Premier administrateur de fonds mondial, SS&C GlobeOp propose des services et des technologies de fonds basés sur le cloud à un large éventail d’organismes de services bancaires et financiers. Des groupes bancaires font appel à SS&C GlobeOp pour gérer leurs prêts syndiqués. La société doit traiter rapidement et avec précision une documentation critique pour chaque partie prenante. Une grande partie de l’administration des prêts était déjà automatisée, mais les employés devaient encore effectuer des tâches manuelles importantes. L’entreprise, qui cherchait à libérer ses employés de ces tâches fastidieuses, s’est tournée vers une main-d’œuvre virtuelle SS&C Blue Prism.

Le défi

Les prêts syndiqués permettent aux emprunteurs de financer des achats importants tels que des fusions et acquisitions ou des achats immobiliers. Pour financer le prêt, plusieurs institutions financières acceptent de financer un pourcentage du prêt en tant qu’investissement. Une fois les conditions convenues, la documentation est envoyée à SS&C GlobeOp pour règlement. Un employé de SS&C GlobeOp se connecte à une file d’attente d’e-mails, télécharge la documentation pour chaque partie prenante et l’envoie à ClearPar, un moteur de machine learning qui lit la documentation et la convertit en données structurées. Ces données sont ensuite envoyées à SS&C GoLoans qui calcule les frais et effectue le rapprochement de la documentation. Une fois l’opération terminée, l’employé la vérifie et renvoie les documents de règlement aux différentes institutions financières pour archivage.

L’équipe chargée du règlement des prêts se heurtait au problème des fuseaux horaires. Les dossiers arrivaient tôt le matin, heure américaine, mais comme l’équipe se trouve en Inde, les dossiers restaient en file d’attente jusqu’à l’arrivée des employés des heures plus tard, ce qui ralentissait leur traitement. La précision pouvait aussi poser problème. Des erreurs pouvaient toucher des centaines de documents et nécessiter de recommencer le travail, ce qui mettait en péril le respect des échéances. Le non-respect d’un délai de dépôt peut entraîner des amendes et, en fin de compte, dégrader la réputation de l’entreprise. Pour compliquer les choses, les demandes de règlement arrivent souvent en grandes quantités, en particulier au début de chaque mois.

Ces pics de volume étaient difficiles à gérer et l’intégration de nouveaux employés pouvait prendre des mois. Il était indispendable que SS&C GlobeOp rationalise le processus de règlement des prêts.

La solution

Des agents virtuels SS&C Blue Prism travaillent désormais au sein de l’équipe chargée du règlement des prêts. Ils téléchargent la documentation dès qu’elle arrive dans la file d’attente de la messagerie électronique et l’envoient à la plateforme de machine learning qui lit, interprète et structure les données avant de les transmettre à GoLoans. Une fois que GoLoans a terminé les conversions et les calculs requis, la documentation est terminée. Les agents numériques se connectent à GoLoans, déclenchent le système pour générer les dossiers de documentation finaux et les envoient à chaque partie prenante.

SS&C GlobeOp est désormais capable de gérer instantanément les pics de sa charge de travail. Au lieu d’un processus d’intégration de trois à quatre mois pour les nouveaux employés, des agents numériques, productifs immédiatement, sont ajoutés à l’équipe en seulement 12 heures. Les collaborateurs n’ont plus à se charger de ce travail fastidieux et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la résolution des exceptions, la fourniture d’un service client exceptionnel et le développement de leurs compétences. Les délais moyens de traitement des demandes de règlement des prêts ont chuté ; ils ont été réduits de 57 %. Mieux encore, l’équipe peut répondre rapidement et de manière fiable aux demandes des clients.