeitung der Lieferantenrechnungen im „Human-in-the-Loop“-Verfahren automatisiert hat. Durch die Implementierung von Decipher IDP und die Entwicklung eines RPA-Prozesses kann Life Healthcare heute 2000 bis 2500 Lieferantenrechnungen pro Tag bearbeiten – je nachdem, wie viele Digital Worker verfügbar sind.

Inzwischen hat Life Healthcare 20 Prozesse automatisiert und plant den weiteren Ausbau seines Automatisierungsprogramms mit den RPA-Lösungen von SS&C Blue Prism. Neben der angedachten Skalierung des internen Teams erhofft sich Life Healthcare von der unternehmensweiten Prozessautomatisierung auch einen besseren ROI, sowie Kosteneinsparungen und mehr Unterstützung für die Mitarbeiter.